Projectleiders, eigenaren en HR managers van detacherings- en uitzendingsbureaus snappen allemaal het belang van inzicht hebben in de meest waardevolle middelen die je aanbiedt. Over het algemeen zijn dat de medewerkers die je wegzet bij klanten. De belangen zijn dus duidelijk en geen issue, maar breng het maar eens in de praktijk. Volgens veel managers lastig, of zelfs onmogelijk. Hoe pak je dit aan?
Om dit te onderzoeken zijn we in onze gebruikersdata gedoken om zo de ideale workflow voor detacheerders en uitzendbureaus te vinden. En daar kwamen een aantal interessante inzichten en stappen uit naar voren. In 7 stappen leggen we je de ideale workflow uit.
Tip: schrijf de ideale workflow van jouw bedrijf uit
Bij het verbeteren van bedrijfsprocessen of het proberen om inzicht te vergaren in iets waar dat voorheen ontbrak is het belangrijk dat je eerst even uitzoomt. Wat is jouw ideale manier van werken? Het is volkomen natuurlijk om gewend te raken aan een proces en aan de hand van dat proces een oplossing proberen te zoeken. Maar dat betekent niet dat er geen andere, en misschien zelfs efficiëntere, oplossingen zijn. Waarschijnlijk zijn er zelfs bedrijven die dit al in de praktijk brengen. Daarom is het uitzoomen zo belangrijk, zo verbreed je de scope.
Op basis van (anonieme) gebruikersdata binnen TimeChimp geven we je alvast een voorzet en helpen we je op weg in het uittekenen van jouw ideale manier van werken:
1. Nieuwe medewerker toegang verlenen tot account
Super, je hebt een nieuwe medewerker aangenomen die klaar is om uitgezonden of gedetacheerd te worden bij een externe partij (inlener). Geef deze alvast toegang tot zijn persoonlijke omgeving, zodat hij kan zien waar hij of zij op één punt zijn registraties zal maken voor zowel de detacheerder als het bedrijf waar hij of zij terecht zal komen. Hier geef je ook de informatie mee die alleen relevant is voor de uitlener, denk hierbij bijvoorbeeld aan in- en verkooptarieven.
2. Medewerker wordt gedetacheerd bij de inlener
Hier doet de detacheerder waar ze het best in zijn: een match vinden tussen een vraag van de inlener en de medewerker. De medewerker wordt op de hoogte gesteld van de opdracht en de juiste documenten worden onderling uitgewisseld.
3. Inlener toegang geven tot bepaalde gegevens via klantenportaal
De medewerker is klaar om aan de gang te gaan bij de inlener. De inlener wordt vervolgens specifiek toegang verleend tot het juiste systeem, bijvoorbeeld een Klantenportaal. Hier bepaalt de uitlener wat relevant is voor de uitlener om aan data in te kunnen zien. Denk aan het aantal geschreven uren op een bepaald project en de prijs die hier vervolgens aan verbonden is.
4. Medewerker schrijft gewerkte uren
De medewerker is nu in dienst van de inlener. Alle uren die hij schrijft kunnen op verschillende niveaus bijgehouden worden. Dit kan op project, klant, activiteit, medewerker en/of team niveau. Als er uren geschreven zijn door de medewerker, worden deze aangeboden aan de inlener. Door dit via een online tool te doen voorkom je gezeur met urenbriefjes die niet, te laat of half worden ingeleverd.
5. Uren worden goedgekeurd door de inlener
Via de eerder genoemde toegang in het klantenportaal kunnen deze uren goed- of afgekeurd worden door de inlener. Hiermee voorkom je discussie achteraf en kun je sneller factureren.
6. Uitlener heeft real-time inzicht in projecten en budgetten
Ook schaft het direct inzicht in bijvoorbeeld projectvorderingen of overgebleven budget. Allemaal centraal in één duidelijk overzicht. Geen ingewikkelde dashboards meer doordat alle medewerkers in een centraal systeem staan dat wordt gebruikt door alle drie de betrokken partijen.
7. Met een druk op de knop wordt een factuur gestuurd van uitlener naar inlener
Als de uren eenmaal goedgekeurd zijn kunnen deze met een druk op de knop gefactureerd worden aan de inlener. Doordat de juiste in- en verkooptarieven gekoppeld zijn aan de medewerker weet je zeker dat dit altijd goed gebeurt.
Bij detachering gaat het bijna altijd om een ‘driehoeksrelatie’. Bij implementatie van bovenstaande workflow hebben alle drie de partijen meer grip en overzicht over het proces.
Conclusie
Veel detacherings- en uitzendbureaus werken met ingewikkelde constructies en omslachtige programma’s. Vaak is de medewerker hier de dupe van, die dient namelijk z’n uren in meerdere verschillende systemen te registreren. Over omslachtigheid gesproken. Door het uittekenen van de ideale workflow van jouw organisatie krijg je inzicht in waar de pijnpunten zitten en waar je zaken kunt automatiseren en optimaliseren. Door uit te zoomen kun je dit aanpakken bij de bron en het leven makkelijker maken voor jezelf, de inlener én de medewerker. Zo hou jij tijd over om je met belangrijkere zaken bezig te houden!
Maak een einde aan de ‘administratieve last’ en probeer TimeChimp nu gratis 14 dagen uit.
