Ben je net ondernemer geworden? Gefeliciteerd! Als je zelfs al je eerste opdrachten hebt binnengehaald of je eerste producten hebt verkocht, is het tijd om je eerste factuur te maken. Ga jij stressen als je de woorden ‘factuurnummering’, ‘factuur volgnummer’ en ‘factuurtermijn’ hoort? Dat is helemaal niet nodig! Factureren klinkt misschien ingewikkeld en spannend, omdat de Belastingdienst enkele factuureisen heeft, maar het is helemaal niet zo moeilijk. Wij helpen je graag!
Houd altijd rekening met de factuureisen van de Belastingdienst
Behoor je tot de categorie ondernemers die verplicht is om een factuur uit te reiken? Dan verwacht de Belastingdienst dat je 12 verplichte basisgegevens toevoegt aan jouw factuur. Hieronder lees je de factuureisen of factuurvoorwaarden.
Factuureisen in de factuurkop
De factuurkop is de kop bovenaan jouw factuur. Hierin moet je verplicht deze factuurvoorwaarden vermelden:
- Jouw bedrijfsnaam en volledige adres
- De volledige bedrijfsnaam en het adres van je klant
- Unieke en doorlopende factuurnummering; het is belangrijk dat jouw factuurnummering opeenvolgend is en dat elke factuur een eigen factuurnummer heeft. Hiermee kan de Belastingdienst controleren of er mutaties hebben plaatsgevonden in de factuur volgnummers
- De factuurdatum of de datum waarop je de factuur verstuurt
- Jouw btw-nummer
- Jouw KvK-inschrijfnummer
Factuurvoorwaarden in de factuurregels
Ook in de factuurregels moet je enkele factuureisen toevoegen. Dit zijn:
- De beschrijving van de geleverde goederen of diensten
- Het aantal van de geleverde goederen of de uren van de diensten
- De leverdatum van de goederen of diensten/de datum van een vooruitbetaling
- Het bedrag exclusief btw
- Welk btw-tarief je in rekening brengt
- Het te betalen btw-bedrag
Wat je nog kunt toevoegen in de factuurvoet
Vergeet ook zeker niet de betalingscondities toe te voegen aan jouw factuur. Ook een factuurtermijn kan erg handig zijn, zo heeft jouw klant meer duidelijkheid over wat de uiterste betaaldatum is. Ook voor jezelf geeft dit houvast, bijvoorbeeld om een betalingsherinnering te sturen. Of wanneer klanten helemaal niet betalen een aanmaning. Dit zijn overigens geen verplichte factuureisen.
Kies een programma waarmee factureren makkelijk wordt
Ben je bang dat je één van de factuurvoorwaarden vergeet? Maak dan gebruik van een makkelijk programma om mee te factureren, zoals TimeChimp. In TimeChimp zijn alle factuureisen ingebouwd, waardoor je voldoet aan de wettelijke eisen. Zo kun je bijvoorbeeld de factuurnummering niet vergeten. Onze factuurmodule maakt factureren makkelijk. Je kunt immers snel alle mogelijke info en factuureisen invullen. Zo blijft jouw boekhouding duidelijk, krijgt jouw klant een volledige factuur én is de Belastingsdienst tevreden.
De factuurmodule van TimeChimp heeft nog andere handige voordelen, zoals het feit dat de module al jouw facturen bewaart in een handig overzicht. Je kunt je facturen ook personaliseren met een eigen lay-out en logo. Heeft jouw klant nog niet betaald? Dan kun je herinneringen en aanmaningen sturen. Ook gebruikmaken van verschillende valuta, kortingen of toeslagen toevoegen of factureren in verschillende talen kan makkelijk. Test nú de functionaliteiten van TimeChimp: de eerste 14 dagen zijn gratis!
