Selbstfakturierung – auch bekannt als Self-Billing oder Gutschriftsverfahren – ist ein Rechnungsstellungsprozess, der vor allem für die Zusammenarbeit mit Freelancern geeignet ist. Große IT-Organisationen oder -Abteilungen arbeiten oft mit selbstständigen Entwicklern, was aus unterschiedlichen Gründen zu einem hohen Verwaltungsaufwand führen kann. Wir erklären Ihnen, wie Sie dieses Problem mit einer Kombination aus Self-Billing und Zeiterfassung lösen können.
Das Problem: viele Verträge = hoher Verwaltungsaufwand
Nicht nur die Herausforderungen an Software von großen IT-Unternehmen oder -Abteilungen sind enorm. Das Projektmanagement mit vielen unterschiedlichen IT-Teams ist ein verdammt harter Job.
Ein Merkmal für solche Abteilungen ist, dass mit vielen unterschiedlichen Menschen in einem oder mehreren Projektteams arbeiten. Einige davon sind reguläre Angestellte, andere sind Zeitarbeiter oder selbstständige Entwickler, die vorübergehend einem Projektteam beitreten. Diese externen Fachkräfte werden nicht selten für andere Projekte wiederverwendet. Der bunte Mix aus unterschiedlichen Arbeits- und Werkverträgen sowie den darin festgehaltenen Vereinbarungen führt zu unterschiedlichen Rechnungsprozessen und kann schnell zu Chaos in der Finanzverwaltung führen.
Die Lösung: Zeiterfassung + Gutschriftsverfahren
Mehr Übersicht und einfachere Abrechnung mit Kunden durch Zeiterfassung:
Als Projektmanager kriegen Sie dieses Chaos am besten in den Griff, wenn Sie zuerst die Arbeitsstunden und aufgewendeten Kosten Ihrer Teams dem jeweiligen Projekt und/oder Kunden zuordnen. Dies klingt vielleicht nach einem Verwaltungsalptraum, muss es aber nicht sein. Eine benutzerfreundliche Zeiterfassungs– und Spesenabrechnungssoftware schafft Abhilfe. Die Erfassung aller geleisteten Arbeitsstunden, Ausgaben und Kilometer auf Projektbasis und pro Kunde liefert Ihnen als Projektmanager wertvolle Einblicke. Sie können jederzeit kontrollieren, welche Aufgaben innerhalb des Budgets abgeschlossen werden und wo eine Überschreitung droht. Die erfassten Daten und Abrechnungen werden automatisch den richtigen Projekten sowie Kunden zugeordnet und die Software ermöglicht es Ihnen, verschiedene Parteien in den Genehmigungsprozess einzubeziehen.
Das macht nicht nur den Projektmanager glücklich, sondern führt auch zu einem schnelleren Prozess in der Projektabrechnung sowie einem geringeren Risiko für fehlerhafte Rechnungen.
Weniger Verwaltungsaufwand und einheitliche Rechnungsstellung durch das Gutschriftsverfahren:
Beim Gutschriftsverfahren verwenden Sie das Zeiterfassungstool auch für die Verwaltung eingehender Rechnungen. Denn sonst bekommen Sie eine unterschiedlich gestaltete Rechnung von jedem Freelancer, die Sie als Projektmanager vor der Bezahlung prüfen müssen. Durch Self-Billing drehen Sie den Prozess um. Sie vereinbaren mit allen Selbstständigen im Unternehmen, dass diese ihre Arbeitsstunden und Spesen mit einem intelligenten Zeiterfassungssystem wie TimeChimp dokumentieren. Das Tool ordnet die Einträge den richtigen Projekten zu, der Projektmanager genehmigt sie oder bespricht Unklarheiten mit dem Freelancer. Nach der Genehmigung können Sie die abrechenbaren Stunden und Spesen direkt in eine Rechnung umwandeln und diese im Namen des Freelancers an Ihr eigenes Unternehmen senden.
So vereinheitlichen Sie Ihren Rechnungsstellungsprozess, sparen Zeit als auch Nerven in der Verwaltung, und der Freelancer wird schneller bezahlt. Easy does it.
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Ablauf und Bedingungen für das Gutschriftsverfahren
Beim Self-Billing wird die Gutschrift des Leistungsempfängers zum Rechnungsersatz. Daraus ergeben sich folgende gesetzliche Anforderungen an das Gutschriftsverfahren:
- Alle Parteien müssen dem Gutschriftsverfahren vorab zustimmen. Diese ist an keine Form gebunden und kann auch mündlich stattfinden.
- Das Dokument muss als „Gutschrift“ oder „vom Kunden ausgestellte Rechnung“ betitelt werden.
- Es gelten dieselben Pflichtangaben wie bei normalen Rechnungen (z. B.: Anschrift, Datum, Rechnungs- & Steuernummer, MwSt., etc.)
- Ebenso wie eine Rechnung gilt eine Gutschrift als Zahlungs- und Forderungsnachweis und muss innerhalb von sechs Monaten ausgestellt werden.
- Die Gutschrift wirkt als Abrechnung, solange der Empfänger keinen Widerspruch einlegt.
- Ablauf: Der Leistungsempfänger erstellt die Gutschrift, sendet sie an den Empfänger und bezahlt den fälligen Betrag.
Mit dem Gutschriftsverfahren über TimeChimp erfüllen Sie all diese Bedingungen. Zusätzlich ermöglichen klare Genehmigungsprozesse eine transparente Kommunikation und Erfassung von Arbeitsstunden, Kilometern und Spesen Ihrer Freelancer.
Die wichtigsten Vorteile von Self-Billing
Self-Billing für Unternehmen (Leistungsempfänger)
- Zeitersparnis in der Finanz- und Verwaltungsabteilung, auch durch mögliche Automatisierung von regelmäßigen Zahlungen.
- Vereinfachte Administration bei der Zusammenarbeit mit Angestellten und Freelancern im selben Entwicklungsteam.
- Geringeres Risiko für fehlerhafte Rechnungen.
Self-Billing für selbstständige Arbeitnehmer
- Der Aufwand für Rechnungsstellung entfällt. Es muss nur die erhaltene Gutschrift kontrolliert werden.
- Ein Zeiterfassungstool wie TimeChimp gibt genauen Einblick in genehmigte Stundenabrechnungen.
- Schnellere Bezahlung durch einen beschleunigten Verwaltungsprozess.
Self-Billing in TimeChimp vereinfacht die Verwaltung großer IT-Unternehmen und -Abteilungen enorm. Sie möchten sich selbst überzeugen? Dann starten Sie ein kostenloses Probeabo und testen Sie TimeChimp 14 Tag lang ohne Bindung.
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