Veel bedrijven hebben sinds de uitbraak van het Covid-19 virus vrijwel direct ploegendiensten ingevoerd of ploegendiensten aangepast binnen de organisatie. Om zo het gevaar van verspreiding zo veel mogelijk in te perken, de eigen medewerkers te beschermen en te voldoen aan de 1,5 meter-regel. Belangrijk natuurlijk voor de bedrijfscontinuïteit, zodat wanneer personeel wegvalt vanwege het virus de organisatie blijft draaien en een verdere verspreiding voorkomen kan worden.
Anderhalvemeter-organisaties
Juist het aanpassen van werktijden en roosters is voor veel bedrijven een praktische oplossing en op dit moment een interessant gegeven voor andere bedrijven. Immers, als straks veel bedrijven weer volop draaien, dan zullen er de nodige maatregelen moeten zijn getroffen. Om zo een verdere verspreiding van het Covid-19 virus tegen te gaan waarbij ook de 1,5 meter-maatregel hierbij in acht zal moeten worden genomen. De nieuwe 1,5 meter-regel begint bijvoorbeeld vorm te krijgen op scholen. Een voorbeeld van een creatieve invulling is de ‘om-en-om school’, waarin klassen worden opgesplitst in groepen. Om en om gaan de groepen een dag naar school.
Ook het bedrijfsleven zal goed moeten nadenken over een manier waarop we op termijn over kunnen naar een 1,5 meter-organisatie met meer flexibiliteit. Naar verwachting zal de economie in de tweede helft van dit jaar weer volledig worden hervat. En het staat vast dat vanaf dat moment een inhaalslag nodig is. De industrie gaat heroriënteren. Misschien gaan we zelf produceren wat tot op heden uit Azië geïmporteerd wordt.
Werkroosters en spreiding werktijden
De verwachting is dat bedrijven nieuwe werkroosters gaan introduceren, zodat de werktijden meer gespreid worden. Bijvoorbeeld van dagdienst naar twee ploegendiensten. Andere bedrijven zijn juist genoodzaakt hun ploegendiensten te veranderen van bijvoorbeeld vier naar drie ploegendiensten. Bijvoorbeeld omdat er te weinig werk of zelfs te weinig personeel is (vanwege het hoge ziekteverzuim) om de ploeg draaiende te houden.
Dit betekent dat veel werknemers volgens aangepaste roosters en werktijden gaan werken. Bij elke aanpassing van een rooster of werktijd zal het belang van de werknemer goed in de gaten moeten worden gehouden. Verandering van roosters is een ingrijpende gebeurtenis voor de betrokken werknemers: lichamelijk en sociaal.
Slim organiseren
Het nemen van de juiste stappen en regels zijn belangrijk. De regels bij het wijzigen van de werktijden, zoals de Wet op de Ondernemingsraden (WOR), Arbeidstijdenwet (ATW) of Cao’s, gelden ook tijdens de intelligente lockdown gewoon nog. Bij elke wijziging van een werk- en rusttijdenregeling heeft de OR een instemmingsrecht, tenzij de cao iets anders bepaalt. Werktijden mogen dus niet zó maar gewijzigd worden.
Grip op de organisatie
Een aantal tips voor werkgevers voor het invoeren of aanpassen van werkroosters:
1. Noodzaak
Met het oog op een roosterverandering is het goed om kritisch te kijken naar het doel van een roosterwijziging. Is het in verband met minder of juist meer werkaanbod? Of moeten de werktijden gespreid worden in verband met de contactbeperkingen op de werkvloer?
2. Alternatieven
Kijk of er slimmere manieren zijn om de doelstellingen, bijvoorbeeld contactbeperkingen, te realiseren. Is er een alternatief dat minder fysiek of sociaal belastend is? Kan de productiecapaciteit van het bedrijf ook op andere manieren aangepast worden? Is er een andere inzetbaarheid van de werknemers denkbaar? Bijvoorbeeld bijscholen of tijdelijk ander werk laten verrichten binnen of buiten de organisatie? Is de arbeid ook op andere manieren gezonder en socialer te maken?
3. Voorwaarden
Zet alle aspecten die van belang zijn bij de verandering van werkroosters op een rijtje. Bekijk welke regels van toepassing zijn. Besef: nood breekt geen wet noch cao! De regels over de besluitvorming (overleg tussen werkgever, vakbond, OR, betrokken werknemers) gelden nog steeds.
- Bedrijfsextern: zoals wetgeving met betrekking tot werktijden (ATW en WOR), de afspraken
in de CAO en bijvoorbeeld bedrijfsregelingen - Bedrijfsintern: zoals de ploegensterkte, de organisatie van het werk, de kwaliteit en de
bezettingsgraad van de machines, de logistiek, etc - Fysiek en sociaal: welke gevolgen heeft het nieuwe rooster op de werknemers
Ingrijpende maatregelen
De ingrijpende corona-maatregelen hebben ook gevolgen voor bepaalde arbeidsvoorwaarden. Of hebben hun doorwerking in andere regelingen, zoals overwerktoeslagen, plus- en minurensysteem, werk- en rusttijden, ploegensterkte/bezetting, vakantie/verlof en voorzieningen: kantinefaciliteiten, veiligheid, personeelsvervoer en communicatie.
Efficiënte personeelsplanning en urenverantwoording
Zijn alle stappen eenmaal genomen en afspraken gemaakt dan doet de software van TimeChimp de rest. Werkroosters, gewerkte uren, ziekte en verlof zijn zaken die eenvoudig in TimeChimp bij te houden zijn en je inzichtelijk kan maken. Of automatisch de beschikbaarheid en overuren berekenen van medewerkers op basis van hun contract. Ook Toeslagen kun je eenvoudig bijhouden, zo kun je instellen dat uren die geregistreerd worden op zaterdag bijvoorbeeld voor 150% meetellen. Je hoeft dus zelf geen berekeningen meer te maken waardoor onder andere de uitbetaling van salarissen eenvoudig verloopt.
TimeChimp biedt in elke werksituatie een passende tijdregistratie oplossing. Meer weten? Neem eens contact met ons op.
#staysafe
