Naar aanleiding van onze feedback vraag vanuit dit blog hebben we buitengewoon veel reacties ontvangen. Veelal positief, maar gelukkig zijn er op ons verzoek ook genoeg verbeteringen doorgegeven. Deze stond bij de klant hoog op het lijstje, dus dan geldt dat uiteraard ook voor ons. Vanaf heden is het mogelijk om nog makkelijker je HR administratie centraal te beheren.
Nieuwe functionaliteit: toevoegen documenten bij medewerker
Het is in het voordeel van de organisatie als alle documenten centraal op één plek beheerd kunnen worden. Dit geldt uiteraard ook voor je werknemers. Maak een weloverwogen afweging welke informatie je in TimeChimp vast wilt leggen, deze nieuwe functionaliteit zorgt ervoor dat je documenten kunt toevoegen op medewerker niveau.
Dit biedt verschillende voordelen, allereerst zorgt het voor overzicht. Het is wel zo makkelijk als jij als manager of eigenaar in kunt zien welke afspraken er ook alweer in het contract van de betreffende medewerker stonden. Ten tweede biedt het mogelijkheid om bepaalde diploma’s en certificaten toe te voegen. Wanneer verliep dat heftruckcertificaat ook alweer? Kijk even bij de medewerker z’n bestanden en je vindt het eenvoudig terug. Een derde bijkomstigheid is dat je eenvoudig verschillende medewerkers met elkaar vergelijkt. Misschien zijn er wel verschillende afspraken met mensen in een functie die ongeveer hetzelfde is. Het is uiteraard lastig voor HR managers om dit allemaal te onthouden en te beheren. Hetzelfde geldt voor het updaten van de documenten. Verwijder het oude contract, certificaat of document bij nieuwe afspraken en vervang het door een nieuwe. Fluitje van een cent!
Tot slot bepaal je nog wie er bepaalde documenten wel of niet in mag zien. Alleen Beheerders kunnen dit namelijk en je kunt zelf aangeven wie deze rol binnen TimeChimp heeft. Zo voldoe je aan de juridische plicht om documenten alleen beschikbaar te stellen voor diegene die inzage mogen hebben, maar heb je tegelijkertijd ook flexibiliteit. Zo maak je jouw (werk)leven nóg een stukje makkelijker.
Conclusie
Het beheren van documenten wordt vaak een administratieve nachtmerrie. Waar bewaarde de verantwoordelijke collega ook alweer de (contract)afspraken met de medewerker? Beheer alle documenten van een medewerker in TimeChimp, houd overzicht en bepaal wie er wel en vooral wie er géén toegang heeft tot de gegevens.
Probeer TimeChimp met documentenbeheer 14 dagen gratis en geheel vrijblijvend uit.
