Digitale Urlaubsverwaltung und -planung erleichtert die Administration in Ihrem Unternehmen: Der Mitarbeiter stellt seinen Urlaubsantrag online und Sie sparen sich den Papierkram. Klingt doch einfach, oder? Nicht ganz. Wir zeigen Ihnen in 4 Schritten, wie Sie digitale Urlaubsplanung erfolgreich in Ihrem Unternehmen einführen.
1. Urlaubsverwaltung mit dem richtigen Tool
Der Weg zur erfolgreichen und übersichtlichen Urlaubsverwaltung beginnt bei der Wahl des richtigen Tools. Stellen Sie sicher, dass die Software so benutzerfreundlich wie möglich ist und ziehen Sie Ihre Mitarbeiter (wenn möglich) in die Entscheidung mit ein. Je einfacher Urlaubsanträge online gestellt werden können, desto übersichtlicher und genauer wird Ihre digitale Urlaubsplanung schlussendlich werden. Um die Verwaltung flexibel an Ihre Bedürfnisse anzupassen, achten Sie auch darauf, dass die Erfassung von unterschiedlichen Abwesenheitsarten, wie normalen Urlaubstagen, Elternzeit, Ausgleichstagen und Co., möglich ist.
2. Mitarbeiter an online Urlaubsplanung gewöhnen
Wenn Sie bisher mit unübersichtlichen Excel-Listen gearbeitet haben, müssen Sie Ihre Mitarbeiter zuerst an das neue Tool für online Urlaubsplanung gewöhnen. Das richtige Onboarding ist hier entscheidend:
- Informieren Sie Ihre Mitarbeiter früh genug über den Wechsel zur digitalen Urlaubsplanung. (mind. 4 Wochen Vorlaufzeit)
- Zeigen Sie Ihren Mitarbeitern, wie Sie das Tool richtig nutzen. (z. B. mit einem Anleitungsvideo)
- Seien Sie offen für Fragen. Nicht alle Mitarbeiter sind Digital-Natives und so mancher braucht eventuell mehr Unterstützung.
3. Klare Genehmigungsprozesse & Kommunikation
Der Urlaubsantrag wurde online gestellt, aber trotzdem übersehen? Das lässt sich durch klare Kommunikation und transparente Genehmigungsprozesse vermeiden. Legen Sie Regeln fest, wie lange vor Urlaubsantritt der Antrag gestellt werden muss und fördern Sie das persönliche Gespräch als erste Instanz. Dazu ist wichtig, dass jeder Mitarbeiter weiß, wer für die Genehmigung ihres Urlaubsantrags zuständig ist. Dann können sie Ihren Vorgesetzten zuerst kurz persönlich informieren, dass sie einen Urlaubsantrag online stellen werden.
Am besten verfügt Ihr gewähltes Tool auch über einen digitalen Freigabe- und Genehmigungsprozess, bei dem Vorgesetzte per E-Mail über eingehende Urlaubsanträge informiert werden.
4. Zeiterfassung & digitale Urlaubsverwaltung verknüpfen
Um Ihre administrativen Prozesse ganzheitlich digital abzuwickeln, können Sie Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung verknüpfen. So wissen Sie nicht nur, wann Ihre Mitarbeiter verfügbar sind, sondern bekommen auch einen Einblick in die Arbeitsleistungen. Dies sorgt für optimale Übersicht und hilft Ihnen bei der effizienten Einsatz- und Projektplanung.
