Een van de markten waar TimeChimp zich meer naartoe aan het bewegen is, is de detachering- en uitzendbranche. Je ziet steeds vaker dat bedrijven specialisten inhuren in plaats van zelf in dienst nemen. Bijvoorbeeld omdat er simpelweg geen fulltime functie beschikbaar is. Of omdat je als ondernemer op zoek bent naar (tijdelijke) expertise op een bepaald vlak.
Daarnaast kan het voor de medewerker met een specialisatie ook fijn zijn om zijn kennis voor meerdere klanten in te kunnen zetten. Op die manier heb je meer afwisseling in je werk bijvoorbeeld en kun je je breder ontwikkelen, omdat je overal een kijkje in de keuken krijgt. Zeker in de ICT zien we steeds meer specialisten zich aansluiten bij een detacheringsbureau.
Meten is weten
Vaak blijken aloude clichés waar. En ja, ook dit geldt voor uitzendbureaus en detacheerders: je kunt niet verbeteren wat je niet kunt meten. Zo geldt dat ook voor het meten van prestatie. Een (extreem) breed begrip natuurlijk, daar ben ik me zeker van bewust. Daarom zoom ik in op het meten van prestatie van werknemers.
Als je niet weet hoe je de prestaties van je werknemers moet meten, weet je niet wat je moet veranderen om een proces efficiënter in te richten. Open deur: als je niet in staat bent een probleem te identificeren, laat staan meten, kun je het dus niet aanpakken.
Hoe kun je prestaties dan meten?
Begin met het implementeren van de juiste oplossingen. Stukje bij beetje. In dit geval wil je de productiviteit of declarabiliteit van je werknemers meten en aan de hand daarvan gerichte acties verzinnen. Laaghangend fruit: een tijdmanagement systeem in de vorm van urenregistratie.
Urenregistratiesoftware helpt je met het meten van prestaties van gedetacheerde werknemers. Het geeft inzicht voor de werknemer, de inlener en de detacheerder of uitlener. Win-win-win, en dat is uniek.
Om te begrijpen hoe deze software je precies kan helpen zet ik drie voorbeelden voor je uiteen:
1. Tijdsregistratie geeft inzicht in productiviteit van je werknemer
Productiviteit is een van de belangrijkste indicatoren voor prestatie. Tevreden werknemers produceren meer en dragen meer bij aan de duurzame groei van je organisatie dan ontevreden werknemers. Een belangrijke vraag om te stellen is hoe lang het echt duurt om bepaalde output te leveren? Los van de industrie. Even een paar concrete voorbeelden:
- Hoeveel telefoontjes maak je in een uur?
- Hoeveel eenheden produceer je in een dag?
- Hoeveel sales opvolgingen in periode x?
- Hoeveel support tickets verwerkt het customer support team per week?
Stel, je duikt in een van de bovenstaande voorbeelden voor jouw organisatie. Als je dit met enige regelmaat doet, krijg je al inzicht of deze fluctueert of deze consistent is. Dat is al een belangrijk inzicht an sich. Vervolgens geeft het je op verschillende niveaus (klant, project, activiteit, team of medewerker) inzicht in productiviteit en stelt het jou in staat om bij te sturen of credits te geven waar nodig.
2. Tijdmanagement software geeft inzicht in het individu
Goede software zorgt voor meer transparantie tussen werknemer, inlener en uitzendbureau. Het geeft je inzicht in hoeveel uur een medewerker per dag schrijft, of deze altijd aanwezig is en of er extra werk wordt geleverd waar nodig. Het kan ook indicatief zijn voor de toewijding en werkijver van een medewerker. Hoge absentie zou indicatief kunnen zijn voor een onderliggend probleem. Naar schatting wordt er in Amerika alleen al $225 miljard dollar per jaar misgelopen door een gebrek aan individuele productiviteit.
Work Management Software met een focus op urenregistratie helpt ondernemers met het blootleggen van directe en indirecte redenen van absentie. Zoals hierboven vermeld kan dit een indicatie zijn voor een (sluimerend) probleem. Het meten van productiviteit geeft een mogelijkheid een gegrond gesprek met een medewerker aan te gaan.
Als detacheerder helpt urenregistratie met het meten van wat de echte kosten van de organisatie zijn. Krijg inzicht in waar kansen ontstaan, en zorg dat je klaar staat om deze te kunnen grijpen. Wees proactief in plaats van reactief!
3. Urenregistratie software legt tijdmanagement vaardigheden werknemer bloot
Goede tijdmanagement vaardigheden zijn voor alle medewerkers mooi meegenomen. Wanneer je medewerkers worden ingezet op meerdere projecten/klanten en moeten werken in verschillende teams, is het zaak dat ze goed inzicht krijgen in hoe ze hun tijd besteden. Even concreet: als de data laat zien dat een werknemer veel overwerk registreert, kan dit bijvoorbeeld betekenen dat hij/zij misschien te veel werk toegewezen gekregen, of te veel hooi op z’n vork genomen. Ga met de werknemer in gesprek en probeer de vinger op de zere plek te leggen. Een andere conclusie kan zijn dat de workload prima is en de medewerker moet werken aan zijn of haar tijdmanagement skills. Inzicht hebben is hierin key!
Bovenstaande voorbeelden geven aan hoe je als detacheerder je voordeel kunt doen met een tijdmanagement systeem. Maar ook voor jouw werknemer en klant zijn er voordelen.
Werknemer krijgt inzicht in werkzaamheden
Als werknemer wil je niet het gevoel hebben continu op je vingers gekeken te worden en urenregistratie wordt vaak toch zo ervaren. Een beetje het ‘Big Brother is watching you’ idee. Maar als medewerker kun je juist ook veel voordeel halen door tijdregistratie op de juiste manier te gebruiken. Bijvoorbeeld inzicht in jouw bestede tijd. Hoeveel uur ben je nou echt bezig geweest met programmeren? Of ben je toch meer bezig geweest met meetings en het beantwoorden van e-mails? Terwijl je hier liever minder tijd aan wilt besteden.
Wellicht zie je dat je veel tijd kwijt bent aan reizen of dat je veel moet overwerken om je taken allemaal af te ronden. We hebben het dan niet meer over urenregistratie, maar over tijdmanagement. Een mooi gegeven is dat je werkgever op basis van jouw input betere inschattingen kan doen voor nieuwe projecten of klanten. Waardoor het bedrijf beter draait en jij kunt excelleren.
Inzicht klant
Als laatste in de ‘drie-eenheid’ tussen detacheerder, werknemer en klant profiteert ook de klant van gedegen tijdmanagement. Hij of zij kiest uiteindelijk voor de beste prijs/kwaliteit verhouding en legt het vertrouwen volledig in jouw handen. Hoe fijn is het dan om transparant naar de klant te kunnen zijn en inzicht te kunnen geven in lopende projecten? Bijvoorbeeld welke uren er gemaakt zijn of hoe het budget ervoor staat?
Hiermee vergroot je het onderlinge vertrouwen en open je de dialoog wat de onderlinge samenwerking alleen maar ten goede zal komen. Uiteindelijk wordt iedereen daar beter van.
Conclusie
Als eigenaar, projectmanager of hr-manager is het lastig om de juiste tools te vinden om de productiviteit van je gedetacheerde werknemers te meten. Doe een stapje extra voor het bedrijf waar je mensen detacheert en help ze met het identificeren van uitdagingen en kansen.
Het analyseren van data in de context van kwaliteit van werk die je werknemers leveren helpt de business om processen en output te verbeteren. Informatie over aanwezigheid en absentie kunnen bijvoorbeeld informatie verschaffen over motivatie, toewijding en werkijver. Dit geeft HR tijdig inzicht bij minder goede prestaties, en kan een probleem bij de bron worden blootgelegd en aangepakt. Start nu met urenregistratie en zet een baseline neer voor de productiviteitsnorm van jouw gedetacheerde medewerkers.
Biografie auteur
Fred Al is co-founder van TimeChimp. TimeChimp biedt online Work Management Software met een focus op tijdsregistratie. Momenteel gebruiken al ruim 3.000 bedrijven TimeChimp voor het vergaren van waardevolle inzichten omtrent tijdmanagement en productiviteit.
Hij heeft TimeChimp samen met co-founder Wouter opgezet vanuit een eigen frustratie: urenregistratie werd (en wordt helaas nog steeds) veelal ervaren als omslachtig en overbodig. De missie van TimeChimp: een tijdmanagement platform bieden die naast veel inzicht bieden, ook zó eenvoudig is dat het leuk wordt in plaats van een administratieve last.
Heb je ideeën over tijdmanagement software in de detachering? Ik ga graag met je in gesprek! Mail me op f.al@timechimp.com of bel naar 020-7640860.
Fred Al
Co-founder
