Das perfekte Match zwischen Arbeitnehmer und Unternehmen – darum dreht sich alles in einer Zeitarbeitsfirma. Doch auch Produktivität spielt eine große Rolle und Agenturen können von gutem Zeitmanagement sowie genauer Zeiterfassung stark profitieren. Wir stellen Ihnen deshalb die größten Zeitfresser in Zeitarbeitsagenturen vor, wie Sie einige davon mit dem richtigen Zeiterfassungstool minimieren und so die Produktivität eigener sowie entsendeter Mitarbeiter in Zeitarbeit erhöhen.
Top 3 Zeitfresser in Zeitarbeitsagenturen
- Recruitment
Dieser Prozess erfordert viel persönliche Aufmerksamkeit, Zeit und Ressourcen. Stellenausschreibungen, das Screening von Bewerbern, Vorstellungsgespräche und die finale Auswahl richtiger Kandidaten können in einem angespannten Arbeitsmarkt durchaus zeitaufwändig sein. - Verwaltung
Der Verwaltungsprozess wirkt sich nicht nur auf die Produktivität innerhalb der Agentur aus, sondern auch auf die des entsandten Mitarbeiters beim Kunden. Ein reibungsloser Prozess ist essenziell, um Fehler bei der Vertragsverwaltung und Stundenerfassung oder lästige Diskussionen durch unübersichtliche Abrechnungen zu vermeiden. - Kommunikation
In den meisten Unternehmen wird zwischen interner und externer Kommunikation unterschieden. Bei einer Zeitarbeitsagentur kommt zusätzlich noch die Vermittlerrolle zwischen Zeitarbeiter und Kunden hinzu. Hier kann es schnell zu Missverständnissen oder Verwirrungen kommen, wodurch sich Prozesse verzögern.
Lösung: Workflows automatisieren
Als Agentur für Zeitarbeit ist es naheliegend, dass automatisierte Rekrutierungs- und Auswahlsysteme zur Produktivitätssteigerung führen. Doch auch darüber hinaus kann vor allem der Verwaltungsprozess optimiert werden. Gerade bei Arbeitnehmerüberlassung ist dies ein besonders aufwendiger Workflow, da Sie sich nicht nur um hauseigene, sondern auch um entliehene Mitarbeiter kümmern müssen.
Um letztendlich eine Rechnung an den Kunden senden zu können, benötigt Ihre Agentur eine Übersicht zu allen geleisteten Arbeitsstunden der entsandten Mitarbeiter und andere abrechenbare Einheiten wie Ausgaben und Kilometer.
Tipp: TimeChimp ist ein einfaches Zeiterfassungstool, mit dem Sie viel mehr als Arbeitszeiten verwalten können. Der Mitarbeiter kann neben Stunden auch Urlaubs- und Krankheitstage sowie Ausgaben und Kilometer dokumentieren. So kann Ihre Agentur im Handumdrehen alles in Rechnungen stellen und sogar Einsatzpläne erstellen.
In 7 Schritten zum gesunden Cashflow
Es liegt im Interesse des Kunden, des Mitarbeiters in Zeitarbeit sowie der Agentur, dass der administrative Prozess reibungslos abläuft. Im Folgenden erklären wir, wie Sie Ihren Cashflow mithilfe einer modernen Zeitmanagement-Software wie TimeChimp in nur 7 Schritten optimieren.
- Vertragsmanagement
Bei Zeitarbeitsagenturen kommen alle möglichen Vertragsformen zum Einsatz. Sowohl bei Angestellten als auch bei entsandten Mitarbeitern, die sich wiederum unterscheiden.
Eine moderne Software wie TimeChimp ermöglicht Verknüpfung der entsprechenden Vertragsform mit dem jeweiligen (entsandten oder internen) Mitarbeiter. Zusätzlich können spezifische Informationen wie der Stundensatz, vertraglich geregelte Arbeitszeiten oder das Enddatum des Vertrags festgelegt werden. - Einsatzplanung
Um die Produktivität zu steigern, benötigen Sie zunächst einen Überblick über Ihre aktuellen Einsatzpläne. Als Zeitarbeitsagentur benötigen Sie sowohl einen Büroplan für Ihre Angestellten als auch einen Zeitplan für Ihre entsandten Mitarbeiter.
Vor allem bei Ihren entsandten Mitarbeitern ist eine sorgfältige Planung über den gesamten Zeitraum der Arbeitnehmerüberlassung hinweg entscheidend, um sowohl Kunde als auch Leiharbeiter zufriedenzustellen. Neben der Einsatzplanung sind auch Feedback-Gespräche mit Kunden und Mitarbeitern wichtig, in denen Sie eventuelle Weiterbildungsmöglichkeiten besprechen können sowie die Kundenzufriedenheit abfragen. - Zentrale Stundenerfassung, Ausgabenerfassung und Kilometererfassung
Alle Beteiligten haben ein Interesse daran, dass nicht nur Arbeitsstunden, sondern auch sonstige Kosten einfach aufgezeichnet werden können. Mit einem smarten Zeiterfassungstool können Sie Ausgaben- und Kilometererfassung in den Prozess einbinden:- Der Zeit- und Leiharbeiter kann geleistete Arbeitsstunden und Spesen schnell und einfach erfassen.
- Der Auftraggeber muss sich nicht über Rechnungen streiten und wird im Voraus über automatische Benachrichtigungen in den Prozess einbezogen.
- Die Zeitarbeitsfirma kann den zeitlichen Abstand zwischen Erfassung und Rechnungsstellung so kurz wie möglich halten und einen gesunden Cashflow gewährleisten.
- Schnelle, fehlerfreie und automatische Zeiterfassung
Es scheint so einfach. Bei Arbeitnehmerüberlassung geschieht die Abrechnung auf stündlicher Basis. Doch komplizierte Systeme oder überladene Spreadsheets erschweren die tägliche Stundenerfassung erheblich und erhöhen das Risiko für Fehler. Mit einer benutzerfreundlichen Software können Mitarbeiter täglich und überall Arbeitszeiten erfassen, wodurch Sie eine solide Grundlage für eine fehlerfreie Rechnungsstellung haben. TimeChimp ermöglicht automatische Prozesse von der Zeiterfassung über einen intelligenten Tracker bis hin zur Rechnungsstellung basierend auf geleisteten Arbeitsstunden. Zusätzlich können Sie die Kunden Ihrer Zeitarbeitsagentur ganz einfach in den Genehmigungsprozess miteinbeziehen. - Klare Abrechnung mit Kundenportalen
Neben Genehmigungsprozessen können Sie auch ein Kundenportal nutzen, um Ihren Auftraggeber in die Stundenabrechnung einzubinden. Über das TimeChimp-Kundenportal können Sie Ihrem Kunden Zugang zu einer eigenen Umgebung geben, in der alle zur Genehmigung ausstehenden sowie abrechenbaren Leistungen aufgelistet sind.
Bevor Leistungen zu einer Rechnung hinzugefügt und diese versendet wird, muss der Kunde erst zustimmen. Diskussionen oder das Ausstellen von Gutschriften werden so vermieden. Darüber hinaus steigern Sie die Produktivität in der Verwaltungsabteilung Ihrer Agentur als auch der des Kunden. - Self-Billing
Für Zeitarbeitsagenturen ist es besonders interessant, mit Kunden und entsandten Arbeitnehmern über Selbstfakturierung bzw. Self-Billing abzurechnen. Vor allem dann, wenn viel mit besonders vielen Zeitarbeitern und unterschiedlichen Zeitarbeitsverträgen gearbeitet wird.
Wichtig ist, dass Sie sich mit all Ihren entsandten Mitarbeitern und dem Kunden gemeinsam dafür entscheiden. Alle Geschäftsdaten werden einmalig eingegeben und der entsandte Mitarbeiter aufgefordert, seine Arbeitsstunden rechtzeitig zu erfassen. Der zuständige Vorgesetzte im Unternehmen des Auftraggebers genehmigt die eingereichten Stunden und die Software erstellt automatisch eine Rechnung.
Dieser Automatisierungsprozess trägt wesentlich dazu bei, Rechnungen schneller und intelligenter zu versenden. Rechnungen und Löhne werden schneller bezahlt und der Verwaltungsaufwand sinkt, wodurch die Produktivität steigt. - Software-Integration
Als Zeitarbeitsfirma müssen Sie sich nicht für ein einziges Softwarepaket für die gesamte Verwaltung entscheiden. Unterschiedliche Prozesse von der Zeiterfassung bis hin Abrechnung werden oft in separaten, spezialisierten Business-Tools verwaltet, können aber trotzdem miteinander verknüpft werden.
Über eine offene API-Schnittstelle und vorprogrammierten Integrationen können Sie TimeChimp zum Beispiel mit GPS-Trackern, Kalenderfunktionen, Buchhaltungsprogrammen und vielem mehr verknüpfen. Die Synchronisierung zwischen den Programmen geschieht automatisch und Sie haben immer Zugriff auf aktuelle Daten.
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Fazit
Gutes Zeitmanagement und smarte Zeiterfassung steigern die Produktivität in Ihrer Zeitarbeitsagentur. So verbessern Sie die Beziehung zu Ihren Kunden (Auftraggebern) sowie zu entsandten Mitarbeitern:
- Eine sorgfältige Planung mit klaren Aufgaben und Zielen steigert die Produktivität aller Mitarbeiter und sorgt für effiziente Prozesse.
- Zeitpläne für Ihre hauseigenen Angestellten und entsandten Mitarbeiter schaffen Engagement. Planen Sie neben täglichen Arbeitszeiten auch Feedback-Gespräche und Weiterbildungen, um die Motivation von Mitarbeitern zu steigern.
- Digitale Stundenerfassung durch benutzerfreundliche Stempelsysteme oder automatische Zeiterfassung vermeidet Fehler und vereinfacht die Verwaltung entsandter Mitarbeiter.
- Durch die zentrale Dokumentation von Ausgaben, Stunden und Kilometern erhöhen Sie die Produktivität in Ihrer Verwaltungsabteilung und der des Kunden.
- Automatisierung sorgt für erhebliche Zeitersparnis im gesamten Prozess von der Zeiterfassung bis zur Rechnungsstellung.
Kurz gesagt: Effektive Planung, einfache Arbeitszeiterfassung, zentrale Dokumention von Ausgaben und Spesen sowie Genehmigungsprozesse führen zur Produktivitätssteigerung in Ihrer Zeitarbeitsagentur. Durch den Einsatz einer smarten Zeiterfassungssoftware wie TimeChimp sorgen Sie bei minimalem Aufwand für den maximalen Cashflow. Überzeugen Sie sich selbst mit einem kostenlosen Probeabo. Easy does it.
