Hoe kwam deze top 8 tot stand? Allereerst kijken we naar de werkzaamheden van consultants die bij een groot consultancybureau werken. Hoe wordt er gewerkt op zo’n bureau? Wat betekent dit voor de workflow? Waaraan besteden consultants onnodig veel tijd?
Specifieke kenmerken van een consultancybureau
Advies op hoog niveau
Een groot consultancybureau is een organisatie die professionele diensten aanbiedt aan bedrijven, overheidsinstellingen en non-profitorganisaties. Het bureau geeft advies en ondersteuning bij een breed scala aan zakelijke uitdagingen van strategie, marketing, financiering, technologie tot de operatie.
Teamwork op projectbasis
Een consultancybureau werkt in multidisciplinaire teams. Ze werken in verschillende samenstellingen aan meerdere projecten die variëren in tijd. Van kotertermijn projecten tot langdurige, soms meerjarige projecten. De consultants in een team hebben ervaring opgedaan in verschillende expertisegebieden. De productieve uren van een consultant, zijn de uren die hij of zij werkt voor de klant. Daar moet een probleem worden opgelost. En niet onbelangrijk: dit zijn de uren die kunnen worden gefactureerd.
Werken op directieniveau
Consultants werken vaak direct met senior executives en het topmanagement van klanten. Ze doen onderzoek in alle lagen van een onderneming om verbeterpunten of oplossingen voor een probleem te vinden. Ze werken volgens bewezen methodes en modellen die worden aangepast aan de specifieke wensen van de klant. Hun bevindingen raken meerdere lagen of afdelingen binnen een onderneming of organisatie.
Voortgang en resultaten boeken
De consultants rapporteren regelmatig aan de klant over de voortgang van het project en de resultaten die zijn behaald. Het rapporteren kan variëren van dagelijkse of wekelijkse updates tot formele presentaties aan het senior management van de klant. Dit is natuurlijk een belangrijk element waar kostbare tijd verloren kan gaan.
Evaluatie
Na afloop van het project evalueert het consultancybureau de resultaten en meet het de impact van de oplossing op het bedrijf van de klant.
8 Tijdbesparende Tips voor Consultancybureaus
Bovenstaande werkzaamheden schreeuwen om efficiëntie. Waar verliezen consultants veel tijd aan taken die niet direct bijdragen aan het oplossen van het probleem van de klant. Dit blijkt veelal te gaan om uren die besteed worden aan interne vergaderingen, het maken van presentaties of administratieve taken.
1. Budgetteer en plan Realistisch
De budgettering en planning van een project is natuurlijk Key. Beide moeten realistisch zijn en liefst gebaseerd op ervaringscijfers van vergelijkbare projecten. Dit betekent dat een goed budget en planning maken voor een actueel project je direct helpt bij het winstgevend budgetteren van een toekomstig project. Gebruik hiervoor goede software die weer aansluit op bijvoorbeeld tijdregistratiesoftware waar we het later over hebben.
2. Beperk het aantal interne vergaderingen
Consultants moet hun uren vooral besteden aan heet oplossen van problemen van de klant. Dat is goed voor de klant, maar het zijn natuurlijk ook de uren die je als bureau kunt factureren. Zorg dat projectmanagers in de gaten houden hoeveel interne meetings er worden gepland. Projectmanagementsoftware geeft je dit inzicht, maar doe er als bureau ook je voordeel mee. Vergelijk hoe verschillende teams deze meetings plannen, zoek uit hoe je team met het minste aantal interne vergaderingen te werk gaat en deel dit in je organisatie.
3. Vier de diversiteit van softwarepakketten
Grote alles omvattende software, zoals boekhoudpakketten, sluiten niet altijd aan op de workflow van een consultancybureau. Onderzoek met welke softwaretools consultants tijd kunnen besparen. De meeste gespecialiseerde softwaretools kunnen prima worden geïntegreerd binnen grote softwarepakketten.
4. Gebruik tijdregistratiesoftware
Tijdregistratiesoftware is een voorbeeld van gespecialiseerde software. De ontwikkeling op dit gebied gaat zo snel dat enkele grote boekhoudpakketten tijdregistratie zelfs niet langer aanbieden. De gespecialiseerde pakketten zoals TimeChimp bieden bijvoorbeeld automatische tijdregistratie waarbij de software scant aan welke documenten en voor welke klant de consultant aan het werk is. Die hoeft aan het einde van de dag alleen maar te bepalen welke registraties hij indient.
Tip: Bekijk onze ultieme gids over het belang van tijdregistratie voor consultancybureaus.
5. Stimuleer eigen verantwoordelijkheid, regel transparantie
Je mag aannemen dat consultants een hoogontwikkeld verantwoordelijkheidsgevoel hebben. Ze werken zoveel mogelijk uren bij of voor de klant. De tijdregistratiesoftware geeft het hele team inzicht hoeveel tijd de verschillende consultants aan verschillende taken besteden. Dit zorgt voor transparantie die interessante inzichten kan opleveren.
De projectmanager kan opvallende verschillen bespreken waardoor het team van elkaars werkwijze kan leren. De projectmanagers kunnen data van verschillende teams weer vergelijken waardoor ook teams van elkaar kunnen leren.
6. Werk met klantportalen
Voorkom dat consultants veel tijd kwijt zijn aan het maken van presentaties en rapporten. Informeer je klanten transparant via een klantportaal waarbij ze realtime inzage hebben in de voortgang van projecten.
De projectmanager plant korte voortgangsmeetings. De klanten kennen de data en deze meetings kunnen dus ‘to the point’ zijn. De pijnpunten worden besproken en er worden onderbouwde beslissingen genomen.
7. Help de administratie
Met tijdregistratie help je de consultants met het snel registreren van hun gewerkte uren. Verder kan de consultant zijn uitgaven en gereden kilometers registeren. Als je TimeChimp koppelt aan een gps-tracker wordt dit laatste nog eenvoudiger.
Bovendien bespaar je dankzij deze software de administratieve afdeling veel tijd:
- De gewerkte uren, uitgaven en kilometers kunnen worden goedgekeurd door de klant in hun klantportaal voordat ze bij de administratie terecht komen.
- De administratie kan dus snel facturen versturen en hoeft bijna geen creditnota’s te maken. Dit is natuurlijk belangrijk voor de cashflow van het consultancybureau.
- Werkt het bureau met veel zelfstandige consultants die eigen facturen sturen, kan dit proces worden vereenvoudigd met self-billing.
8. Evalueer intern
Natuurlijk evalueren consultancybureau projecten met de klant. Maar doe ook aan introspectie. De software die je gebruikt, verzamelt een schat aan data. Veel bruikbare data over de workflow binnen teams en de verschillen tussen teams.
In elk bedrijf spookt de waan van de dag. Zeker als je met meerdere teams en projectmanagers werkt, is het van belang dat de directie organiseert hoe de workflow van de verschillende teams met elkaar worden vergeleken en geëvalueerd. Wie voert welke taken significant sneller uit en waarom?
Conclusie
Het gebruik van gespecialiseerde, op project gebaseerde, tijdregistratiesoftware van TimeChimp kan consultancybureaus enorm helpen:
- Verhoog de productiviteit en verbeter het timemanagement van alle consultants.
- Automatiseer de samenwerking tussen verschillende afdelingen binnen het bureau.
- Met behulp van de data uit afgeronde projecten maak je toekomstige projecten al in de budget- en planningsfase winstgevender.
