Het is zover! Je hebt een projectplanning gemaakt en je hebt rekening gehouden met onder andere budget, mankracht, research die gedaan moet worden en andere interne en externe eisen die zijn gesteld. Je gaat aan de slag met het project met het doel om je aan de planning te houden. We weten allemaal dat projecten zo veranderlijk zijn als het weer en dat je de planning wel eens moet bijstellen. Hoe zorg je dat je je toch aan de planning van je project houdt?
Zorg voor genoeg marge
Het begint natuurlijk allemaal met de projectplanning. Hoe je een gedegen projectplanning maakt, hoeven we je waarschijnlijk niet te vertellen, maar het is wel belangrijk om het belang van genoeg marge te benadrukken. Een project blijft vatbaar voor onvoorziene zaken, waardoor je nogal eens uitloopt. Door goed de tijd te nemen voor het project en dit ook te communiceren naar stakeholders, voorkom je chagrijn vanwege eventuele uitloop. En als het project wat eerder klaar is, is dat natuurlijk alleen maar mooi meegenomen.
Duidelijke interne en externe communicatie
Of je voor een klant aan de slag gaat of dat je intern aan een project werkt, het is belangrijk om goed en helder te (blijven) communiceren. Bepaal van tevoren goed wie voor welke onderdelen verantwoordelijk is en zet deadlines duidelijk in agenda’s. Plan (twee)wekelijkse meetings in waarin je updates intern en/of met klanten deelt, uitdagingen spot en problemen oplost. Als alle betrokkenen bij het project op de hoogte zijn van lopende zaken, voorkom je dat je te laat achter bepaalde zaken komt en daardoor uitloopt.
Maak het jezelf niet te moeilijk
Je kan helaas niet alles onder controle hebben, hoe goed je voorbereidingen ook zijn geweest. Het is makkelijker gezegd dan gedaan, maar accepteer dat je niet overal controle over hebt. Een klant die niet op tijd data of documenten aanlevert, een collega die onbedoeld een foutje maakt, het kan allemaal gebeuren. Vraag hulp waar nodig en maak vervelende klusjes makkelijker met de juiste tools. Zo hou je je zo veel mogelijk aan je projectplanning en geniet iedereen uiteindelijk van een geslaagd project.
