Mobile Zeiterfassung: Ein Guide für IT-Dienstleister

Zeit ist eine wertvolle Ressource für IT-Dienstleister, wodurch genaue Zeiterfassung nicht nur gesetzlich vorgegeben, sondern auch unerlässlich für die Optimierung der Produktivität ist. Remote- und Hybrid-Work sowie die zunehmende Nutzung von Smartphones und Tablets hat mobile Zeiterfassung zu einer beliebten Lösung für verschiedene Organisationen gemacht.

In diesem Guide erklären wir Ihnen zuerst die Vorteile von mobiler Zeiterfassung für IT-Dienstleister und zeigen Ihnen Schritt für Schritt, was Sie bei der Auswahl und Verwendung einer mobilen Zeiterfassungs-App anhand eines Beispiels beachten müssen. Zum Schluss geben wir Ihnen noch einige Tipps auf mit dem Weg, wie Sie bei der Analyse der erfassten Daten zur Maximierung von Produktivität und Effizienz vorgehen und so bessere Entscheidungen für Ihr IT-Team treffen können.

Vorteile von Zeiterfassung für IT-Teams

Vom Sprint-Management bis hin zur Abrechnung mit Kunden und selbständigen Entwicklern: Genaue Zeiterfassung kann sich positiv auf viele verschiedene Bereiche innerhalb von IT-Organisationen auswirken. Hier eine Übersicht über die bedeutendsten Vorteile:

• Performance: Die erfassten Daten bieten Ihnenn einen detaillierten Einblick in die Produktivität von einzelnen Mitarbeitern, Projektteams sowie ganzen Abteilungen. So erkennen Sie Flaschenhälse, knappe Deadlines oder ausgereizte Budgets frühzeitig und können dementsprechend reagieren. Zudem entsteht bei Ihren Entwicklern durch die projekt- und aufgabenbasierte Arbeitszeiterfassung ein stärkeres Bewusstsein für das persönliche Zeitmanagement.
• Planung: Je länger und detaillierter Sie Zeiterfassung in Ihrem Team umsetzen, desto mehr Daten haben Sie für die Planung von Projekten und Sprints zur Verfügung. Sie müssen nicht mehr schätzen, wie lange die Umsetzung eines Feature Requests mit den vorhandenen Ressourcen dauern wird oder ob ein Budget realistisch geplant wurde. Die Zeiterfassungsdaten geben Ihnen eine solide Basis für die informierte Planung von Sprints sowie realistische Ressourcenallokation und Kapazitätsplanung.
• Finanzen: Wie bereits erwähnt, wird auch die Budgetierung von IT-Projekten positiv durch Zeiterfassung beeinflusst. Die erfassten Daten bieten eine Grundlage für die Kostenanalyse von Sprints, ganzen Kundnprojekten sowie abteilungs- oder unternehmensübergreifender Ressourcen. Auch wird die Abrechnung mit Kunden oder Freelancern auf Stundenbasis einfacher und transparener, während gleichzeitig Fehler in der Rechnungsstellung vermieden werden.
• Mitarbeitermanagement: Anders, als man vermuten würde, kann Zeiterfassung auch zu einer verbesserten Mitarbeiterzufriedenheit beitragen. Denn genaue Stundenprotokolle helfen Arbeitnehmern dabei, ihre vertraglich vereinbarten Pausen- und Arbeitszeiten einzuhalten (auch im Home-Office) und so ihre Rechte durchzusetzen. Gleichzeitig wird so dem Mitarbeiter sowie dem Manager ein Tool zur Identifizierung von Schulungs- und Entwicklungsbedarf für die individuelle Leistungsbeurteilung und Zielsetzung gegeben. So erkennen Sie die Stärken Ihrer Mitarbeiter anhand von Daten und können sie dort fördern, wo es nötig ist.

Darüber hinaus bietet mobile Zeiterfassung die notwendige Flexibilität, um hybride oder vollständig remote IT-Teams zu verwalten. Durch eine mobile App zur Zeiterfassung haben Sie und Ihre Entwickler immer und überall Zugriff auf Stundenprotokolle und der Arbeitstag kann schnell und effizient dokumentiert werden. Ganz egal, wo sich Ihre Entwickler befinden.

So wählen Sie eine geeignete Time Tracking App aus

Wenn Sie eine geeignete Time Tracking App suchen, sollten Sie nicht nur in den App-Store gehen. Sehen Sie sich die gesamte Software inklusive der Desktop-Version an. Hier können sich noch einige spannende Features verstecken, die in der mobilen Version aufgrund der beschränkten Nutzungssituation nicht sichtbar sind. Achten Sie beim Testen der Software bzw. Time Tracking App auf die folgenden Punkte:

• Funktionen: Die App sollte alle notwendigen Funktionen zur Projektzeiterfassung bereitstellen, um geleistete Stunden einem bestimmten Kunden, Projekt oder einer Aufgabe zuweisen und Berichte erstellen zu können. Informieren Sie sich auch über zusätzliche Features wie Ausgabenmanagement oder Urlaubsverwaltung, um sämtliche administrativen Prozesse zu vereinfachen.
• Benutzerfreundlichkeit: Die App sollte einfach zu bedienen sein und die Navigation so intuitiv wie möglich gestaltet sein. Je logischer und einfacher der Prozess für mobile Zeiterfassung aufgebaut ist, desto eher wird die App von Ihren Mitarbeitern angenommen. Berücksichtigen Sie außerdem, dass die App je nach verwendetem Gerät Ihrer Entwickler unterschiedlich funktionieren und aussehen kann. Testen Sie die Software daher auf Android- als auch iOS-Geräten und im Webbrowser bzw. der Desktop-App.
• Integration: Das System sollte sich nahtlos mit anderen Softwareprodukten wie Projektmanagement- oder Buchhaltungstools integrieren lassen, um effiziente Workflows zu gewährleisten. Auch eine Integration von Kalenderanwendungen kann die Zeiterfassgung erheblich vereinfachen. Zusätzlich hilft eine offene API-Schnittstelle bei der einfachen Datenübertragung zwischen Systemen.
• Sicherheit: Achten Sie auf grundlegende Sicherheitsmaßnahmen wie Passwortschutz und verlässliche Datensicherung. Vor allem bei automatisierten Aufzeichnungen und besonders sensiblen Daten Ihrer Organisation bzw. Mitarbeiter muss ein verantwortungsvoller und sicherer Umgang mit den Daten gewährleistet werden. Fragen Sie im Zweifelsfall beim Kundenservice nach.

Schritt für Schritt zu mehr Effizienz mit mobiler Zeiterfassung

Je nach ausgewähltem Tool haben Sie unterschiedliche Möglichkeiten, Ihre Arbeitszeit mobil zu erfassen. Wir zeigen Ihnen anhand der Time Tracking App von TimeChimp, wie Sie ganz einfach Ihren Arbeistag erfassen, einzelne Einträge einem bestimmten Kunden oder Projekt zuweisen und einen Überblick über Ihre Leistung erhalten können.

TimeChimp App downloaden

Mobile Zeiterfassung über Dauer oder Start-, Pausen- und Endzeiten

1. Öffnen Sie die TimeChimp Time Tracking App auf Ihrem Smartphone, klicken Sie auf das Plus-Symbol in der unteren rechten Ecke im Stunden-Tab und wählen Sie „Eintrag“.
2. Tragen Sie Ihre geleisteten Arbeitsstunden über im Tab „Dauer“ ein oder nutzen Sie die Funktion „Von, Bis“, um die Dauer automatisch anhand von Start- und Endzeit sowie der Dauer von Pausen zu berechnen.
3. Unterhalb der Zeitangabe können Sie einen Kunden und/oder Projekt sowie Aktivitäten, eine Beschreibung oder Label hinzufügen. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „Speichern“.

Verwendung eines Timers

1. Öffnen Sie erneut den Tab „Stunden“ und klicken Sie auf das Plus-Symbol. Diesmal wählen Sie „Timer“.
2. Der Timer startet sofort. Konzentrieren Sie sich einfach auf Ihre Arbeit und kehren Sie später zur App zurück.
3. Alles erledigt? Öffnen Sie TimeChimp erneut und klicken Sie auf die rote Aufnahmeschaltfläche, die das Plus-Symbol ersetzt hat. Die aufgezeichnete Arbeitszeit zu Ihrer Übersicht hinzugefügt, es fehlen allerdings noch Details.
4. Tippen Sie auf den neuen Eintrag und wählen Sie „Bearbeiten“. Sie können alle Angaben wie beim Erstellen eines normalen Eintrags bearbeiten und Details wie Kunde, Projekt oder Aufgaben hinzufügen.

Stunden einreichen, Genehmigungsprozess & Übersichten

1. Um Ihre Stunden zur Genehmigung durch Ihren Vorgesetzten einzureichen, tippen Sie auf einen nicht eingereichten Eintrag und wählen Sie „Einreichen“.
2. Alternativ klicken Sie auf die Registerkarte „Genehmigung“ unten. Hier können Sie die Summe der erfassten, aber nicht eingereichten Einträge sowie das Datum Ihrer letzten Einreichung sehen. Wählen Sie „Stunden einreichen“, um alle offenen Einträge einzureichen.
3. Scrollen Sie nach unten, um einen Überblick über alle gespeicherten, offenen, abgelehnten und genehmigten Einträge zu erhalten.
4. Möchten Sie Ihre Produktivität überprüfen? Klicken Sie unten auf „Dashboard“ und erhalten Sie einen sauberen Überblick über Ihren täglichen Fortschritt basierend auf Ihren vertraglich vereinbarten Arbeitszeiten, sowie allen erfassten Stunden der aktuellen Woche. Sie können hier separat auch Ihre Überstunden sowie Urlaubsanträge und -saldo überprüfen.

Good to know: Über die Tabs “Ausgaben” und “Kilometer” können Sie nach demselben Prinzip auch (Reise-)Kosten pro Projekt und Kunde erfassen.

Analysieren und verwalten Sie Ihre Daten mit der Desktop-App

Die erfassten Daten aus der mobilen TimeChimp-App werden in der Cloud gespeichert, so dass Sie alle Einträge einfach mit den erweiterten Funktionen der Desktop-Version verwalten können. Hier können Sie alle erfassten Stunden und Kosten einfach nach Kunde, Projekt, Team oder Mitarbeiter filtern und so detaillierte Einblicke in die Produktivität innerhalb Ihre Organisation erhalten.

Diese Berichte ermöglichen eine bessere Planung von zukünftigen Projekten, Sprints und Budgets. Darüber hinaus können Sie bewerten, wie produktiv Ihr Entwicklungsteam oder einzelne Mitarbeiter sind und können Verbesserungsbereiche schnell identifizieren, um die notwendigen Maßnahmen zu ergreifen.

Schlussendlich ermöglicht das integrierte Rechnungsprogramm auch eine einfache Rechnungsstellung direkt aus dem Projekt heraus.

Profi-Tipp: Verwenden Sie das integrierte Projektmodul zur Verwaltung Ihrer IT-Projekte und Verknüpfen Sie externe Software wie Jira Atlassian für einfachere Prozesse. Für eine optimale Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern, können Sie außerdem den Echtzeitstatus Ihrer Projekte und Budgets mit Ihren Kunden über praktische Kundenportale teilen.

Fazit

Mit dem richtigen Workflow und einer intelligenten Time Tracking App wie TimeChimp können Sie von vielen Vorteilen durch mobile Zeiterfassung profitieren:

• Einfache und flexible Zeiterfassung für remote und hybride Teams
• Maximierung von Produktivität und Effizienz durch übersichtliche Datenerfassung und Berichte
• Bessere Planung von Budgets, Projekten und Sprints
• Einfachere Abrechnung und weniger Fehler bei der Rechnungssstellung
• Integration verschiedener Business-Tools für einen vereinfachten Workflow

Möchten Sie selbst sehen, ob TimeChimp für Ihr IT-Unternehmen geeignet ist? Starten Sie kostenlos ein 14-tägiges Probeabo und maximieren Sie die Produktivität Ihres Entwicklungsteams durch intelligente, mobile Zeiterfassung.

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