Ieder ondernemer heeft er wel eens mee te maken: klanten die niet op tijd of zelfs helemaal niet betalen. De vraag is hoe je hier als ondernemer het beste mee om kunt gaan. Om je op weg te helpen leggen we in dit blog het verschil uit tussen een betalingsherinnering en een aanmaning. En natuurlijk vertellen we je hoe je deze het beste vorm kunt geven. Zo weet je zeker dat jij deze moeilijke kwestie goed aanpakt.
Heeft je klant de factuur wel gezien?
Als je een klant hebt die een factuur niet betaald heeft is het altijd slim om te controleren of de klant de factuur wel gezien heeft. Misschien is de klant zich van geen kwaad bewust en heeft hij of zij jouw factuur over het hoofd gezien. TimeChimp biedt hier de helpende hand, omdat je precies kunt zien of en wanneer de klant jouw e-mail heeft ontvangen en zelfs geopend.
Mocht de klant de factuur niet ontvangen hebben of geopend, dan kun je dezelfde factuur nogmaals versturen of even bellen met de klant. Heeft de klant de factuur wel geopend? Dan kun je ervoor kiezen een telefonische of schriftelijke betalingsherinnering te sturen. Een betalingsherinnering sturen kan heel gemakkelijk via de factuurmodule van TimeChimp.
Betalingsherinnering: termijnen
Meestal hebben facturen een betalingstermijn van 30 dagen. Heeft de klant niet betaald? Wacht dan nog een paar dagen en verstuur daarna een betalingsherinnering. In de betalingsherinnering kun je de klant een betalingstermijn van 7 dagen geven. Betaalt de klant na (ruim) 7 dagen nog steeds niet? Dan kun je overstappen op een aanmaning.
Dit zet je in de betalingsherinnering
Natuurlijk is het belangrijk dat je betalingsherinnering vriendelijk is. Er kunnen bepaalde omstandigheden zijn waarom de klant je factuur nog niet betaald heeft, dus blijf altijd beleefd. Schrijf een duidelijk bericht, waarin je verwijst naar de eerder verzonden factuur. Vermeld in de betalingsherinnering ook altijd het factuurnummer, de factuurdatum, het openstaande bedrag en het ordernummer. Geen zorgen, de facturatietool van TimeChimp helpt je hierbij!
Een aanmaning versturen
Mocht de klant na een betalingsherinnering nog steeds niet betalen, dan kun je een aanmaning sturen. Met een aanmaning vraag je de klant op een fermere, maar nog steeds vriendelijke manier om de factuur te betalen. Het is belangrijk dat de aanmaning een goede structuur heeft, persoonlijk is en feiten opsomt. Laat zien hoe vaak je de klant al gevraagd hebt te betalen en verwijs dus naar eerdere facturen en betalingsherinneringen.
Aanmaning: termijnen
Je wilt de klant/debiteur aan de factuur blijven herinneren. Daarom is het belangrijk dat je na de betalingsherinnering niet te lang wacht met het versturen van de aanmaning. Ga uit van maximaal 3 dagen nadat de laatste betalingstermijn is verstreken.
In een aanmaning stel je opnieuw een betalingstermijn, maar dan een die korter is. Je mag bij de eerste aanmaning gerust een betalingstermijn van 5 dagen hanteren. Betaalt de klant nog steeds niet? Stuur dan nogmaals een laatste aanmaning. In deze aanmaning, ook wel een sommatie genoemd, vraag je de klant dringend doch vriendelijk om te betalen, voordat je gerechtelijke stappen zult moeten ondernemen. In een laatste aanmaning is een betalingstermijn van 3 dagen redelijk.
Gemakkelijk herinneringen en aanmaningen versturen
Wij begrijpen dat het vervelend is als een klant niet betaalt. Om je zorgen over onbetaalde facturen wat te verminderen, kun je via TimeChimp gemakkelijk betalingsherinneringen en aanmaningen versturen. Met TimeChimp zijn onbetaalde facturen en verstuurde betalingsherinneringen en aanmaningen altijd eenvoudig inzichtelijk. En dankzij dat overzicht, heb jij wat minder zorgen!
