Ook als organisatie ontkom je niet aan ‘het nieuwe normaal’ en de 1,5 meter-economie. Iedereen is zich daar inmiddels wel bewust van en (hopelijk) aan het bedenken hoe we om kunnen gaan met deze maatregel.
Bij TimeChimp komen we erachter dat het toch handig is om je collega’s te spreken op kantoor. Thuiswerken is mooi en je kan je afsluiten en zodoende goed focussen, maar we merken ook dat er veel calls ingepland moeten worden om zaken te bespreken. En op de een of andere manier lopen die calls altijd uit. Wellicht omdat we weer spreken met iemand buiten het eigen gezin? Of omdat je misschien met bellen het gevoel hebt dat iedereen moet spreken? Kortom, wij zijn meer tijd kwijt aan onze meetings dan voorheen.
Hoe onze planning eruit komt te zien
Omdat we niet ons hele leven thuis hoeven te zitten ben ik na het bericht van onze minister-president gaan bedenken hoe we ons kunnen voorbereiden op die 1,5 meter-samenleving. Met de hulp van onze planningsmodule heb ik voor een van onze teams een planning gemaakt, puur om inzichtelijk te krijgen hoe de dagelijkse kantoorbezetting van dat team zou kunnen zijn. Waarbij ik uit ben gegaan van een minimale afstand van 1,5 meter, wat in de praktijk betekent dat maximaal 2/3 personen in dit deel van ons kantoor tegelijk samen kunnen zijn.
Bij het maken van de planning heb ik aan de volgende zaken gedacht:
- Welke leden van het team hebben het meest baat bij een dag samen op kantoor?
- Welke medewerkers kunnen/moeten naar kantoor komen (slechte thuiswerkplek, buren die aan het verbouwen zijn, etc.)
- Kunnen we minimaal 1,5 meter afstand bewaren? Wij hebben voor de zekerheid 2 meter genomen.
- Hebben we genoeg hardware beschikbaar om zowel een thuiswerkplek als een werkplek op kantoor te faciliteren?
- Wie komt er met openbaar vervoer en wie met de auto? Carpoolen zal voorlopig immers niet mogelijk zijn en ook in het OV moeten we afstand bewaren. De treinen zullen dus al snel ‘vol’ zitten. Ook omdat bepaalde groepen wellicht voorrang krijgen (denk aan zorg-personeel).
Waarschijnlijk heb ik niet overal aan gedacht. Maar ik heb zoveel mogelijk rekening proberen te houden met de bovenstaande factoren en op basis daarvan onderstaande planning samengesteld met onze tool.
Samen staan we sterk
Heb je bepaalde punten waar ik niet over na heb gedacht? Of ergens een toevoeging op? Laat het dan vooral weten via info@timechimp.com. Dan kan ik dit blog aanpassen en er uiteindelijk een ‘levend document’ van maken. Eentje die zoveel mogelijk ondernemers helpt om de bedrijfscontinuïteit te garanderen in ‘het nieuwe normaal’.
Succes!
Fred Al
Co-founder
