Bij grote consultancy’s stapelen dringende projecten zich op, terwijl klanten constant je volledige aandacht lijken te eisen. De to-do-lijst? Die lijkt nooit korter te worden. Zo ziet een typische werkdag er vaak uit binnen dit soort bedrijven. Het belang van efficiënt timemanagement is hier dus van groot belang. Vandaag duiken we dieper in dit onderwerp en leggen we je in deze blogpost precies uit wat de gebruikelijke tijdverspillers zijn voor bedrijfsadviseurs. Bovendien delen we de juiste tips en methoden om deze te omzeilen.
Kenmerken en tijdverspillers van grote adviesbureaus
Laten we eerst kijken naar de echte problemen in bedrijfsadviesbureaus voordat we ons richten op hoe we ze kunnen oplossen. Vooral bij grote bureaus zijn er bepaalde dingen in hun manier van werken die, als je ze niet goed aanpakt met slimme manieren om je tijd te beheren, veel tijd kunnen opslokken.
- Groot bureau = diverse klantenkring
Hoe groter het adviesbureau, des te groter de klantenkring. Dat is duidelijk, maar dat betekent ook dat advies op grote schaal verbonden is met een divers spectrum aan uitdagingen en klanten. Zelfs als jouw bureau gespecialiseerd is in klanten uit een bepaalde branche, kunnen de taken voor individuele projecten sterk verschillen. Als jouw klantenkring bijvoorbeeld alleen uit grote verzekeringsmaatschappijen bestaat, kunnen er nog steeds allerlei verschillende uitdagingen zijn, variërend van risicobeheer tot optimalisatie van de technologische infrastructuur van het bedrijf.
Mogelijke tijdverspiller: Bovenstaande punten vereisen veel middelen (zowel menselijk als materieel), wat voor jouw consultancybureau een aanzienlijke administratieve last met zich meebrengt.
- Interdisciplinair projectwerk en facturatie
Consultancy is projectwerk. Dit wordt gedaan in interdisciplinaire teams, waarbij medewerkers vaak betrokken zijn bij verschillende teams en projecten. Deze variëren in duur; van korte conceptwerken tot langetermijnprojecten die soms meerdere jaren duren.
Mogelijke tijdverspiller: Dit kenmerk van consultancybureaus leidt tot een extra administratieve uitdaging; naast de verschillende uurtarieven of vaste vergoedingen van de individuele adviseurs moeten ook extra projectkosten voor mogelijke reizen of materiële uitgaven per klant worden gefactureerd.
- Verwachtingsmanagement met betrouwbare gegevens
De klant heeft iets in gedachten, maar zijn de verwachtingen volledig onrealistisch? Veel consultants worstelen regelmatig met verwachtingsmanagement, want goede sociale vaardigheden zijn vaak niet voldoende. Om de communicatie met klanten – vooral die op leidinggevend niveau – soepel te laten verlopen, heb je betrouwbare gegevens nodig. Zonder de juiste informatie is het voor bedrijfsadviseurs moeilijk om een realistischer doelstelling te rechtvaardigen.
Mogelijke tijdverspiller: Het efficiënt verzamelen, opslaan en presenteren van gegevens is essentieel als je de verwachtingen van bijzonder ambitieuze klanten onder controle wilt houden.
- Communicatie van projectstatus en resultaten
Als adviseur moet je je klanten regelmatig updates geven over de voortgang van projecten en behaalde resultaten. Hoe vaak dit gebeurt, hangt af van de afspraken met de klant en de duur van het project. Maar hoe meer je je klanten betrekt, hoe groter het vertrouwen in je werk. Bovendien kun je mogelijke problemen en verkeerde verwachtingen vroegtijdig herkennen en op tijd bijsturen.
Mogelijke tijdverspiller: Het opstellen van projectrapporten en het presenteren van resultaten kost vaak veel tijd.
- Documentatie en evaluatie
Uit het oog, uit het hart? Niet bij projecten in bedrijfsadvies. Een goede projectafsluiting gaat altijd gepaard met een gedetailleerde evaluatie, zodat je jouw werkproces kunt evalueren en indien nodig verbeteren. Hiervoor zijn nauwkeurige gegevens nodig over alle resultaten en effecten van jouw werk op het bedrijf van de klant.
Mogelijke tijdverspiller: Het verzamelen en analyseren van alle documenten en gegevens kan zonder de juiste organisatie meer tijd in beslag nemen dan redelijk is voor deze fase in projectbeheer. In het ergste geval worden zelfs belangrijke gegevens over het hoofd gezien en wordt het succes van het project verkeerd ingeschat, wat optimalisatie van het proces onmogelijk maakt.
Tips voor timemanagement voor meer efficiëntie
We weten dus waar de uitdagingen liggen voor grote adviesbureaus, maar hoe ga je ermee om? Het sleutelwoord bij het omgaan met deze typische tijdverspillers is “Efficiëntie”. Dat klinkt in eerste instantie misschien vaag. Maar maak je geen zorgen, de volgende 8 tips maken van elke adviseur een timemanagement-professional. Voordat je het weet lopen jouw workflows en processen in jouw bureau als een goed geoliede machine.
1. Datagedreven budgettering en planning
Deze eerste tip spreekt voor zich, want natuurlijk ligt het fundament voor succesvol advieswerk in realistische budgettering en doordachte projectplanning. Maar slimme beslissingen zijn gebaseerd op ervaringsgegevens en data van vergelijkbare, reeds voltooide projecten. Dit maakt het essentieel om intelligente softwareoplossingen te gebruiken om relevante projectinformatie vast te leggen en later moeiteloos op te roepen.
Hiermee kun je bij een nieuw project eerst toegang krijgen tot gegevens van eerdere projecten van vergelijkbare omvang en deze als maatstaf gebruiken om de middelen en de tijdlijn realistisch te plannen. Tegelijkertijd kun je zo de verwachtingen van jouw klanten beter beheren en beslissingen rechtvaardigen.
2. Beperk interne vergaderingen
De waardevolle tijd van adviseurs moet voornamelijk worden besteed aan het oplossen van klantenproblemen. Vaak hoor je de cynische opmerking: “Deze vergadering had een e-mail kunnen zijn”, als het gaat om onnodige vergaderingen. Als projectleider ben je verantwoordelijk voor het bijhouden van het aantal interne vergaderingen. Projectmanagementsoftware helpt je om het overzicht te behouden. Vergelijk de geplande vergaderingen van verschillende teams. Ontdek welk team de minste tijd besteedt aan interne vergaderingen en vergelijk hun werkstroom met die van andere teams. De inzichten uit deze analyse kun je dan delen met de rest van het bedrijf.
Door het aantal interne vergaderingen te verminderen, geef je jouw adviseurs meer tijd om te werken met klanten en oplossingen te ontwikkelen.
3. Koppel je bedrijfshulpmiddelen
Zelfs uitgebreide softwareoplossingen dekken niet altijd de volledige workflow van een consultancybureau. Verken daarom verschillende tools die consultants kunnen helpen bij tijdsbeheer of die de administratieve taken kunnen vereenvoudigen. Dergelijke gespecialiseerde toepassingen kunnen vaak naadloos worden geïntegreerd met andere softwarepakketten via vooraf geprogrammeerde integraties of een API-interface.
Door alle gegevens tussen tijdregistratie-, projectmanagement-, gegevensanalyse- of loonadministratieprogramma’s te synchroniseren, voorkom je fouten en hoef je informatie niet handmatig over te dragen. De mogelijkheid van gegevenssynchronisatie is vooral belangrijk wanneer je met andere programma’s moet werken bij klanten.
4. Slimme projecttijdregistratie
Van alle tools die bedrijven helpen, neemt tijdregistratiesoftware een bijzondere plek in als het gaat om tijdsbeheer binnen bedrijfsadvies. Dit moet namelijk kunnen omgaan met complex en gevarieerd projectwerk. Het verzamelen van betrouwbare en gedetailleerde gegevens over hoeveel tijd jouw adviseurs besteden aan verschillende klanten, projectfasen en taken is de basis voor het verbeteren van processen. Denk bijvoorbeeld aan de volgende handige kenmerken en functies voor slimme projecttijdregistratie:
- Naast werktijden kunnen ook aparte uitgaven worden geregistreerd en toegewezen aan individuele projecten, klanten en taken.
- Er zijn meerdere methoden voor tijdregistratie, zoals kalendervermeldingen, timers of prikklokken, waardoor jouw adviseurs de voor hen meest efficiënte methode kunnen kiezen. Vooral oplossingen voor automatische tijdregistratie zijn hier bijzonder handig.
- Budget- en projectplanning zijn direct gekoppeld aan projecttijdregistratie, waardoor de voortgang automatisch wordt gedocumenteerd.
5. Stimuleer eigen verantwoordelijkheid & creëer transparantie
Door het gebruik van een tijdsbeheertool krijgt het hele team inzicht in individuele arbeidsproductiviteit. Projectmanagers kunnen vergelijken hoeveel tijd verschillende adviseurs nodig hebben voor verschillende taken en deze verschillen analyseren. Hierdoor wordt eigen verantwoordelijkheid versterkt en kunnen adviseurs best practices voor tijdsbeheer met elkaar delen.
Bovendien kan transparantie over individuele tijdbesteding helpen om knelpunten vroegtijdig te identificeren. Hierdoor kunnen middelen efficiënter worden beheerd en wordt men onder tijdsdruk automatisch gestimuleerd om om hulp te vragen.
6. Geautomatiseerde dashboards & klantportals inzetten
Gegevens uit het projectmanagement- en tijdregistratietool kunnen worden ingevoerd in dashboard-software, waardoor je de status van jouw project en budget in realtime kunt bekijken. Dit bespaart consultants aanzienlijk tijd bij het maken van presentaties en rapporten. Nog efficiënter is het gebruik van klantportals. Veel programma’s zoals TimeChimp hebben deze functie, waardoor klanten altijd toegang hebben tot de actuele status van projecten en budget via een persoonlijke link. Hierdoor hoeven er geen projectstatusrapporten te worden gemaakt en beperkt het rapportageproces zich tot korte, regelmatige check-in-meetings waarin relevante gegevens of vragen worden besproken.
7. Vereenvoudig administratieve processen
Het documenteren van gewerkte uren, uitgaven en gereden kilometers per project en klant vereenvoudigt het werk van de administratieve afdeling. TimeChimp biedt een uitgebreide web- en mobiele app die al deze aspecten integreert. Dit bespaart tijd in de administratie:
- Klanten kunnen gewerkte uren, uitgaven en kilometers goedkeuren in het klantportaal voordat deze worden verwerkt.
- De administratie kan snel facturen opstellen en verzenden, wat fouten vermindert en de cashflow bevordert.
- Bij freelance adviseurs kan het proces worden vereenvoudigd door middel van self-billing.
Voorbeeld uit de adviessector: Efficiënte administratieve processen dragen bij aan een soepele uitvoering van projecten en een hogere klanttevredenheid.
8. Optimaliseer interne beoordeling
Zoals al eerder vermeld, is de evaluatie van klantenprojecten in adviesbureaus gangbare praktijk. Toch mag ook de interne beoordeling niet worden verwaarloosd, omdat dit kan bijdragen aan het identificeren van best practices en het continu verbeteren van adviesprocessen. Tijdregistratiesoftware verzamelt hiervoor waardevolle gegevens. Wil jouw klant dat jij de tijdregistratie met zijn software doet? Vraag dan naar de mogelijkheid om gegevens uit te wisselen met de interne software in jouw bureau. Vooral bij het werken in verschillende teams onder verschillende projectmanagers is het essentieel, arbeidsprocessen te vergelijken en te evalueren. Wie voltooit taken significant sneller en waarom? Deel deze inzichten met de teams om van elkaar te leren, of organiseer interne trainingen.
Conclusie
De wereld van consultancy wordt gekenmerkt door dringende projecten, een hoge administratieve last en een voortdurend wisselende stroom van klanten – efficiënt timemanagement is dus van cruciaal belang. Efficiënt timemanagement stelt je in staat je te richten op het werk met klanten, weloverwogen beslissingen te nemen en te voldoen aan de groeiende eisen van de branche. Een multifunctioneel hulpmiddel voor tijdregistratie en projectbeheer zoals TimeChimp helpt je om alle uitdagingen het hoofd te bieden en knelpunten te vermijden of er tijdig op te reageren.
Ontdek waarom TimeChimp ideaal is voor bedrijfsadvies en begin vandaag nog met een gratis proefabonnement. Met onze op adviseurs afgestemde functies leid je elk project naar succes!
