Hybride werken is in veel bedrijven, zeker bij IT-teams, de afgelopen jaren helemaal ingeburgerd. IT-managers hebben moeten leren omgaan met oude en nieuwe uitdagingen die hybride werken met zich meebrengt. Hieronder vind je een 5-stappen strategie voor hybride leiderschap binnen een op afstand werkende IT-teams. De focus ligt op het optimaliseren van de productiviteit, het succesvol afronden van projecten en het creëren van een positieve werkcultuur.
5 stappen voor hybride leiderschap van IT-teams op afstand
- Heldere communicatielijnen
Goede communicatie is de basis van elk succesvol team, of je nu allemaal op kantoor of deels op afstand werkt. Organiseer regelmatig gezamenlijke incheck momenten. Deze bevorderen het verantwoordelijkheidsgevoel en geven ruimte aan contact tussen ontwikkelaars die thuis- en op kantoor werken. Hou deze gesprekken kort en bondig. Overdrijf het aantal incheck momenten niet om tijdrovend micromanagement te voorkomen. Het is handig gebruik te maken van een samenwerkings- en projectmanagementtool die het hele team inzicht geeft in de taakverdeling en projectmanagers ondersteunt bij het monitoren van de voortgang. - Definieer duidelijke verwachtingen en doelen
Bij teams die Agile werken kan onderling verwarring ontstaan over rollen en verantwoordelijkheden. Je kan die verwarring voorkomen met goed projectmanagement en het registreren van duidelijke doelstellingen en een heldere taakverdeling. Je versterkt tevens het verantwoordelijkheidsgevoel en bovendien kan je werknemers extra motiveren door teamdoelen en individuele KPI’s in de tool inzichtelijk te maken. - Prioriteer vertrouwen en transparantie
Creëer een omgeving waar mensen zich op hun gemak voelen om open te communiceren en waar feedback geven en ontvangen wordt gewaardeerd. Dit vereist een heldere structuur waarbij iedereen weet wie waarvoor verantwoordelijk is. Dit begint al bij de kleine administratieve taken zoals een duidelijk goedkeuringsproces over het aanvragen en registreren van verlofuren. Het is van belang dat de directie en het management regelmatig, transparant en gelijktijdig met kantoor- een thuiswerkers communiceert over besluiten die zijn genomen. Zo voelen alle leden van de hybride teams zich betrokken. - Stimuleer een positieve teamcultuur
Teamcohesie creëert een gezonde en productieve werkomgeving. Bij hybride IT-teams moet je dus extra alert zijn op het teamgevoel tussen kantoor- en thuiswerkers. Sociale interactie op kantoor vindt vanzelf plaats. Die tussen kantoor- en thuiswerkers moeten projectmanagers organiseren in hybride meetings. Vier tijdens die meetings, teamsuccessen en het halen van deadlines. Je kan deze interactie ook bevorderen met bijvoorbeeld een ‘Coffee-Chat-Roulette’. Eén keer per week bereiden twee of drie thuis- of kantoorwerkers een ‘koffiepraatje’ voor van 20 minuten over een bepaald onderwerp. Je kan de samenstelling van de groepen telkens veranderen waardoor verschillende collega’s met elkaar in gesprek zijn. - Meet, controleer en vergelijk de productiviteit
Besluitvorming en het optimaliseren van processen op basis van data kan alleen als de registratie van die data betrouwbaar is. Je hebt niets aan doelstellingen en KPI’s als je de voortgang niet kan meten. Zoek daarom naar een op projectgebaseerde tijdregistratietool waarmee je team- en individuele prestaties kan bijhouden. In het blog ‘Verbeter jouw Agile werkproces me tijdregistratie‘ leggen we gedetailleerd uit hoe je de productiviteit van teams kan meten en verhogen. Voor hybride leiderschap is het essentieel dat elk IT-team, onafhankelijk van locatie, nauwkeurig de gewerkte uren registreert. Alleen dan kunnen projectmanagers objectief de werkprestaties van teams met elkaar vergelijken. Deze data helpt bij evaluaties om verbeterpunten te signaleren en te ontdekken hoe je kantoor- en thuiswerkers het beste kan ondersteunen.
Nog enkele tips voor het op afstand leiden van IT-teams
Scrum en Kanban zijn veelgebruikte software-ontwikkelingsmethodes waarmee bedrijven het hybride leiderschap van IT-teams kunnen organiseren. Kenmerk van deze methodes zijn IT-projecten op te delen in beheersbare sprints van twee weken waarin werkende software aan de klant wordt opgeleverd. Dit komt de samenwerking en communicatie binnen teams en met klanten zeer ten goede. Daarnaast kan je de motivatie van teamleden positief beïnvloeden door het aanbieden van interne- en externe trainingen of cursussen. Introduceer hiervoor persoonlijke ontwikkelplannen waarmee je als bedrijf inzicht krijgt in de ambities van deze groep hooggekwalificeerde medewerkers. Hun knowhow en werkvreugde is het kapitaal van je bedrijf.
TimeChimp is een zeer geschikte tool om project- en prestatiedata te registreren en beheren:
- Projectgebaseerde digitale tijdregistratie: De software kan je gebruiken op de desktop en is beschikbaar als mobiele app. Dit maakt het makkelijk voor medewerkers om op kantoor, locatie of onderweg hun tijdregistratie bij te werken. Ze kunnen met een timer, digitale tijdklok of een automatische tracker alle gewerkte uren eenvoudig toewijzen aan specifieke taken, projecten of klanten.
- Gestroomlijnde workflow van tijdregistratie tot facturering: Naast het bijhouden van gewerkte uren kunnen medewerkers met dezelfde tool uitgaven en kilometers registreren. De software regelt het goedkeuringsproces en maakt daarna automatisch de factuur. De administratie hoeft deze alleen nog maar naar de klant te versturen. Dit vereenvoudigde factureringsproces versnelt de betaling en draagt bij aan een betere cashflow.
- Praktische dashboards en overzichten: Alle geregistreerde gegevens zijn zichtbaar in heldere realtime rapporten. Projectmanagers kunnen dus op elk moment de voortgang van projecten en prestaties van teamleden inzien. Door gebruik te maken van klantportalen kan je externe partners inzicht geven in de gemaakte kosten en betrekken bij het ontwikkel- en goedkeuringsproces.
Probeer TimeChimp nu 14 dagen gratis en ontdek alle functies om het hybride leiderschap van IT-team te vereenvoudigen. Zonder automatische verlenging. Betaalgegevens zijn niet nodig.
Easy does it.
