Bij TimeChimp zijn we een groot voorstander van best of breed oplossingen, dat zijn we namelijk zelf ook. Kortgezegd betekent zo’n oplossing dat je heel simpel kunt koppelen met andere pakketten om op die manier data uit te wisselen en processen te vereenvoudigen. Dat kan bijvoorbeeld via onze API of Zapier. Daarnaast zijn best of breed oplossingen vaak gebruiksvriendelijker, lopen ze voor wat betreft (nieuwe) technologie en zijn de kosten over het algemeen lager dan all-in-one software, zoals ERP systemen.
Veel van onze klanten omarmen deze best of breed gedachte en maken hier dankbaar gebruik van. Een goed voorbeeld is onze klant SUPPOHRT, zij bieden ondersteuning bij huisartsen- en jeugdzorg. Op veel locaties in Nederland nemen zij de praktijkondersteuning over bij huisartsen en zetten POH Jeugd in bij gemeenten. Zij werken al een aantal jaar naar volle tevredenheid met TimeChimp en maken de data vanuit TimeChimp inzichtelijk in Google Sheets. Daarnaast hebben ze ook hun facturatieproces vereenvoudigd en dit allemaal met een koppeling via Zapier. De koppeling is opgezet door BrixBee, zij maken data uit je applicaties overzichtelijk in één dashboard.
De uitdaging
Uiteindelijk had SUPPOHRT drie wensen waarmee ze bij BrixBee hebben aangeklopt, namelijk:
- Automatisch factureren
- Realtime inzicht in de marge
- Een dashboard voor klanten om gefactureerde uren te controleren
De facturatie nam elke maand veel kostbare tijd in, omdat de uren voor facturatie gecombineerd moesten worden met een korting per uur en een opslag per maand. Daarnaast nam het berekenen van de marge via Excel ook veel tijd in beslag en was ook nog eens foutgevoelig. Als laatste werd de roep om inzicht en transparantie vanuit de klant ook steeds groter. Om de data te visualiseren moest er een keuze worden gemaakt voor Business Intelligence software die ook gebruikt kon worden om klanten inzicht te geven in de gefactureerde uren. De keuze is hierbij gevallen op Google Data Studio.
De oplossing
Om het proces rondom de facturatie te vereenvoudigen en versnellen is er gekozen voor Google Sheets. Elke nieuwe klant wordt direct toegevoegd via het koppelingsplatform Zapier en SUPPOHRT kan vervolgens zelf de korting en opslag per klant toevoegen. Deze korting en opslag worden vervolgens toegevoegd wanneer een factuur in TimeChimp is goedgekeurd, waarna de factuur in Exact Online wordt klaargezet voor een laatste controle.
Om meer inzicht te krijgen is er ook een koppeling gemaakt met Visma Nmbrs, naast de koppeling met TimeChimp en Exact Online. In Visma Nmbrs worden de kosten per uur namelijk bijgehouden, die gebruikt worden om de marge te berekenen. Iets wat overigens ook binnen TimeChimp zelf kan door medewerkers een inkooptarief te geven. Elke applicatie heeft binnen het dashboard een eigen rapportage met daarin de belangrijkste gegevens. In de management rapportage worden de opbrengsten vanuit TimeChimp en de korting en de opslag gecombineerd met de kosten uit Visma Nmbrs. Meer daarover kun je in het artikel ‘Realtime rapportage met omzetgegevens uit TimeChimp‘ lezen op de website van BrixBee.
Realtime rapportage met omzetgegevens vanuit TimeChimp
Het resultaat
De koppelingen die opgezet zijn hebben ook direct resultaat gehad. Zo is het facturatieproces enorm vereenvoudigd wat heeft geleid tot een tijdsbesparing van 2 dagen per maand naar één uurtje. Qua kosten bespaar je dus bijna 2 volledige dagen per maand wat betreft salaris van een medewerker. Verder is er nu een realtime inzicht in de marge via het dashboard, niet alleen per klant maar ook per medewerker over langere periodes. Daarnaast heeft de klant nu inzicht in de gefactureerde uren, per periode (week, maand, jaar) en per medewerker. En dit allemaal geautomatiseerd, waardoor het maandelijkse handmatig bijwerken van de Excel sheet verleden tijd is. Wederom een mooie tijds- en kostenbesparing dus!
Naast de data van TimeChimp, Visma Nmbrs en Exact Online zijn ook de gegevens van Google Analytics toegevoegd. Het dashboard bestaat nu uit 20 verschillende rapportages, gecategoriseerd per applicatie.
Benieuwd naar de mogelijkheden om data inzichtelijk te maken en processen te vereenvoudigen via BrixBee? Neem dan contact op via de chat, 020-7640860 of support@timechimp.com.
