Werk jij nog met Excel? Je bent niet de enige. Veel organisaties werken nog altijd met Excel en de uitgebreide formules die het bevat. Lekker vertrouwd en overzichtelijk. Althans, zo wordt gedacht. Naarmate de hoeveelheid informatie toeneemt, neemt ook de complexiteit toe en daarmee ook het gevaar op fouten. En dat kan een onbetrouwbaar rapport opleveren met soms grote gevolgen als resultaat. Zeker als je jouw sturingsinformatie daaruit haalt!
Waarom dan toch vasthouden aan Excel? Zoals gezegd, lekker vertrouwd maar ook is er veel onwetendheid over de mogelijkheden die er tegenwoordig naast Excel zijn. Benieuwd naar een van deze mogelijkheden? Lees dan zeker verder!
Data driven
Tegenwoordig draait alles om data en dat zal alleen maar toenemen. Zéker met de toenemende digitalisering. We spreken regelmatig medewerkers van organisaties die zich bezighouden met finance en/of data en uren of zelfs dagen met Excel in de weer zijn. Zij hebben zelf toegang tot actuele informatie in hun systemen maar realiseren zich vaak onvoldoende dat andere collega’s, zoals inkopers, verkopers en MT-leden, diezelfde behoefte hebben.
Wil je als organisatie voorbereid zijn op de toekomst? Dan voldoet alleen Excel niet meer, voornamelijk omdat het een statisch product is. Iedere analyse en elk rapport opgemaakt in Excel is op het moment van publiceren namelijk al ‘verouderd’. Dit komt omdat Excel niet interactief is en een toelichtende verklaring dus niet altijd voorhanden is. En dat is natuurlijk niet meer van deze tijd. Informatie moet interactief zijn en vragen direct beantwoorden op basis van complete en actuele informatie. Power BI is dé oplossing.
Wat is Power BI?
Power BI is een krachtige ‘business intelligence’ tool, waarmee je eenvoudig data-analyses uitvoert en die eindgebruikers in één oogopslag de juiste inzichten toont.
Power BI maakt een directe verbinding met vele databronnen. Omdat alles geautomatiseerd is heb je niet te maken met handmatige exports en eindeloze data-bewerking. Dit voorkomt fouten en scheelt veel tijd. Door de directe koppeling is het ook mogelijk om real-time inzicht te krijgen in de resultaten. En Power BI is vele malen sneller dan Excel wat zorgt voor een optimale gebruiksvriendelijkheid. De Power BI dashboards en rapporten kunnen eenvoudig gedeeld worden met collega’s via een online omgeving. Via deze weg is het mogelijk om de dashboards op elk apparaat en op elke mogelijke locatie te bekijken.
De voordelen van Power BI:
- Interactieve werking
- Directe verbinding met interne en externe bronnen
- Gebruiksvriendelijke interface
- Grote tijdwinst
- Voorkomt fouten
- Overzichtelijke presentatie
Sturen op uren
Eén van onze favoriete Power BI tricks. Stel je voor: je rapporteert iedere maand je winstmarges en de gewerkte uren op een project. Maar nu vertelt het dashboard dat de winstmarges in februari lager waren dan in januari. Waar je voorheen zelf de data in moest duiken om een verklaring te zoeken kun je tegenwoordig aan Power BI vragen de data te analyseren en een suggestie voor een mogelijke oorzaak te doen. Zo kun je eenvoudig zien of er voldoende (of juist teveel) uren geregistreerd zijn op een project.
Wil je de informatie delen met je afdeling? Power BI is prima te gebruiken om op een overzichtelijke manier de resultaten te presenteren. PowerPointpresentaties zijn niet langer nodig. Benieuwd hoe je een dataset het beste weergeeft in een rapport of dashboard? Je kunt Power BI vragen om suggesties van voorbeeldweergaven te laten zien op basis van de data. Zo weet je snel welke weergave het beste past.
Voorspellende technieken
Ben je benieuwd naar het effect van verschillende scenario’s? Gebruik Power BI om de scenario’s uit te werken. In het eerdergenoemde voorbeeld vertelt Power BI wat er gebeurt met de winstmarge wanneer het aantal gewerkte uren op een project daalt vanwege een forse stijging van het ziekteverzuim. Op deze manier kun je eenvoudig de scenario’s doorvoeren en kom je tot de juiste inzichten.
Stap over op Power BI
De mogelijkheden van Power BI en TimeChimp eenvoudig zelf uitproberen? Wij bieden 4 dashboards aan, waardoor je direct van start kunt:
- Management dashboard
- Medewerker dashboard
- Project dashboard
- Urenoverzicht
Wil je meer informatie over de mogelijkheden van TimeChimp i.c.m. Power BI voor jouw bedrijf? Neem vrijblijvend contact met ons op.
