Self-billing is een facturatieproces waarbij niet de leverancier (de aannemer), maar de klant (de afnemer) van goederen en diensten, een factuur opstelt. De klant factureert dus eigenlijk zichzelf.
Wat is self-billing?
Self-billing (ook wel reversed of reverse billing genoemd) draait het ‘normale’ facturatieproces om: pas nadat de klant de gegevens die op de factuur komen heeft goedgekeurd, wordt er daadwerkelijk een factuur opgesteld. In het traditionele proces stuurt de leverancier een factuur naar de klant, waarna de klant gaat controleren of alle gegevens op de factuur kloppen.
Doordat er bij self-billing van tevoren gecontroleerd wordt, is het risico op onjuiste facturen minimaal en komen er dus veel minder correcties en creditfacturen aan te pas.
Hoe werkt self-billing in de praktijk?
Minder gedoe en administratieve rompslomp willen we allemaal natuurlijk. Maar zorgt self-billing daar ook voor? Normaal corrigeer je foute facturen achteraf wat veel tijd in beslag neemt. Maar kost het vooraf goedkeuren van gegevens voor op de factuur niet net zoveel tijd? Niet met TimeChimp.
Als voorbeeld nemen we een organisatie die vaak gebruik maakt van externe professionals. Al die externe professionals (leveranciers in dit geval) sturen afzonderlijk een factuur op naar de organisatie voor geleverde diensten (de klant in dit geval). Al deze facturen moeten gecontroleerd worden en gecorrigeerd waar nodig. Bovendien maakt elke externe professional de factuur op eigen wijze op. Dit is niet alleen tijdrovend, maar ook foutgevoelig. Zowel voor de financiële afdeling van de organisatie als de professional zelf.
Met TimeChimp kan de organisatie zelf uniforme self-billing facturen opmaken:
- De zelfstandige voert in TimeChimp de gewerkte uren en declaraties in;
- Een medewerker bij de organisatie controleert en accordeert deze gegevens;
- Er wordt een self-billing factuur aangemaakt en verzonden door de medewerker van de organisatie;
- Zowel de externe professional als de organisatie kan deze factuur inzien in de eigen omgeving.
Wettelijke eisen
De self-billing facturen die opgemaakt worden in TimeChimp voldoen aan alle wettelijke eisen. Zo wordt bijvoorbeeld altijd “factuur uitgereikt door afnemer” vermeld op onze self-billing facturen.
Daarnaast is het van belang dat alle partijen hebben ingestemd met het gebruik van self-billing, en gaat de externe professional (of leverancier) akkoord dat hij verantwoordelijk blijft voor de juistheid van facturen, ook al genereer jij die als organisatie (of klant).
De voordelen op een rijtje
- Het bespaart je financiële afdeling en leveranciers veel tijd;
- Er staat geen onjuiste informatie meer op de factuur;
- Het risico op menselijke fouten is lager door verdere automatisering;
- Creditnota’s en correctiefacturen komen nagenoeg niet meer voor;
- Aangezien je leveranciers zelf geen facturen meer maken en je facturen niet meer achteraf hoeft te controleren, worden ze sneller betaald;
- De financiële afdeling kan het overzicht beter behouden, heeft een gestroomlijnder proces en kan dus eerder de periodeafsluiting verrichten;
- Een beter overzicht voorkomt dubbel betaalde facturen en dubbel in rekening gebrachte kosten.
Voor wie is self-billing geschikt?
Die vraag is simpel te beantwoorden, elke organisatie zou namelijk baat hebben bij self-billing. Een van de meest voorkomende problemen is immers onjuiste of dubbel betaalde facturen en die voorkom je met self-billing.
Maar waar self-billing echt het verschil maakt is bij organisaties met een grote externe schil. Een organisatie die veel gebruikt maakt van ingehuurde krachten, freelancers, externe professionals en flexkrachten dus. Door middel van TimeChimp en self-billing bespaar je als organisatie niet alleen veel tijd en voorkom je fouten, maar ook de ingehuurde krachten hebben er veel baat bij. Win-win dus!
