Vraag jij je weleens af hoe jouw organisatie er over 5 jaar uitziet? Is jouw team helemaal klaar voor de toekomst? Als ondernemer of manager van de afdeling HR en IT is het een grote uitdaging om de bedrijfsprocessen zo efficiënt mogelijk in te richten en de organisatie future proof te maken.
Digitalisering heeft een grotere impact dan je wellicht denkt. Digitalisering, Artificial Intelligence, Internet of Things en big data staan op het punt om organisaties drastisch te veranderen. Wat betekent dit voor werkgevers, werknemers en bepaalde beroepsgroepen?
Ontwikkelingen als robotisering en IoT spelen in de industrie inmiddels al een grote rol. Deze ontwikkelingen zorgen ervoor dat het automatiseren van productie steeds goedkoper en geavanceerder wordt. Integratie van systemen wordt nu al op grote schaal toegepast. Ook in vele andere sectoren zal de robotisering z´n intrede doen. We denken hierbij al snel aan fabrieksarbeid dat draait om simpele, repetitieve handelingen. De werkelijkheid is iets gecompliceerder. Het onderscheid zit niet tussen lichamelijk werk en werk waar cognitieve vaardigheden voor nodig zijn. Het eigenlijke onderscheid is dat tussen routinematig en niet-routinematig werk. In alle beroepsgroepen dreigt robotisering van de routinematige. Onlangs kwam PwC met het nieuws dat er 1,6 miljoen banen dreigen te verdwijnen door digitalisering.
Machine learning
Er zijn al nieuwe vormen van AI die prestaties kunnen leveren die wij normaal gesproken intelligent en creatief noemen. Machine learning is een applicatie binnen AI waarmee je de machine toegang geeft tot datasets. Daarna kan je de machine zelf leren wat de beste methodes en handelingen zijn. Machine learning heeft vooral zo’n enorme potentie omdat je de acties en routes niet hoeft voor te schrijven. Het enige wat je doet is kaders aangeven: de AI verwerkt vervolgens data, en maakt dan keuzes en doet aanbevelingen. De techniek wordt al toegepast voor het filteren van spam.
Andere voorbeelden die wellicht binnenkort door een robot worden overgenomen zijn Tijdregistratie, Urenregistratie & facturatie en Afwezigheidsverzoeken.
- Tijdregistratie
Na de prikklok hebben we de afgelopen jaren een digitalisering doorgevoerd en een overstap gemaakt naar tijdregistratiesoftware. Maar ook mobiele applicaties hebben door de jaren heen veel progressie gemaakt op het gebied van tijdregistratie, zodat werknemers alsmaar minder handmatig hoeven in te voeren. Toch zijn er nog altijd (te) veel verschillende devices of applicaties nodig. Een robot die is geïntegreerd in de tijdregistratie-applicatie zou je activiteiten en de bijbehorende tijdstippen eenvoudig kunnen registreren en verwerken. Daarnaast zou spraakherkenning tijdregistratie kunnen versimpelen: je zegt hoeveel uren je aan een project hebt besteed en de robot verwerkt het in het systeem.
- Urenregistratie en facturatie
Voor personeel dat per uur wordt betaald, kan het bijhouden van uren en het factureren daarvan tijdrovend zijn en als moeizaam worden ervaren die enkel afleidt van de hoofdwerkzaamheden. Door een inkloksysteem te ontwikkelen waarbij de telefoon van de werknemer in verbinding staat met sensoren op de werkplaats, kan dit proces geautomatiseerd worden. Ook een GPS-systeem kan uitkomst bieden, zodat de robot kan zien dat personeel uit huis is voor een gesprek bij een zakenrelatie. Zo hoeven medewerkers alleen nog taken te bevestigen, zoals de gewerkte tijd of het aantal overuren dat de robot heeft geregistreerd.
- Afwezigheidsverzoeken
Een robot die out of office verzoeken verzorgt zou in het meest ideale geval complete afwezigheidsverzoeken kunnen afhandelen. Wanneer de robot is aangesloten op een tijdregistratiesysteem, kan die eenvoudig verschillende vormen van afwezigheid verwerken, van betaald verlof tot een vrije dag vanwege een verhuizing. En de bot kan vervolgens een overzicht met de resterende vrije dagen verzorgen.
Na digitalisering komt automatisering
Genoeg ontwikkelingen dus die voor jouw organisatie en afdeling een rol gaan spelen.
Heb jij je organisatie gedigitaliseerd? Dan ben je klaar voor de volgende stap: automatisering. Als je al je bedrijfsprocessen naloopt, zal je zien dat je daarvan veel automatisch kunt uitvoeren.
Met dashboarding haal je nog meer uit je digitalisering en automatisering. Sterker nog, een digitale onderneming kan eigenlijk niet zonder dashboards. Deze tools maken je processen inzichtelijk en overzichtelijk. Een dashboard is een visuele weergave van je bedrijfsdata. Zo kun je je kritieke prestatie-indicatoren (KPI’s) goed in de gaten houden.
Urenregistratie kan sneller, innovatiever en eenvoudiger, zodat jij je bezig kunt houden met zaken die er echt toe doen. Daar zorgen we voor bij TimeChimp. Dagelijks zijn we bezig met innoveren en ontwikkelen, om urenadministratie elke dag eenvoudiger en intuïtiever te laten zijn. Koppelingen met dashboarding zoals PowerBI zijn de standaard.
Of wat dacht je van projectadministratie? Vooral als allerlei teams aan verschillende projecten werken, kan deze administratie onoverzichtelijk worden. Als je projecten automatisch beheert en factureert, loop je nooit meer achter de feiten aan.
