Der Weg zum Projekterfolg startet nicht wie erwartet bei der Planung, sondern mit der Frage: „Was könnte schiefgehen?“ Durch gutes Risikomanagement für Projekte sorgen Sie für eine solide Basis, um Ressourcen sowie Meilensteine zu planen und vermeintlich unvorhersehbare Engpässe zu vermeiden. Doch welche Informationen brauchen Sie als Projektleiter, um eine umfassende Risikoanalyse durchführen zu können? Und woher bekommen Sie die Daten? Die Antwort: Ressourcenmanagement. In diesem Blogpost erklären wir, wie der Einsatz von Ressourcen- & Zeiterfassungstools im Risikomanagementprozess hilft.
Inhalt:
- Was zeichnet gutes Risikomanagement für Projekte aus?
- Was ist Ressourcenmanagement und warum ist es so wichtig?
- Risikobewertung im Projektmanagement mit Ressourcenmanagement-Tools
Was zeichnet gutes Risikomanagement für Projekte aus?
Eigentlich ist es ganz simpel: Durch das Identifizieren von potenziellen Risiken wird ein Plan für das Risikomanagement innerhalb des Projekts erstellt. Tritt eines der Risikoszenarien ein, kommen die vorher festgelegten Maßnahmen zum Einsatz und der Projekterfolg wird gesichert. Natürlich benötigt nicht jedes noch so kleine, unkomplizierte Projekt eine detaillierte Risikoanalyse. Eine grundlegende Überlegung schadet allerdings nie.
Risikomanagement für Projekte scheitert oft daran, dass Risiken übersehen oder gar ignoriert werden. Hier kommt meist die persönliche Risikohaltung des Projektmanagers/-leiters sowie die im Unternehmen vorhandene Risikokultur ins Spiel.
Ein guter Risikomanagementprozess zeichnet sich durch folgende Punkte aus:
- Offene Kommunikation: Schaffen Sie eine Kultur, in der mögliche Risiken offen angesprochen werden können und Ängste ernst genommen werden. Eine Haltung nach dem Motto „wird schon nichts passieren“ ist fehl am Platz. Selbst wenn nicht ernst zu nehmende Bedenken geäußert werden, lohnt sich eine konstruktive Diskussion. Denn oft werden Unsicherheiten durch Veränderungen und komplexe Zusammenhänge ausgelöst, die durch klare Kommunikation und eine simple Erklärung schnell bereinigt werden können.
- Gemeinsame Identifikation, Bewertung & Analyse: Als Projektleiter sind Sie verantwortlich für eine umfassende Risikoanalyse, Sie müssen das allerdings nicht komplett alleine machen. Beziehen Sie je nach Art des Projekts auch Teammitglieder, Stakeholder oder Auftraggeber mit ein, wenn Sie mögliche Risiken identifizieren. Gliedern Sie die identifizierten Risiken in unterschiedliche Kategorien wie Zeitplan, Qualität, Personal, Kosten, etc. Anschließend bewerten Sie, wie wahrscheinlich das jeweilige Szenario tatsächlich eintritt und wie hoch die Schadenssumme ausfällt. Später erklären wir genauer, wie Sie Risiken mithilfe von bereits erfassten Daten analysieren.
- Risikobudget ist ein Must-have: Sorgen Sie für ein klar ausgewiesenes Risikobudget, auch wenn Sie es natürlich nicht verwenden wollen. Hier gilt: Eintrittswahrscheinlichkeit x geschätzte Schadenssumme = Risikopuffer
- Maßnahmen und Krisenplan ausarbeiten: Um im Fall der Fälle schnell handeln zu können, müssen Sie für jedes Szenario einen genauen Plan für die Umsetzung von Maßnahmen bereit haben. So werden Panik und Unsicherheiten vermieden. Machen Sie sich an dieser Stelle auch Gedanken über das Worst-Case-Szenario: Gibt es einen zufriedenstellenden Plan B?
- Flexibilität und fortlaufende Überwachung: Hinterfragen und überprüfen Sie im Projektverlauf regelmäßig, ob die identifizierten Risiken noch aktuell sind. Ist die Eintrittswahrscheinlichkeit höher, als ursprünglich angenommen oder wurden neue Risiken entdeckt? Dann müssen eventuell neue Maßnahmen ausgearbeitet oder Ressourcen anders verteilt werden.
Was ist Ressourcenmanagement und warum ist es so wichtig?
Durch Ressourcenmanagement wird sichergestellt, dass alle für die Projektabwicklung relevanten Mittel effizient geplant und verteilt werden. Beispiele für Ressourcen sind etwa ein zur Verfügung stehendes finanzielles oder zeitliches Budget, Personal, technische Mittel, aber auch abstraktes wie Fachkenntnisse. Je besser das Ressourcenmanagement, desto profitabler ist am Ende das Projekt.
Das Ziel ist also maximale Ergebnisse durch vorausschauende Planung, Zuteilung und den Abgleich von Ressourcen. Da Wirtschaftlichkeit ein großes Thema in Unternehmen ist, werden oft auch eigene Ressourcenmanager angestellt. Ist das nicht möglich, fällt diese Aufgabe dem Projektmanager/-leiter zu. Machen Sie also nicht den Fehler, diesen Teil im Projektmanagement einfach zu ignorieren. Denn Ressourcenmanagement bietet viele Vorteile:
- Engpässe werden vermieden, indem Ressourcen effizient geplant und verteilt werden.
- Arbeitsüberlastung wird verhindert, da die Arbeitsauslastung für alle klar einsehbar ist.
- Die tatsächliche Auslastung der Ressourcen kann einfach nachgewiesen werden, wodurch Sie auch beim Misserfolg eines Projekts auf der sicheren Seite stehen. Sie haben ja schließlich alles getan, was mit den vorhandenen Mitteln möglich war.
- Die Effizienz wird gemessen, wodurch die wirtschaftliche Planung von zukünftigen Projekten leichter fällt.
Risikobewertung im Projektmanagement mit Zeit- & Ressourcenmanagement
Wie bereits besprochen, ist die Risikobewertung ein essenzieller Bestandteil im Risikomanagement für Projekte. Für diesen ersten Schritt im Risikomanagementprozess benötigen Sie einen guten Überblick zu allen einflussreichen Faktoren, wie etwa den verfügbaren Ressourcen. Doch auch im weiteren Projektverlauf und nach Abschluss müssen verlässliche Daten zur Verfügung stehen. Genau hier kommt ein geeignetes Zeit- oder Ressourcenmanagement-Tool zum Einsatz.
So hilft Zeiterfassung und Ressourcenmanagement bei der Risikobewertung im Projektmanagement:
- Datenbasierte Risikobewertung & Planung: Bereits erfasste Daten aus vergangenen Projekten bieten Ihnen eine solide Grundlage, um Risikos zu identifizieren und zu bewerten. So können Sie etwa mit der Projektzeiterfassung eines abgeschlossenen Projekts analysieren, wie wahrscheinlich mit Zeitplanverschiebungen zu rechnen ist und Risikopuffer planen.
- Echtzeit-Einsicht in Projektperformance: Wenn Sie sich für den Einsatz eines Zeiterfassungs- oder Ressourcenmanagement-Tools entscheiden, sollte dies im besten Fall auch über Funktionen für Realtime-Reporting verfügen. Der Vorteil ist klar: Sie und Ihr Team erhalten jederzeit aktuelle Einsichten zum Projektverlauf, den verwendeten Ressourcen und wie es um die unterschiedlichen Budgets steht. Engpässe werden so frühzeitig erkannt und Sie können gegensteuern.
- Zentrale Datenspeicherung: Eine cloudbasierte Softwarelösung macht die Erfassung und Verwaltung der projektbezogenen Daten einfach und flexibel. Jeder mit Zugriff kann von überall auf die Daten zugreifen, wodurch auch unterschiedliche Workflows verbunden werden können. Nachdem Sie etwa ein Projekt abgeschlossen haben, können Sie als Projektleiter entweder gleich selbst alle erfassten Projektkosten aus dem Tool beim Kunden in Rechnung stellen oder einfach Ihrer Finanzabteilung Zugriff geben.
- Einfaches Projektcontrolling & Reporting: Die Reporting-Funktionen eines Zeiterfassungs- oder Ressourcenmanagement-Tools helfen nicht nur beim Monitoring der aktuellen Ressourcen. Sie können damit auch im Handumdrehen Projektabschlussberichte aus den erfassten Daten erstellen und sparen sich wertvolle Zeit, in der Sie sich sonst durch endlose Excel-Tabellen kämpfen müssten. Und um den Kreis zu schließen, können Sie diese Bereichte widerrum für zukünftige Risikobewertungen im Projektmanagement verwenden. Easy does it.
Nun müssen Sie nur noch ein passendes Tool anschaffen. Verlieren Sie sich jedoch nicht im SaaS-Dschungel und versuchen Sie, so wenige Programme wie möglich gleichzeitig in Ihrem Team zu verwenden. Sonst kann schnell Verwirrung und Chaos entstehen.
Unser Tipp: Da Sie als Arbeitgeber sowieso ein System zur Arbeitszeiterfassung zur Verfügung stellen müssen, können Sie einfach hier anknüpfen. Wechseln Sie zu einem projektbasierten Zeiterfassungstool mit erweiterten Funktionen für Projektplanung, Ausgabenmanagement, Dashboarding und Rechnungsstellung – wie TimeChimp.
Mit TimeChimp können Sie ganz einfach Arbeitszeiten, Ausgaben und Projektkosten basierend auf Stundensätzen pro Mitarbeiter erfassen. Dafür stehen Ihnen zahlreiche Funktionen wie Kalendersynchronisationen, Stempeluhren, ein Timer und ein Ausgabentracker zur Verfügung. Alle erfassten Daten sind in übersichtlichen Projekt-Dashboards einsehbar und können über Genehmigungsprozesse im Kundenportal ganz einfach von Ihnen und Ihren Geschäftspartnern verwaltet werden. So haben Sie jederzeit alle Ressourcen im Blick, wodurch Sie Ihr Risikomanagement für Projekte verbessern und die gesamte Projektabwicklung vereinfachen. Easy does it.
