Self-billing wordt ook wel reversed billing genoemd. Werk je als bedrijf veel met zzp’ers, is het interessant self-billing te overwegen. Je stroomlijnt hiermee alle verschillend opgemaakte facturen die je van zzp’ers ontvangt. En jij als klant van die zzp’ers organiseert de registratie van gewerkte uren, declaraties en het goedkeuringsproces. Uiteindelijk verstuur je als bedrijf aan jezelf, namens de zzp’er een goedgekeurde factuur. Hoe dit proces precies werkt, leggen we uit.
Bespaar op de administratieve lasten
Niet alleen de software uitdagingen van grote IT-bedrijven zijn enorm. Het projectmanagement van alle IT-teams is ‘a hell of a job’.
Een kenmerk voor deze afdelingen is dat ze met veel mensen werken in een- of meerdere projectteams. Daarnaast wordt er samengewerkt met ingehuurde specialisten die tijdelijk bij een projectteam aanschuiven. Niet zelden worden deze specialisten weer ingezet op andere projecten. De teams kunnen dus bestaan uit vaste medewerkers, gedetacheerden en zzp’ers. Allemaal hebben ze afspraken gemaakt in hun contract over salaris en betaling. Hun facturen belanden allemaal op de financiële administratie.
Tijdregistratie: that’s one small step
De vele uren werk die teams verzetten, willen projectmanagers toeschrijven aan de juiste projecten en/of klanten. Dit klinkt misschien als een nachtmerrie maar dat hoeft het niet te zijn. Zowel de projectmanagers als de financiële administratie winnen veel tijd dankzij gebruiksvriendelijke tijdregistratie– en declaratie software. Het registreren van de gewerkte uren, uitgaven en kilometers op projectbasis en per klant is het uitgangspunt. Als projectmanager heb je inzicht welke taken binnen budget worden afgerond en waar overschrijding dreigt. De registraties en declaraties worden automatisch toegeschreven aan de juiste projecten en de software stelt je in staat verschillende partijen bij het goedkeuringsproces te betrekken. Niet alleen de projectmanager wordt hier blij van, de administratie ziet welke uren zijn goedgekeurd en kan vervolgens klanten factureren.
Self-billing: one giant leap
Het belang van goede tijdregistratie is dus het snel en slim kunnen versturen van correcte facturen. Bij self-billing gebruik je de tijdregistratietool tevens voor het organiseren van binnenkomende facturen. Als je dit niet doet krijg je van elke zzp’er een afwijkend opgemaakte factuur. In je organisatie moeten projectmanagers deze facturen controleren voordat ze kunnen worden betaald.
Bij self-billing draai je het proces om. Je spreekt met de zzp’ers af dat ze hun gewerkte uren en declaraties in TimeChimp registreren. De tool koppelt de registraties aan de juiste projecten. De projectmanager keurt ze goed of bespreekt ze met de zzp’er. Na goedkeuring stel je als bedrijf een factuur op aan je eigen bedrijf, namens de zzp’er.
Dit bespaart veel tijd op de administratieve afdeling en de zzp’er krijgt sneller betaald.
Wettelijke voorwaarden self-billing
Je begrijpt dat de wet eisen stelt aan de uitvoering van dit proces. De twee belangrijkste voorwaarden zijn:
- Alle partijen moeten vooraf instemmen met self-billing.
- Op de factuur moet worden vermeld dat een ‘factuur uitgereikt door afnemer’ betreft.
- Bekijk alle voorwaarden die de belastingdienst stelt.
TimeChimp zorgt dat aan deze voorwaarden wordt voldaan. Als bedrijf is belangrijk dat je de workflow goed communiceert met zzp’ers zodat ze op de juiste manier hun gewerkte uren, kilometers en declaraties registreren.
De belangrijkste voordelen van self-billing voor de onderneming:
- Bespaar tijd op de financiële afdeling van het bedrijf.
- Gestroomlijnd administratief proces met de zzp’ers.
- Voorkom foutieve facturen en verminder het versturen van creditnota’s.
De belangrijkste voordelen van self-billing voor de zzp’er:
- Hoeft geen facturen meer te maken.
- Ziet in de tool wanneer zijn uren zijn goedgekeurd.
- Krijgt sneller betaald omdat het hele administratieve proces wordt versneld.
Met self-billing in TimeChimp vereenvoudig je het administratieve proces enorm. Voor grote IT-bedrijven en -afdelingen is het echt een uitkomst.
