Hoe kun je als HR-manager strategische waarde toevoegen aan de organisatie? Welke kennis en kunde is daarvoor bijvoorbeeld nodig en hoe kan je jezelf voorbereiden op je nieuwe rol en bijbehorende (nieuwe) taken? Dat lees je in dit blog.
Het is inmiddels wel duidelijk; we moeten af van de traditionele invulling van de HR-afdeling. Er is noodzaak om drastisch te veranderen. We zien in de huidige tijd een toegenomen complexiteit en dynamiek van de arbeidsmarkt en organisaties. Verschillende factoren hebben hier invloed op, zoals de globalisering, de digitalisering en de wereldwijde financiële crisis.
Verschuiving van HR-taken
In menig organisatie zijn veel HR-zaken ‘standaard’ geworden, zoals de traditionele functionerings- en beoordelingsgesprekken. Voor veel HR-afdelingen een vast item op de agenda. De huidige HR-cyclus is hierbij te veel en te vaak gericht op zwakke plekken van de medewerker in plaats van de focus te leggen op het ontdekken van talent en coaching van de medewerker. Uit onderzoek blijkt dat veel talent op de werkvloer nauwelijks aangesproken wordt en dat is dus echt een gemiste kans.
Het kan ook anders. In organisaties waar Agile (een manier van werken die voor allerlei soorten veranderingen en projecten toepasbaar is) wordt gewerkt, verschuiven vrijwel automatisch meer HR-taken en verantwoordelijkheden naar zelforganiserende teams. Teams nemen grotendeels de taken rondom instroom-doorstroom-uitstroom over. Coachen van de medewerkers vindt plaats op de werkvloer en talent wordt op deze manier sneller ontdekt. Er wordt in deze organisaties een cultuur gecreëerd waarin het prettig werken is en dat komt het lage personeelsverloop weer ten goede.
Bedrijfscultuur als strategie
Bedrijfscultuur is bij meer en meer bedrijven een strategisch doel geworden. Om die reden selecteren medewerkers de nieuwe collega’s. Zij weten of iemand past in de bedrijfscultuur. Veel HR-afdelingen kennen maar één belang en dat is hun eigen belang en de wereld te houden zoals die is. Wanneer er dan nieuwe mensen geworven zullen worden, zou de kans groot zijn dat er iemand wordt aangesteld die ‘een van hen’ is, hetgeen niet per definitie in het belang van de organisatie is.
Toenemende digitalisering
Tegelijkertijd zien we ook dat de technologische ontwikkelingen momenteel grote stappen maken. Digitalisering zorgt er bijvoorbeeld voor dat bepaalde taken, zoals administratieve werkzaamheden, wegvallen en dat juist andere taken binnen organisaties gecreëerd worden. Deze nieuwe functies zorgen ervoor dat ingespeeld kan worden op de veranderingen die de digitalisering teweegbrengt. Flexibiliteit van inzet van medewerkers is in deze nieuwe situatie een vereiste.
Met dezelfde capaciteit meer output leveren
Inzicht in HR-data kan organisaties enorm helpen om personeel beter in te zetten, waardoor de productiviteit wordt verhoogd. Efficiency als kernwoord. De HR-afdeling kan hierin een grote rol spelen en toegevoegde waarde creëren. Momenteel zijn veel HR-afdelingen druk met operationele zaken zoals verzuim, aanwezigheid, verlof en het maken van planningen en roosters. Er wordt bij sommige organisaties nog altijd gewerkt met verlofbriefjes, Excelsheets en het mondeling aanvragen van verlof. Dit kost veel tijd en doordat er veel handmatige handelingen in zitten is de kans op fouten groot.
Het invoeren van nieuwe verlofregistratiemethodes bij veel organisaties blijkt in de praktijk toch niet altijd even eenvoudig. Mensen zijn gewoontedieren en daarom leidt het implementeren van nieuwe ontwikkelingen meer dan eens tot weerstand. Toch is dit wel degelijk nodig, want verlof bijhouden in Excel kan echt niet meer. Als je alle workflows automatiseert, kan het allemaal heel simpel zijn. Je maakt één keer een blauwdruk van de lijst met procedures. Hiermee kunnen manager en medewerkers vervolgens gaan werken; zij kunnen alles volgens de vastgelegde procedures afhandelen. Zodoende wordt de rol van HR meer signalerend dan opererend. Veelal zie je dit niet direct terug, maar merk je het pas op den duur. Onder andere aan je omhoogschietende productiviteitsgehalte!
Herinrichten van processen is dus het advies. Ondanks alle mogelijke weerstanden die dit met zich meebrengt. De software van TimeChimp zorgt voor een perfecte basis. Zo maakt de ziekte- en verlofregistratie het heel eenvoudig om uren bij te houden bij ziekte of verlof. Wil je weten of medewerkers verlof hebben aangevraagd of weten hoe het ziekteverzuim zich verhoudt ten opzichte van de vorige periode? TimeChimp zorgt voor dat inzicht.
Ook overuren gemakkelijk bijhouden
TimeChimp maakt het ook heel gemakkelijk om (automatisch) overuren bij te houden. Je kunt elke medewerker een bepaald aantal contracturen meegeven. Wanneer diegene meer of minder uren werkt dan in het contract staat, wordt dit automatisch verwerkt in het overuren saldo. Met de urenregistratie software is het zelfs mogelijk om speciale activiteiten aan te maken, zoals Tijd voor Tijd. Zo kunnen medewerkers eenvoudig hun overuren opnemen, die ook direct verwerkt worden door het systeem.
Ideale workflow door slimme integraties
Je kunt de urenregistratie van TimeChimp eenvoudig koppelen aan andere software, bijvoorbeeld je boekhoudpakket of salarisadministratie. Denk hierbij aan pakketen zoals AFAS, Exact Online, Twinfield, Nmbrs en Loket. Op die manier vereenvoudig je niet alleen verschillende processen, maar minimaliseer je ook het invoerwerk. Op die manier bespaar je niet alleen tijd, maar voorkom je ook fouten.
Meer weten over TimeChimp? Schrijf je dan in voor ons webinar of probeer de tool 14 dagen gratis en vrijblijvend uit.
