Elke organisatie, team, of afdeling heeft ermee te maken: budgetten. Helaas kunnen we niet onbeperkt geld uitgeven en zal er een duidelijke keuze gemaakt moeten worden in de bestemmingen van het geld. Toch is het lastig om goed en efficiënt met budgetten om te gaan. Soms worden er keuzes gemaakt die een organisatie redden op korte termijn, maar waarvan het effect voor de komende jaren niet (goed) is ingeschat. Hieronder 4 tips die je helpen om succesvol met je budgetten om te gaan.
1. Bepaal heldere doelstellingen
Welke doel wil de organisatie of afdeling halen? En hoe gaat hiervoor het gestelde budget ingezet worden? Zonder heldere doelstellingen is het moeilijk om je budget aan de juiste dingen uit te geven en wordt het niet of minder effectief ingezet. Hoe weet je dan immers of het ‘geslaagd’ is? Bedenk van tevoren of je plannen ook qua budget realistisch zijn en kloppen met de verwachting van het management of je klanten.
2. Ga efficiënt om met tijd
Wat moet je precies doen om het gewenste resultaat te bereiken? En wat is daarbij jouw tijdsbesteding? Vaak word je op zaken gezet die niet bijdragen aan het behalen van het gestelde doel. Wees er daarom scherp op dat je je tijd en middelen op een zo effectief mogelijk manier inzet.
3. Betrek je managers in het proces
Leg je plannen voor aan de managers en leg duidelijk uit waar je heen wilt, wat je doelen zijn en wat je hiervoor nodig hebt. Zorg daarbij dat je helder krijgt wat je kunt verwachten, maar dat ook de managers weten wat zij kunnen verwachten. Onuitgesproken verwachtingen en misvattingen kunnen namelijk fataal zijn voor het slagen van processen.
4. Overtuig met je verhaal
Als je iets wilt, moet je natuurlijk een goed verhaal hebben. Denk daar dan ook eerst goed over na voordat je verdere stappen zet. Houd zowel je eigen belangen als die van het management en de organisatie in gedachten. Uiteindelijk zul je met goede argumenten en een overtuigend verhaal moeten komen om te kunnen krijgen wat je wilt.
Naast het feit dat je effectief met je budget om moet gaan, is het belangrijk om overzicht te hebben van de budgetten van verschillende projecten. Ook dit kan een behoorlijk klus zijn. Om je daarbij te helpen, hebben we een uitgebreide projectenmodule, die al je budgetten voor de verschillende projecten bijhoudt. Zo zie je constant hoeveel je al hebt uitgegeven en hoeveel budget je nog over hebt.
