Het is maandagochtend, je begint je werkweek met een kop koffie, een gezellig praatje met je collega’s over het weekend en een to-do lijst langer dan jezelf. Vandaag ga je de uren in je werkdag maximaal benutten. Het einde vandaag dag nadert, je lijkt naar je to-do lijst en kijkt wat je vandaag allemaal af hebt kunnen strepen. Je had erop gerekend jezelf even een schouderklopje te geven vandaag. Maar in plaats daarvan ben je gefrustreerd, de lijst langer geworden dan vanochtend. Je tijdmanagement vaardigheden zijn niet meer wat ze geweest zijn.
Hoe kan dat toch? Waar is alle tijd gebleven, je bent het kantoor immers niet uit geweest? Waarom heb je niet meer af kunnen krijgen?
Klinkt dit herkenbaar? Dat snappen we. Je bent echt niet de enige. Wij leggen je vandaag uit waarom tijdmanagement zo lastig is tegenwoordig en hoe je het tij kunt keren om dit in je voordeel te gebruiken. We zetten vijf bewezen methodes uiteen om jouw dag productiever én leuker te maken!
Te veel te doen, in te weinig tijd
Voelt het ooit alsof je omkomt in de taken, to-do’s en meetings? Je bent niet alleen. De meesten Nederlanders die werkzaam zijn in de dienstverlenende sector krijgen er mee te maken: te veel werk, in te weinig tijd.
Onderzoek van de SHRM (Society of Human Resource Management) wijst uit dat 38% van de arbeidsmarkt zich overweldigd voelt door de hoeveelheid werk die ze dienen te verzetten tijdens kantooruren.
Daarbij komt nog eens het cijfer dat 46% van de mensen hun werkdruk als grootste stressfactor zien binnen hun baan. Hoger dus ook als relaties met collega’s, een goede werk-privé balans én het risico op verlies van hun baan.
1,4 miljoen mensen in Nederland heeft burn-out verschijnselen. Laat dat even op je inwerken. Jaarlijks ervaart 16% van de complete binnenlandse beroepsbevolking symptomen en klachten die duiden op burn-out. Volgens Burnoutpoli Nederland komt dit onder andere door de stress die het werk met zich meebrengt.
Tijdmanagement technieken kunnen worden gebruikt om deze stress te verlagen. Maar hoe werkt dat precies? En hoe moeilijk is het om zoiets onder de knie te krijgen?
Tijdmanagement, wat is de beste manier?
Helaas kun je niet willekeurig taken afstrepen van je to-do list zonder dat je iets gedaan hebt. Het goede nieuws is dat er gelukkig wél bewezen manieren zijn hoe je strategischer met je tijd om gaat. Doordat iedereen anders is, gaat ook iedereen op een andere manier met hun tijd en energie om.
Dus, wat voor je collega werkt, werkt niet vanzelfsprekend voor jou. Ga zelf experimenteren en testen welke het best bij je past. Wij helpen je op weg en leggen er vijf voor je uit:
Benodigdheden:
- Je to do lijst
- Een timer (daar kun je die van ons trouwens ook goed voor gebruiken)
1. Pomodoro Techniek
Je staart naar de knipperende tekst cursor, voor je gevoel meerdere minuten lang. Nadat je drie keer je eerste zin hebt verwijderd, sta je op om je flesje water te vullen en naar de wc te gaan. Je hebt het gevoel dat je je eigen concentratie verstoort. En dat doe je ook. Je klikt weer terug naar Spotify en zoekt een betere afspeellijst.
Hier is de Pomodoro techniek voor verzonnen. Het deelt je werkdag op in kleinere stukjes van 25 minuten. Je werkt aan slechts 1 blok van 25 minuten, en doet maar 1 ding en niets anders.
Zijn er 25 minuten voorbij? Beloon jezelf met een pauze van 5 minuutjes. Je zult merken dat deze eerste, korte pauze voelt alsof je hem verdient hebt. Je krijgt zomaar zin om nog 25 minuten werk te gaan verzetten omdat je de korte break écht verdient hebt. Vervolgens begin je aan het volgende blok van 25 minuten.
Na 4 van deze ‘blokken’ neem je een langere pauze van 15 tot 20 minuten. Wij bevelen aan om even op te staan, loop door je kantoor, praat wat met je collega’s. Of beter nog: ga even naar buiten. Maak een kort rondje om en begin aan het volgende blok van 4×5 minuten.
Dit systeem verovert veel van werkend Nederland. Het is een bewezen manier om je productiviteit te vergroten. 25 minuten intens focussen lijkt ten slotte al een stuk korter dan een half uur, en daarom kan je het ook. Je geeft jezelf nog steeds de ruimte om een aantal keer per uur jezelf een korte pauze te geven. Probeer het, het zal je verbazen hoeveel meer werk je verzet krijgt in 2 van deze blokken.
2. Taken Groeperen
Betrap je jezelf ertoe dat je veel switcht tussen taken die niets met elkaar te maken hebben? Dan is dit de techniek voor jou.
Benodigdheden:
- Geprinte to-do lijst (die lange ja)
- Markers
We kennen allemaal wel iemand die het zegt: ‘ik kan mega goed multitasken’. Wij hebben nieuws voor je, onderzoek wijs uit dat het bijna onmogelijk is voor het menselijk brijn om meerdere taken tegelijkertijd uit te voeren. Wat je doet is razendsnel wisselen tussen twee verschillende taken. Eigenlijk train je jezelf om heel goed afgeleid te zijn en aandacht te geven aan allerlei dingen in snel tempo.
Maakt dat uit? Ja, onderzoek wijst uit dat het bijna 25 minuten doet om weer in je focus te komen als je eenmaal afgeleid bent. Betrap je jezelf erop dat je nooit langer dan 25 minuten ergens je aandacht bij kunt houden? Dan ben je waarschijnlijk continu afgeleid. Wanneer is de laatste keer dat je echt ‘flow’ hebt ervaren? Dat je echt de tijd was vergeten en totaal niet bezig was met wat erom je heen gebeurde?
Klinkt dit herkenbaar? Dan is het groeperen van taken echt iets voor jou. Het idee is eenvoudig (en daar houden we van bij TimeChimp): het doel is om vergelijkbare to-do’s te bundelen zodat je ze allemaal tegelijk kunt tackelen als je er in je hoofd mee bezig bent. Het duurt ten slotte ruim 20 minuten voordat je weer in de juiste ‘state of mind’ bent om weer in een compleet ander onderwerp te komen.
Hoe het werkt:
Schrijf je complete to-do lijst voor de dag uit en kijk naar de taken. Stel er staat op dat je 3 verschillende e-mails moet beantwoorden, 4 sales gesprekken moet voeren en 2 online demo’s moet geven. Pak je gekleurde marker erbij en categoriseer je taken terwijl je ze de corresponderende kleur geeft. Vervolgens beantwoord je alle e-mails achter elkaar en ga je daarna door naar je demo’s.
Het lijkt een simpele manier, maar voor de meeste mensen voelt het onnatuurlijk. Dit komt doordat de meeste mensen in Nederland gewend zijn om hun taken te plannen aan de hand van prioriteit of hoeveelheid tijd die het kost. Ze op deze manier groeperen bespaart je een hoop tijd! Je zult zien hoeveel meer je gedaan krijgt in minder tijd.
3. ‘Eet de kikker’
Dat is de letterlijke vertaling van het boek geschreven door Brian Tracy ‘Eat that Frog’. Betrap je jezelf er wel eens op dat je vervelende taken liever naar voren toe schuift? Ik doe het later op de dag wel, en aan het eind van de dag verschuif je hem naar de dag erna. Herkenbaar? Dan is dit de ideale methode voor jou.
Benodigdheden:
- Je to-do lijst
- Doorzettingsvermogen
Hoe het werkt:
Misschien heb je wel eens van de bekende quote van Mark Twain gehoord: “If it’s your job to eat a frog, it’s best to do it first thing in the morning. And if it’s your job to eat two frogs, it’s best to eat the biggest one first.”
Eating the frog is een bekend concept in de wereld van Tijdmanagement. Deze metafoor en uitermate onplezante gedachte gaat natuurlijk over je to-do lijst. Het betekent eigenlijk dat je de meest ‘vreselijke’ taak eerst moet doen. Met ‘vreselijk’, eigenlijk de taak waar je het meest tegen op zit. Als je je dag begint met het afronden van de taak die je in eerste instantie het moeilijkst vond, wordt de rest van de dag alleen maar makkelijker. Het creëert het gevoel van: “Die ene taak heb ik voltooid, de rest wordt een eitje’. Dit momentum voel je aan het einde van de dag nog steeds wanneer je de kleinere, eenvoudigere taken aan het afronden bent. Als je deze eerst had gedaan, had je die moeilijke presentatie waarschijnlijk wel weer naar morgen verschoven.
4. Gouden uurtjes
Heb je wel eens iemand horen zeggen: “de uren voor 9 uur tellen voor mij dubbel?”.
Deze techniek is goed voor: Mensen die ups en downs ervaren in hun focus en motivatie.
Wat heb je nodig?
- Je verwacht het niet: je to-do lijst
- Schrift
- Pen
Misschien ligt het gebrek aan productiviteit wel helemaal niet aan je tekort aan tijdmanagement vaardigheden, maar aan de manier waarop je omgaat met je energie.
De meeste mensen hebben momenten in de dag waarop ze heel gefocust en gemotiveerd zijn. Bij TimeChimp geldt bij veel mensen dat ze het gevoel hebben voor 9 uur twee keer zo productief te zijn als de rest van de dag. Ook twee uurtjes na de lunch kan zitten we weer compleet in ‘the zone’ zitten. We herkennen ook allemaal wel de uren waarop je minder productief bent, en voor je gevoel bijna in slaap valt in je bureaustoel. Voor veel mensen is dit de bekende ‘after-lunch’ dip. Veel anderen krijgen weer totaal geen werk uit hun handen voor 09:00 ’s morgens.
Het is sowieso een goed idee om van jezelf in kaart te brengen wanneer je op de top van je productiviteit zit. Deze uren worden vaak de ‘golden hours’ genoemd, het is verstandig om deze uren te gebruiken om je meest lastige, intensieve of creatieve taken uit te voeren.
Hoe het werkt?
Als je niet zeker weet of er bij jou een verband in zit, probeer dan een eenvoudig dagboekje bij de houden voor een werkweek. Deel je werkdag op in blokken van 1 uur, en geef ieder uur een score van 1-10 over hoe productief en actief je jezelf voelt op dat moment.
Waarschijnlijk spot je na een paar dagen al een trend. Zo niet? Ga dan nog even door. Heb je een mooi verband gevonden? Dan komt de belangrijkste stap. Bescherm deze goed, reserveer ze in je agenda en gebruik ze om je meest ingewikkelde taken uit te voeren. Op deze manier heb je altijd de energie en de focus op de op dat moment belangrijkste dingen. Minder energie-consumerende taken, zoals meetings of afspraken buiten de deur plan je er vervolgens omheen. Dát is goed tijdmanagement!
5. Eisenhower Matrix
Deze techniek is goed voor: mensen die veel te doen hebben, maar geen idee hebben waar ze moeten beginnen.
Wat je nodig hebt:
- Je to-do lijst
- Papier
- Pen
Je staart naar je to-do lijst, scrollt naar beneden en krijg het idee dat er geen eind aan komt. Er is weer een hele hoop te doen, maar hoe nu verder? Als je te veel te doen hebt op een dag is het heel normaal dat je geen idee hebt waar je moet beginnen, en dat werkt averechts. De uitspraak: “van uitstel komt afstel” doet z’n naam weer recht aan.
Je kunt je ogen sluiten, een willekeurige taak starten en gaan werken en hopen dat het in de toekomst allemaal beter wordt. Spoiler alert, dat gaat niet gebeuren. Wat je ook kunt doen, is de Eisenhower Matrix gebruiken.
Hoe het werkt:
Het is een moeilijke naam, vernoemd naar iemand met een nog veel moeilijkere baan. Echter zijn mensen die expert zijn op een bepaald gebied altijd heel goed in hun vakgebied heel makkelijk uitleggen. Zo ook hier, pak een A4tje en teken een tabel met twee kolommen en twee rijen. Aan de bovenkant noem je de twee vakken: “urgent” en niet urgent”. De rijen geef je de namen “belangrijk” en “onbelangrijk”. Als het goed is ziet het er nu zo uit:
Kijk vervolgens naar je to-do lijst en neem schrijf ze over in het vak waar jij denkt dat ze horen. Die presentatie is belangrijk, maar hoeft voorlopig nog niet af. Zet hem dan in het corresponderende vierkantje. Doe dit voor al je taken. Ziet er al een stuk overzichtelijker uit nietwaar? Nu moet je ze alleen nog uitvoeren. Doe dat volgens dit systeem:
- Urgent en belangrijk: doe deze eerst
- Niet urgent en onbelangrijk: tackle deze daarna
- Niet urgent en belangrijk: plan deze taken in op een moment in de toekomst
- Niet urgent en niet belangrijk: waarom staan deze op je to-do lijst? Heb je geen goed antwoord, haal ze er dan maar vanaf! Dat scheelt weer.
Logisch toch? In plaats van willekeurig taken uit te zoeken maak je even een simpele matrix. Het brengt heel snel en eenvoudig overzicht in hoe je de juiste dingen eerst doet. Ga niet altijd voor het laaghangend fruit en blijf productief! Kom je er niet uit? Vraag dan aan een collega of leidinggevende wat hij/zij vind wat prioriteit heeft. Op deze manier snappen ze ook dat er soms concessies gedaan moeten worden in de hoeveelheid werk die wordt verzet.
Word een tijdmanagement eindbaas
Tijd, je hebt het vast wel vaker gehoord: je meest dierbare bezit. De 5 tips hierboven helpen je allemaal hoe je er beter mee omgaat. Maximaliseer je energie, werktijd, vrije tijd en voel je beter en productiever. Neem de tijd om even een ‘helicopter view’ over je eigen taken te krijgen, je zult merken dat je op de lange termijn altijd de winnaar blijft.
Hou echter wel altijd in je achterhoofd dat ook met deze tijdmanagement technieken, de ene dag de andere niet is. Je hebt dagen waarop je gewoon meer gedaan krijgt dan de andere. Dat houd je altijd. Zonder dalen geen pieken toch?
Dat gebeurt ons allemaal, maar deze technieken helpen je het meeste te maken van je goede én slechte dagen. En als je twijfelt, vraag het dan aan iemand anders om hulp of neem een extra kop koffie!
