De ene dag waan je je Max Verstappen op het Circuit van Zandvoort; je vlamt door je to-do lijstje en kunt de ene na de andere taak afvinken. Andere dagen voelen alsof je met de auto uren in de file staat voor je überhaupt het circuit te zien krijgt en alsof je gewoon rondjes aan het rijden bent zonder ergens (aan toe) te komen. Als je elke dag wilt vlammen, is het belangrijk dat je er de motivatie en de tijd voor hebt. En daar knelt soms de schoen: soms ‘verlies’ je veel tijd op het werk, zonder dat je echt doorhebt waaraan. Om een beter inzicht te krijgen in je dagen, moet je soms je werkpatroon eens goed onder de loep nemen. Wat gaat goed en waar gaat het mis? En ben jij een gefocust persoon of ben je snel afgeleid? In dit blogartikel vertellen we je meer over hoe je productiever kunt worden door meer inzicht te hebben in je tijdsbesteding en concentratie.
Check je tijdspatroon en registreer per kwartier
Om een goed idee te hebben aan welke activiteiten je het meeste werk spendeert, raden wij aan om je dagelijkse werkzaamheden gedurende je werkdag te registreren. Het makkelijkst is om dit per kwartier te doen, zo kun je ook een kwartiertje loggen om bijvoorbeeld ‘even’ iets uit te leggen aan een collega.
Na een week kun je al een redelijk duidelijke analyse maken van je gewerkte uren. Deze kun je dan filteren op uren die je gewerkt hebt voor een klant, uren die werden besteed aan voorbereidingen, vergaderingen en klantenmeetings en ‘extra tijd’. Extra tijd kan tijd zijn die je spendeert aan vragen van collega’s beantwoorden, reizen naar klanten en meer. Binnen TimeChimp noemen we dit ‘ad hoc’ taken. Dus tijd die je aan zaken spendeert die je vooraf niet ingepland had.
Als je hier eenmaal een overzicht van hebt krijg je een duidelijker beeld van de hoeveelheid en soort uren die je dagelijks maakt. Bijvoorbeeld hoeveel uren die je kunt factureren of die als productieve uren worden gezien en hoeveel uren je spendeert aan werkzaamheden die je niet kan doorberekenen aan de klant. Er is in principe niets mis met deze extra, niet-declarabele uren. Maar belangrijk om te weten is dat als je te veel niet-declarabele uren maakt versus declarabele uren, je in de problemen kunt komen.
Test je concentratie tijdens een ideale dag
Uit je urenanalyse kun je veel conclusies maken. Lijkt het erop dat je problemen hebt met je productiviteit? Plan dan eens een ‘ideale dag’ in. Tijdens deze dag werk je bijvoorbeeld vanuit je huis en sluit je je af van alles. Tijdens deze dag ligt de focus op jou en je werkzaamheden. Zo kun je bijvoorbeeld vooraf inplannen om de hele ochtend te werken zonder je mobiel of je mail te bekijken; deze kun je bekijken tijdens een pauze tussen projecten in. Deze dag is het ideaalbeeld: hoe productief ben je als je niet gestoord wordt door klanten, collega’s, etc. Zo kom je er al snel achter hoeveel werk je kunt verzetten als je de absolute focus hebt zonder interrupties.
Optimaliseer je tijd
Voel je je lekker en vlieg je door je werkzaamheden heen als een ware superman of superwoman? Dan is het zaak om focus te houden en ervoor te zorgen dat je zo min mogelijk gestoord of afgeleid wordt. Als je weet dat dit lastig te voorkomen is, kun je ook aanpassingen doen aan je dag. Stel bijvoorbeeld ‘power hours’ in waarbij je offline gaat of investeer in noise cancelling headphones waarbij collega’s weten dat ze je niet mogen storen wanneer je deze draagt. Iedereen is anders en ieders werkzaamheden zijn anders; dus zijn productiviteitsmaatregelen ook voor iedereen anders. Het is in veel gevallen aan te raden om deze maatregelen te bespreken met je collega’s of je leidinggevende, zodat iedereen weet welke maatregelen je neemt om je productiviteit te verbeteren. Wie weet volgen andere collega’s wel jouw voorbeeld en gaan jullie als team collectief power hours houden!
Het is uiteraard niet de bedoeling dat je ‘ineens’ niet meer bereikbaar bent voor je klanten of dat je collega’s je geen vragen meer kunnen stellen. Maar door duidelijke afspraken te maken kun je de productiviteit voor jezelf en collega’s enorm verhogen, zonder direct concessies te doen aan je bereikbaarheid.
Oefen je spanningsboog
Merk je dat je tijdens je ideale dag ook snel je focus verliest? Zie je nog steeds elk appje binnenkomen, heb je de vogeltjes in je tuin al van boom tot boom zien vliegen en je notificaties op LinkedIn, Facebook en Instagram gecheckt? Dan heb je wellicht een klein concentratieprobleem. Het kan dus zijn dat jouw verminderde productiviteit mede wordt veroorzaakt door je omgeving, maar dat je omgeving niet de enige reden is. Maar niet gevreesd, hier kun je iets aan doen! Zo kun je jezelf trainen om beter de focus te behouden. Je kunt trouwens ook cursussen volgen om jezelf te trainen een betere spanningsboog te hebben. Ook online zijn er verschillende concentratietesten te vinden waarmee je een cijfer of een niveau krijgt qua concentratie en focus. Zo is de concentratietest van Cognifit een aanrader.
Enkele tips voor meer focus
Er zijn veel verschillende zaken die invloed kunnen hebben op je focus. Zo heb je niet-structurele zaken als moe zijn na een mindere nacht of je ziekjes voelen, maar ook structurele zaken zoals direct je e-mail checken wanneer een nieuwe mail binnenkomt. Alleen op de structurele zaken heb je echt invloed, en hier geven we je graag 2 tips voor.
1.Stop met multitasken
We multitasken er de hele dag op los. We appen terwijl we eten bereiden, checken onze mail terwijl we naar iemand luisteren in een vergadering en bellen handsfree in de auto. Toch wordt multitasken door veel professionals als iets ‘slechts’ gezien, omdat je je nooit écht op iets focust. Bovendien geeft multitasken een verslavende werking: elke keer dat je iets oplost krijgt je brein dopamine, wat weer fijn voelt. Jammer genoeg is dit van korte duur: direct erna wil je dit gevoel opnieuw. Hierdoor verslapt je focus volledig, want je wilt alleen nog maar kleine taken doen.
2. Goed eten en goed slapen
Zoals hierboven vermeld kan slaap veel invloed hebben op je focus. Als je jezelf goed en energiek voelt, kun je je beter focussen. Zorg er dus voor dat je een goede nachtrust en goede voeding serieus neemt!
We hopen dat dit blog je wat meer inzichten geeft in je tijdspatroon en je spanningsboog. Ga jij ‘een ideale dag’ proberen?
