De tijd van IT-professionals is kostbaar. Het slim en snel kunnen registreren van gewerkte uren is essentieel voor het optimaliseren van de productiviteit en winstgevendheid van software ontwikkelingsteams. Met de opkomst van thuiswerken heeft tijdregistratie via mobiele apparaten een vlucht genomen. Voor veel bedrijven is tijdregistratie via een app dus een populaire oplossing geworden.
In deze gids onderzoeken we de voordelen van tijdregistratie in de cloud en krijg je een stap-voor-stap handleiding voor het selecteren, instellen en gebruiken van een urenregistratie-app. Daarnaast bespreken we voorbeelden waaruit blijkt hoe je de productiviteit en efficiency kan verhogen en hoe je data-analyses kan maken waarmee managers onderbouwde beslissingen kunnen nemen.
Voordelen van urenregistratie voor IT-professionals
Allereerst een overzicht van de voordelen van urenregistratie voor software ontwikkelingsteams. Nauwkeurige urenregistratie is namelijk in meerdere opzichten onmisbaar binnen IT-organisaties:
- Prestaties: Krijg inzicht in de productiviteit en prestaties van het team en ontdek waar de verbeterpunten liggen.
- Planning: Maakt het plannen van sprints makkelijker, geeft inzicht in de capaciteitsplanning en helpt bij het toewijzen van bepaalde taken aan medewerkers.
- Financiën: Is de basis voor budgettering en kostenanalyses. Maakt het mogelijk snel en nauwkeurig te factureren.
- Teammanagement: Helpt bij het opstellen van individuele doelstellingen en het maken van prestatiebeoordelingen. Geeft inzicht in de training- en ontwikkelingsbehoeften van de medewerker en het team.
Mobiele urenregistratie zorgt voor de flexibiliteit die nodig is bij het aansturen van hybride of volledig externe IT-teams. Met behulp van een mobiele app kan iedereen, ongeacht locatie, gemakkelijk en snel zijn werkdag registreren.
Kies de juiste urenregistratie-app
Waarmee moet je rekening houden bij het kiezen van de juiste urenregistratie-app:
- Functies: met de app moet je natuurlijk gewerkte uren kunnen registreren, rapportages kunnen maken en de registraties kunnen toewijzen taken en/of projecten. Kijk ook naar de extra mogelijkheden waarmee je de administratieve workflow kan vereenvoudigen zoals het registreren van verlofuren, uitgaven en gereden kilometers.
- Gebruiksvriendelijkheid: de app moet intuïtief en gemakkelijk in gebruik zijn om te worden omarmd door het team. Wat look-and-feel betreft, moet je er rekening mee houden dat de app voor medewerkers kan verschillen, afhankelijk van de apparatuur die ze gebruiken.
- Integratie: zorg dat de registratietool naadloos kan integreren met andere software zoals projectmanagement- of boekhoudpakketten.
- Veiligheid: wachtwoordbeveiliging en het maken van back-ups zijn noodzakelijke beveiligingsmaatregelen om de vertrouwelijkheid en de betrouwbaarheid van de data te waarborgen.
Efficiënt uren registreren met een app
Je hebt de juiste tool en het team heeft een goede onboarding gehad. Kortom, iedereen is klaar om de werkdag te gaan registreren. Hieronder laten we je aan de hand van de TimeChimp-app zien hoe eenvoudig het is om gewerkte uren bij te houden en te koppelen aan de juiste klant of het juiste project. Bovendien kan je met de app verlofuren aanvragen en zie je hoe productief je bent.
Invoeropties ‘Duur’ of ‘Start-, pauze- en eindtijd’
- Open de TimeChimp-app op je smartphone. Kijk of je bent ingelogd in het navigatie-onderdeel ‘Registreren’ in de tab ‘Uren’. Klikt rechtsonder op het plusicoon. Kies voor ‘Registratie’.
- Kies voor ‘Duur’ om de gewerkte uren in te voeren of gebruik ‘van, tot’ om de gewerkte uren te berekenen door de starttijd, eindtijd en pauzes in te vullen.
- Schrijf de uren toe aan een klant en/of project en vul de velden ‘activiteiten’ en ‘labels’ in. Voeg tot slot een ‘omschrijving’ toe en klik op de verzendknop.
Gebruik van de timer
- Open opnieuw de tab ‘Uren’, klik rechtsonder op het plusicoon en selecteer ‘Timer’.
- De timer begint onmiddellijk te lopen. Je kan aan het werk en laat de app, de app.
- Klaar? Keer terug naar de app en klik rechtsonder op de rode opnameknop. De gewerkte uren worden toegevoegd aan je overzicht.
- Tik op de ‘opgenomen’ registratie, selecteer ‘Bewerken’ en voeg alle details toe, zoals klant, project en activiteiten.
Goedkeuren en Dashboard
- Om je uren ter goedkeuring aan te bieden aan je manager, open je een niet-aangeboden-registratie en klik je op ‘Aanbieden’.
- Je kunt ook kiezen voor de tab ‘Goedkeuren’ onderaan in de navigatie van de app. Je ziet het aantal openstaande registraties en de datum waarop je voor het laatst registraties hebt aangeboden. Klik op ‘Uren aanbieden’ en selecteer welke registraties je wilt aanbieden.
- Scroll naar beneden voor een overzicht van alle openstaande, in behandeling zijnde en goed- of afgekeurde registraties.
- Ben je nieuwsgierig, hoe productief je bent? Klik dan in de app-navigatie op ‘Dashboard’. Hier zie een weekoverzicht met de dagelijkse voorgang, eventueel gewerkte overuren en de verlofuren die je hebt opgenomen.
Gebruik de desktopversie voor projectmanagement en data-analyses
Alle gegevens uit de app worden opgeslagen in de cloud. De data kan je gemakkelijk inzien en beheren in de uitgebreidere desktopversie van TimeChimp. Hier krijg je door te filteren op klant, project, team of medewerker gedetailleerd inzicht in de productiviteit.
Deze rapportages maken het plannen van nieuwe projecten, sprints en budgetten veel eenvoudiger. Ze zijn nuttig bij evaluaties over de productiviteit van het team en de individuele medewerker. Daarnaast helpen ze projectmanagers bij het tijdig signaleren van knelpunten.
Pro-tip: gebruik de geïntegreerde projectmodule om je IT-projecten te managen en zelfs realtime klanten te informeren via het klantenportaal.
Handig om te weten: Via de tabs ‘Uitgaven’ en ‘Ritten’ kan je op dezelfde manier (reis)kosten per klant en project vast te leggen.
Conclusie
Benut alle voordelen van mobiele urenregistratie. Van flexibiliteit voor externe teams tot het optimaliseren van de productiviteit en het creëren van een efficiënte workflow. Maar vergeet niet te kiezen voor de juiste urenregistratie-app. Let hierbij vooral op de extra’s. Met TimeChimp kan je op basis van klant of project, naast uren ook uitgaven en kilometers registreren. Bovendien heb je in de desktopversie meer handige functies voor projectmanagement en digitaal factureren. Integreer TimeChimp naar hartenlust met andere software om het werkproces verder te vereenvoudigen.
Wil je weten of TimeChimp geschikt is voor jouw IT-bedrijf? Ga meteen aan de slag en maximaliseer de productiviteit van je team met onze slimme urenregistratie-app. Probeer TimeChimp 14 dagen gratis of vraag een demo aan.
Easy does it.
