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Abrechenbarkeit bei Beratungsagenturen

Daten, es scheint fast so, als drehte sich heutzutage alles darum. Immer mehr Unternehmen sehen den Mehrwert darin, datengetriebene Entscheidungen zu treffen. Innerhalb von TimeChimp sind wir auch damit beschäftigt, datengesteuerte Entscheidungen zu treffen. In diesem Blog diskutieren wir die Abrechenbarkeit von Beratungsunternehmen über unsere eigenen Nutzerdaten.

Grob gesagt könnte man die Datenströme bei TimeChimp in zwei unterschiedliche Gruppen einteilen. Einerseits alles, was für uns relevant ist, um einen Neukunden zu gewinnen, und andererseits die Daten, die zeigen, wie sich ein Kunde innerhalb unseres Tools verhält. In dieser Untersuchung konzentrieren wir uns auf die Daten aus der letzten Kategorie und speziell auf einen wichtigen KPI (Key Performance Indicator) für Beratungsunternehmen, nämlich die „Abrechenbarkeit“. Wir erklären, was das bedeutet, warum es wichtig ist und was die Unterschiede zu anderen häufig genannten KPIs für die oben genannte Branche sind.

Analyse zur Abrechenbarkeit in der Beratungsbranche

Wir haben Unternehmen aus der oben genannten Branche mit einer Unternehmensgröße von 20 bis 50 Mitarbeitern über das gesamte Jahr 2019 untersucht. Mehrere Datenpunkte wurden analysiert, wobei die interessantesten Schlussfolgerungen in der Abrechenbarkeit lagen. So haben wir beispielsweise herausgefunden, dass diese Unternehmensgruppe für das gesamte Jahr eine durchschnittliche Abrechenbarkeit von 82,36 % verzeichnet. Dieser Wert ist im Marktvergleich sehr hoch und spricht für einen effizienten Geschäftsbetrieb. Aber was genau bedeutet das? Und was war nochmal der Unterschied zwischen Produktivität und Abrechenbarkeit? Darauf gehen wir im Folgenden näher ein.

Viele unserer Kunden kommen aus dieser Branche und repräsentieren diese Unternehmensgröße. Wir hören regelmäßig von ihnen, dass die Zeiterfassung eine umständliche, langwierige und geradezu chaotische Arbeit ist. Das klingt für uns nicht unbekannt. Ihr Unternehmen wächst schnell und floriert, aber nach einer Weile gibt es Probleme mit der Zeiterfassung. Diese Zeiterfassung erfolgt oft noch in Excel. Das mag vielleicht funktionieren, wenn Sie noch ein kleines Unternehmen sind, aber was passiert, wenn mehr als 20 Mitarbeiter an verschiedenen Projekten arbeiten? Es ist wichtig, mehrere Dinge gleichzeitig zu überwachen. Die Dauer des Projekts, das damit verbundene Budget, die unterschiedlichen Tarife. Gleichzeitig müssen Sie auch unterschiedliche Mitarbeiter berücksichtigen.

Sie verstehen, eine übersichtliche Excel-Tabelle kann schnell zum Albtraum werden. Deshalb entscheiden sich viele Unternehmer aus der Beratungsbranche für den Umstieg auf die Zeiterfassung in der Cloud, und das mit Erfolg.

Was ist der Unterschied zwischen Produktivität und Abrechenbarkeit?

Produktivität und  Abrechenbarkeit. Zwei Begriffe, die oft verwechselt werden. Sie bedeuten sicherlich nicht dasselbe. Die Produktivität eines Mitarbeiters ist die Anzahl der für den Kunden geleisteten Arbeitsstunden im Verhältnis zu den Vertragsstunden. Wie produktiv ein Mitarbeiter sein sollte, hängt von der Norm innerhalb der Organisation ab. Dies ist je nach Branche, Unternehmen und manchmal sogar je nach Funktion unterschiedlich.

Die Produktivität lässt sich schnell und einfach berechnen. Nehmen wir mal an, Sie arbeiten 40 Stunden pro Woche. Davon verbringen Sie 32 Stunden im Kundenprojekt. Die restlichen 8 Stunden entfallen auf interne Beratung und Fahrtzeit zum Kunden. Ihre Produktivität ist dann (40/32)*(100) = 80 %.

Der oben genannte Produktivitätsstandard innerhalb der Organisation lässt sich ebenfalls leicht berechnen. Sie berechnen zunächst die jährlichen Vertragsstunden eines Mitarbeiters und ziehen die Gesamtzahl der Urlaubs- und Feiertagsstunden ab. Dies ist die Anzahl der „verfügbaren Stunden“. Schauen Sie sich dann interne Daten von Mitarbeitern mit ähnlicher Position an und leiten Sie daraus ab, wie viel Zeit der betreffende Mitarbeiter für interne Arbeiten aufwenden wird. Denken Sie an Besprechungs- und Lernzeit. Ziehen Sie die internen Stunden von der Anzahl der verfügbaren Stunden ab, dasselbe tun Sie beispielsweise für die Fahrtzeiten. Jetzt bleibt Ihnen die Anzahl der „Standardstunden“, die Anzahl der Stunden, die der Mitarbeiter jährlich arbeiten muss. Sie können diese Standardstunden in das Budget eines Unternehmens einbeziehen, indem Sie sie mit dem Stundensatz multiplizieren.

Produktivitätsstandard = Gesamtzahl der Vertragsstunden – (Urlaub + Feiertage + interne Stunden)

Neben der Produktivität gibt es auch die Abrechenbarkeit. Da Ihnen als Unternehmer Kosten anfallen, ist es wichtig, dass die geleisteten Stunden Geld einbringen. Zu viel interne Arbeit bringt Ihrer Organisation in der Regel nicht sofort Geld, da sie dem Kunden nicht in Rechnung gestellt werden kann. Das Ausmaß, in dem die produktiven Stunden (geleistete Stunden * Stundensatz) tatsächlich verrechnet werden, ist die Abrechenbarkeit. Beispielsweise werden manchmal zu viele Stunden für einen Kunden gearbeitet – dann ist der Mitarbeiter zwar produktiv, aber nicht abrechenbar genug.

Die meisten Unternehmen der Beratungsbranche streben eine Abrechenbarkeit von rund 70 % an. Wenn Sie darunter liegen, ist es ratsam, einen gründlichen Blick auf Ihre Geschäftstätigkeit zu werfen.  Wenn ein Unternehmen weniger als 50 % abrechenbar ist, ist das Unternehmen in der Regel defizitär. Schließlich werden weniger Stunden verkauft, als insgesamt zur Verfügung stehen. Die meiste Zeit geht dann für interne Arbeiten „verloren“. Und ja, das ist eine Faustregel. Diese können tatsächlich (indirekt) wichtig für die zukünftige Rentabilität sein! Haben Sie keinen Einblick in Ihre Abrechenbarkeit oder die Produktivität in Ihrem Unternehmen? Testen Sie TimeChimp Zeiterfassung n Kombination mit unserem Microsoft Power BI Anbindung. Dann können Sie im Handumdrehen ein Dashboard wie das obige Bild erstellen.

Die Daten unserer Kunden

Eine gute Abrechenbarkeit bedeutet also, dass die geleisteten Arbeitsstunden ordnungsgemäß erfasst und der Großteil der geleisteten Arbeitsstunden auch dem Kunden in Rechnung gestellt wird. Wie bereits erwähnt, sehen wir bei unseren Kunden aus der Beratungsbranche eine Abrechenbarkeit von nicht weniger als 82,36 %. Wenn sie unser Kundenportal nutzen, wo dem Kunden Einblick in die geleisteten Arbeitsstunden gewährt werden kann, steigt diese sogar auf 90,67 %.

Daraus können wir einiges ableiten. Zum Beispiel ist die Chance, dass es diesen Unternehmen finanziell gut geht, sehr wahrscheinlich. Immerhin liegt die durchschnittliche Abrechenbarkeit über dem Zielwert von 70 %. Es wird effizient gearbeitet und es werden viele abrechenbare Stunden geschrieben. Das Kundenportal gibt Kunden unter anderem Einblick in Stunden und Projekte, ohne Mitarbeiter anrufen oder mailen zu müssen. Das schafft nicht nur Vertrauen, sondern sorgt auch dafür, dass Mitarbeiter weniger gestört werden. Dies führt dazu, dass weniger nicht abrechenbare Stunden geleistet werden. Es zeigt sich, dass die Nutzung des Kundenportals einen positiven Einfluss auf die Abrechenbarkeit hat.

Allerdings sind sehr hohe Abrechnungszahlen unter Vorbehalt zu betrachten. Bleibt die Abrechenbarkeit über längere Zeit sehr hoch, besteht die Gefahr, dass Mitarbeiter überlastet werden. Das kann bedeuten, dass sie auch zu Zeiten arbeiten, die ursprünglich zum Beispiel für Meetings reserviert waren. Dies kann die Qualität der Arbeit mindern. Eine über lange Zeit zu hohe Abrechenbarkeit ist ein Signal an das Management. Zum Beispiel, dass zusätzliches Personal eingestellt oder Prozesse angepasst werden müssen. In diesem Sinne sind es auch sehr nützliche Managementinformationen für Ihr Unternehmen.

Warum ist es so wichtig, einen guten Einblick in Ihre Abrechenbarkeit zu haben?

In der Beratungsbranche geht es vor allem um geleistete Arbeitsstunden für den Kunden. Logischerweise werden dem Kunden jedoch nicht alle geleisteten Stunden in Rechnung gestellt.  Wie oben erläutert, sollte ein Unternehmen eine Abrechenbarkeit von mindestens 70 % oder mehr anstreben. Wenn dieser Prozentsatz niedriger ist, ist dies ein Zeichen dafür, dass Anpassungen vorgenommen werden müssen. Es ist jedoch nicht immer klar, wo diese Anpassungen vorgenommen werden sollten. Deshalb ist es wichtig, Stunden auf verschiedenen Ebenen zu registrieren. Sobald Sie auf Kunden-, Aktivitäts- und Projektebene registrieren, können Sie interessante Erkenntnisse aus den Daten gewinnen. Gibt es beispielsweise bestimmte Aktivitäten, die sich wider Erwarten als weniger abrechenbar herausstellen? Oder verlangt dieser eine Kunde etwa viel mehr von den Mitarbeitern und sinkt daher die Abrechenbarkeit dieses Kunden, so dass er den Durchschnitt beeinträchtigt und Ihnen ein verzerrtes Bild von den restlichen Kunden gibt? Eine klare Lösung und ein Standard für die Zeiterfassung ist daher unerlässlich, um interessante Erkenntnisse zu gewinnen. Diese Einblicke geben Ihnen als Unternehmer die Möglichkeit, Ihr Unternehmen auf die nächste Ebene zu bringen.

Wie bekomme ich mehr Einblick in meine Stunden?

Werden die Stunden richtig genutzt oder gibt es zu wenig oder zu viel Arbeit für Kunden? Gibt es Dinge, die den Mitarbeitern viel Zeit kosten, wie Fahrtzeiten oder lange Meetings? Das sind alles Fragen, auf die Sie keine eindeutige Antwort bekommen werden, wenn die Mitarbeiter eines Unternehmens ihre Stunden nicht erfassen.

Ein gutes Zeiterfassungsprogramm gibt einem Unternehmer Einblick in die Abrechnungsfähigkeit des gesamten Unternehmens, aber auch in die jedes einzelnen Mitarbeiters. So können bei Bedarf Anpassungen vorgenommen werden. In TimeChimp können Sie beispielsweise auch Projekte hinzufügen. So ist ersichtlich, wer welche Stunden gearbeitet hat und welche Sätze verrechnet wurden.

Sie möchten noch tiefer in Ihre Daten eintauchen? Mit unserer Power BI-Anbindung haben wir Ihnen die schwierigste Arbeit abgenommen. Auf diese Weise können Sie Ihre TimeChimp-Registrierungen ganz einfach mit Ihren eigenen Daten verknüpfen. Hier können Sie mehr über die Verknüpfung lesen.

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