De perfecte match! Daar draait het om bij een detacheringsbureau. Het is dus niet vreemd dat er veel tijd wordt besteed aan het vinden van de juiste kandidaat voor een specifieke opdracht. Hoe kan timemanagement het bureau helpen de productiviteit van de medewerkers op kantoor en de gedetacheerden verhogen? Wat zijn de tijdrovers in de detacheringsbranche? We hebben de antwoorden.
Tijdverslinders bij detacheringsbureaus
- Recruitment
Dit proces kost veel persoonlijke aandacht, tijd en middelen. Het plaatsen van vacatures, het screenen van sollicitanten, het voeren van gesprekken en het selecteren van de juiste kandidaat voor de opdracht kunnen zeker in een krappe arbeidsmarkt tijdrovend zijn. - Administratie
Het administratieproces heeft niet alleen invloed op het eigen bureau maar ook op dat van de gedetacheerde en de klant. Als dit proces goed verloopt, hoor je niemand. Maar iedereen raakt geïrriteerd als planningen rammelen, er fouten worden gemaakt bij het contractbeheer of het registreren van uren en het indienen van declaraties vervelende discussies oproepen. - Communicatie
In bedrijven spreek je vaak over in- en externe communicatie. Als detacheringsbureau ben je daarnaast nog de ‘middelman’ in een driehoeksverhouding met de gedetacheerde en de klant (opdrachtgever).
Verbeter je workflow
Elk bedrijf wil de productiviteit verhogen en het gebruik van technologie en software kan hier enorm bij helpen. Denk aan geautomatiseerde wervings- en selectiesystemen en alle denkbare communicatiesoftware.
Wij focussen ons hier op het administratieve proces. Bij een detacheringsbureau is dit een workflow op zich omdat de uitgeleende werknemers werkzaam zijn bij de klanten.
Om uiteindelijk een factuur te kunnen sturen aan de klant heeft het bureau een overzicht nodig van de gewerkte uren van de gedetacheerde en andere declaraties zoals uitgaven en kilometers.
Onze tijdregistratie software TimeChimp kan daarom veel meer dan uren registreren. De medewerker kan ermee declareren en het bureau kan ermee factureren en zelfs planningen maken.
Alles voor een gezonde cashflow
Het is in het belang van de klant, gedetacheerde en het detacheringsbureau dat het administratieve proces vlekkeloos verloopt. Hieronder maken we duidelijk waarom goede timemanagement software cruciaal is voor een gezonde cashflow.
- Contractbeheer
Bij het detacheringsbureau komen alle mogelijke contractvormen voor. Bij zowel de bureaumedewerkers als de gedetacheerden. Het bureau heeft medewerkers in vaste dienst en werkt met zzp’ers. Daarnaast zijn er verschillende contractvormen voor de gedetacheerden.
In de registratiesoftware koppel je de juiste contractvorm aan de betreffende (gedetacheerde) medewerker inclusief specifieke informatie zoals bijvoorbeeld een einddatum. - Planning
Om de productiviteit te kunnen verhogen, heb je eerst inzicht en overzicht nodig van je huidige planningen. Je wil meten of je inschattingen overeenkomen met de werkelijkheid.
Als detacheerder heb je zowel een bureauplanning voor je kantoormedewerkers als een planning voor je gedetacheerde medewerkers. De planning voor deze laatste groep is geen planning op dagbasis, maar niettemin van grote waarde.
Het bureau houdt op deze manier feeling met de medewerkers ‘op afstand’. Je wil niet verrast worden door ontevreden klanten of gedetacheerden. Plan tijdig voortgangsgesprekken met zowel de klant als de medewerker. Bespreek opleidingstrajecten en toets de tevredenheid van de klant.
Een goede, tijdige planning is niet alleen professioneel, maar draagt bij aan een efficiënt werkproces van bureau, klant en gedetacheerde. - Tijdregistratie en declaraties
Alle partijen hebben er belang bij dat de registratie van uren, uitgaven en kilometers makkelijk en dagelijks wordt bijgehouden.- De gedetacheerde wil snel en slim zijn gewerkte uren en declaraties registreren.
- De klant wil geen gezeur over facturen en wordt daarom vooraf via automatische meldingen bij het goedkeuringsproces betrokken.
- Het detacheringsbureau wil de tijd tussen registreren en factureren zo kort mogelijk houden voor gezonde cashflow.
Een positieve cashflow is cruciaal voor elk bedrijf. Het zorgt ervoor dat het detacheringsbureau aan haar verplichtingen kan blijven voldoen. Krijg je te maken met een langdurige, negatieve cashflow, heeft dat vaak grote gevolgen. Van het moeten afsluiten van extra leningen tot zelfs een faillissement.
- Slim, snel en foutloos factureren
Het lijkt zo simpel. Detacheren is uurtjes-factuurtjes. Zoals we zagen zitten contractvormen, registreren en declareren daartussen. Dankzij gebruiksvriendelijke software kunnen medewerkers overal en dagelijks registreren. Dat is de basis voor de uiteindelijke factuur. Met TimeChimp kun je facturen maken op basis van de door de medewerkers ingevoerde gewerkte uren en declaraties. Een extra voordeel is dat detacheringsbureaus ervoor kunnen kiezen klanten in het goedkeuringsproces te betrekken. - Klantportaal
Het bureau geeft de klant toegang tot een eigen, unieke omgeving binnen het klantportaal van TimeChimp. De klant krijgt een melding als een overzicht van gewerkte uren ter goedkeuring wordt aangeboden.
Voordat de uiteindelijke factuur wordt opgemaakt en verstuurd, geeft de klant dus al akkoord. Als er discussie is over uren of declaraties vindt die plaats voordat de factuur is verstuurd. Dit voorkomt veel irritatie en het versturen van creditnota’s. Facturen worden hierdoor sneller gemaakt, verstuurd en betaald. Daarnaast verhoogt het de productiviteit van de administratieve afdelingen van zowel het bureau als de klant. - Self-Billing
Voor detacheringsbureaus is het bijzonder interessant self-billing aan hun klanten en gedetacheerden aan te bieden. Zeker in het geval er veel wordt gewerkt met veel gedetacheerden met verschillende contractafspraken.
Het detacheringsbureau, alle gedetacheerden en de klant kiezen hier gezamenlijk voor. Alle zakelijke gegevens van alle partijen worden eenmalig ingevoerd. De gedetacheerde wordt tijdig verzocht zijn gewerkte uren te registreren, de betreffende manager keurt de uren goed en de software genereert een factuur op voor de klant.
Dit proces draagt natuurlijk enorm bij aan het sneller en slimmer versturen van facturen. Uiteindelijk zijn hier alle partijen bij gebaat. De een krijgt sneller betaald, de ander heeft veel minder administratieve lasten. En ook hier stijgt de productiviteit bij alle partijen. - Software integreren
Je hoeft als detacheringsbureau niet te kiezen voor één softwarepakket voor de hele administratie. Tijdregistratie- en facturatie zijn zelfstandige, gespecialiseerde softwarepakketten die zich razendsnel ontwikkelen.
De medewerker kan bijvoorbeeld gps-trackers koppelen en TimeChimp heeft recent een tracker gelanceerd die automatisch registreert hoeveel tijd je werkt aan documenten voor een specifieke klant. De medewerker kiest aan het einde van de dag welke registraties hij doorzet voor goedkeuring.
Gebruik dus registratiesoftware die je makkelijk kunt integreren met bijvoorbeeld een boekhoudpakket.
Verhoogde productiviteit
Timemanagement is dus heel belangrijk als je de productiviteit van een detacheringsbureau wil verhogen. Je verbetert tevens de relatie met de klant (opdrachtgever) en de gedetacheerde.
- Een planning met duidelijke taken en doelen verhoogt de productiviteit van alle medewerkers op kantoor. Het zorgt voor een efficiënt werkproces.
- Een goede planning van het bureau met de gedetacheerden creëert betrokkenheid. Plan voortgangsgesprekken en opleidingstrajecten om de productiviteit te verhogen van de ‘medewerker op afstand’.
- Tijdswinst bij het registreren en declareren voorkomt irritatie bij de gedetacheerden en verhoogt de werkvreugde.
- Tijdswinst bij het registreren en declareren verhoogt de productiviteit van alle administratieve medewerkers bij de klant en het detacheringsbureau.
- Tijdswinst bij het hele proces van registreren tot en met factureren verbetert de algehele cashflow van het detacheringsbureau.
Kortom, effectief plannen, urenregistratie, declareren en efficiënte goedkeuringsprocessen met tijdbesparende software van TimeChimp verhoogt de productiviteit, en niet onbelangrijk, verbetert de cashflow van elk detacheringsbureau. Start nu je proefperiode en probeer TimeChimp 14 dagen gratis. Easy does it.
