Herkenbaar voor projectmanagers: terwijl het team hard werkt aan lopende projecten, heb jij je handen vol aan het monitoren van deadlines en controleren van budgetten. Tegelijkertijd willen klanten weten hoe het ervoor staat en snakken ze naar een voortgangsrapportage. Je hebt genoeg te doen dus de stelregel is; hou het kort en bondig. Maar alle data verzamelen en er een visueel overzicht van maken, is een tijdrovende bezigheid. Kan dat niet makkelijker?
We leggen je graag uit hoe je efficiënt en in korte tijd met behulp van urenregistratiesoftware een projectvoortgangsrapportage kan maken.
Oplossing: urenregistratie op projectbasis & realtime dashboards
Voor een ervaren projectmanager spreken de voordelen van urenregistratie op projectbasis voor zich: alle teamleden kunnen efficiënt werken en hebben controle over hun eigen timemanagement. Alle uren die het team registreert, worden per taak opgeslagen. Deze data kunnen weer worden gebruikt om klanten eenvoudig en snel te factureren en bij het plannen van nieuwe projecten. Maar ook de voortgangsrapportage van lopende projecten kan veel eenvoudiger door tijdregistratie te koppelen aan dashboards.
De sleutel: realtimedata. De projectmanager zorgt er allereerst voor dat zijn team dagelijks en consequent de gewerkte uren registreert. Als hij of zij vervolgens in de tijdregistratietool gebruik maakt van slimme dashboards, is het handmatig maken van voortgangsrapportages overbodig geworden. Kortom, bespaar kostbare tijd met geautomatiseerde realtime dashboards:
- Medewerkers registreren hun uren per taak, project en klant. Tip: met sommige tools kunnen medewerkers tevens hun declaraties indienen die je vervolgens weer gemakkelijk aan de projectkosten kan toevoegen voor een beter totaaloverzicht.
- Alle geregistreerde gegevens worden verzameld in overzichtelijke project-dashboards en zijn direct in te zien door alle betrokkenen.
- Geef je klant toegang tot een specifiek dashboard waar hij op elk moment de status van deadlines, budgetten en werkzaamheden kan volgen.
Tips voor handige realtime dashboards
Met de juiste tool is succes verzekerd. Concentreer je bij het selecteren van de juiste tool op drie belangrijke onderdelen: projectmanagement, tijdregistratie en realtime dashboards. Hieronder een handige checklist met de belangrijkste functies waaraan je urenregistratietool moet voldoen:
- Minuut-nauwkeurige tijdregistratie per project, taak en klant.
- Medewerkers kunnen vrij kiezen uit de verschillende opties van urenregistratie, waardoor de tool voor elke manier van werken optimaal kan worden gebruikt.
- Mogelijkheid te koppelen met externe software of een reeds geïntegreerde projectmanagementtool.
- Meerdere filtermogelijkheden voor veelzijdige data-overzichten.
- Een geïntegreerde dashboardmodule die alle geregistreerde projectgegevens realtime weergeeft en is gekoppeld aan budgetten, milestones en deadlines uit het projectplan.
- Mogelijkheid om statusrapporten via de dashboardmodule te downloaden en/of de klant realtime toegang te geven tot een cloudgebaseerde omgeving.
Stap over van statusrapportages naar realtime dashboards
Als we je hebben kunnen overtuigen over te stappen van handmatig gemaakte statusrapporten van je projecten naar realtime dashboards overweeg dan TimeChimp te gaan gebruiken. Een projectgebaseerde tijdregistratietool met tal van handige functies die dagelijkse werkzaamheden makkelijker maken. In een handomdraai registreer je gewerkte uren per taak, project en klant met behulp van een timer, tracker of via agendasynchronisatie. Agile projectmanagement en een transparante samenwerking met je klanten is mogelijk dankzij heldere projectplanningen, overzichtelijke dashboards, persoonlijke klantportalen en vooraf ingeregelde goedkeuringsprocessen.
Overtuig jezelf en test TimeChimp vrijblijvend met de 14-daagse proefversie. Stop met handmatig gemaakte wekelijkse statusrapportages, bespaar waardevolle tijd en voorkom irritaties met realtime dashboards. Easy does it.
