Als je op zoek bent naar een oplossing om probleemloos in te klokken, look no further. Vanaf vandaag is er nooit meer gedoe met pasjes, tags en gevoelige hardware. Onze prikklok geeft je een moeiteloze oplossing voor tijdsregistratie voor alle medewerkers binnen je organisatie.
Deze prikklok is een langverwachte en veel geanticipeerde functie van TimeChimp. Na een intensieve periode van ontwikkeling, nauwe samenwerking met onze klanten en partners zijn we trots deze feature groots te mogen opleveren! In dit blog lees je over de voordelen die jij kunt ervaren bij gebruik van de prikklok, hoe het precies in z’n werk gaat en hoe je dit zo eenvoudig en naadloos over laat lopen in je bestaande favoriete software.
Welke voordelen geeft het gebruik van een digitale prikklok?
1. Bespaar tijd en voorkom fouten
Het gebruik van onze digitale prikklok zorgt ervoor dat je medewerkers nooit meer handmatig hun uren hoeven te registreren. Dit zorgt ervoor dat het schrijven van uren een stuk minder foutgevoelig is. Het verkeer schrijven van een uurtje is een klein foutje, die van grote invloed kan zijn op de facturatie. Ook zien we regelmatig dat bij het invullen van het traditionele ‘urenbriefje’ de medewerker vergeten is aan welk project de tijd precies besteed is. Hierdoor wordt er vaak een inschatting gemaakt. Met de digitale prikklok zal de perceptie van tijdschrijven voor je medewerkers veranderen, en fouten niet meer gemaakt worden. Zowel het urenbriefje, als de traditionele prikklok behoren hierdoor tot de verleden tijd.
2. Altijd inzichtelijk waar je medewerkers ingeklokt zijn
Werken je medewerkers op verschillende locaties? Dan kun je te allen tijde zien op welke locatie er ingeklokt is, of waar de uren geschreven zijn. Dit zorgt er niet alleen voor dat jij strak op de planning kunt zitten, maar draagt ook bij aan het wekken van vertrouwen richting je klanten. Als je er zeker van wil zijn dat je team op de juiste plek aanwezig is, laat ze dan inklokken met de optionele optie ‘foto verificatie’. Op deze manier wordt er via de camera van de hardware een foto gemaakt en kan dit fungeren als extra controlemiddel voor interne doeleinden.
3. Automatisch overzicht in alle uren
Dit mes snijdt aan twee kanten. Allereerst zijn alle registraties die door een medewerker gemaakt worden voor hem/haar altijd en eenvoudig inzichtelijk. In een oogopslag vind je de door jouw geschreven uren, verloftijden en ziekte dagen terug in een bepaalde periode. Ten tweede zijn voor de beheerders deze gegevens van alle medewerkers inzichtelijk en aan te passen. Koppel de contracturen en de bijbehorende verlofuren van je medewerker en de rest wordt vanzelf geregeld. Je hebt dus altijd inzichtelijk hoeveel verlof er geschreven is, en hoeveel er nog over is. Aan de hand van het aantal contracturen kan ook automatisch het aantal overuren worden berekend. Als jij iemand bijvoorbeeld een 40-urige werkweek hebt gegeven, en er is vervolgens 45 uur ingeklokt, kan je ervoor kiezen om automatisch 5 overuren te laten schrijven. Makkelijk toch? Jij hoeft niets te doen!
Hoe werkt een digitale prikklok?
1. Klok in op de eigen werkvloer, of bij een klant op locatie
Je kunt ervoor kiezen om een eigen tablet op te hangen in, laten we zeggen, jouw scheepswerf. Op deze werf wordt gewerkt aan twee verschillende schepen. Bij aankomst lopen jouw medewerkers langs dit tablet, loggen in met hun persoonlijke code, kiezen het juiste project (aan welk schip gewerkt dient te worden) en beginnen hun werkdag. Aan het einde van de dag lopen ze wederom langs het tablet, klokken ze met hun persoonlijke gegevens weer uit en klaar is Kees!
Een andere mogelijkheid is ervoor kiezen om een tablet mee te geven aan je medewerkers die op locatie werken. Stel je medewerkers werken verschillende dagen op verschillende bouwplaatsen. Je geeft een tablet mee aan de projectmanager en eenmaal op locatie aangekomen laat je iedereen inklokken. Ze kiezen het juiste project, en als de klus geklaard is klokken ze uit. Vervolgens kan er op de volgende klus weer ingeklokt worden. Uiteraard ook op dezelfde dag.
2. Iedere medewerker krijgt een persoonlijke toegangscode
Zoals hierboven al uitgelegd krijgt iedere medewerker een persoonlijke toegangscode. Als beheerder stuur je iemand eenvoudig een uitnodiging via e-mail. Jouw medewerker activeert zelf zijn account en als hij de volgende keer inklokt wordt er gevraagd een toegangscode aan te maken.
Bij aankomst wordt deze code ingetoetst en eventueel direct een foto gemaakt voor foto verificatie. Op deze manier komt altijd de juiste klant, project en locatie naar voren in de registratie. Nooit meer gedoe met controleren dus.
3. Automatisch overzicht van alle uren
Dat brengt ons naar het volgende punt. Binnen ‘overzichten’ zie jij als beheerder van de omgeving altijd waar, en wanneer iemand uren gedraaid heeft. Deze uren kan jij altijd nog aanpassen, voor bijvoorbeeld de facturatie. Denk hierbij aan een nieuwe medewerker die 8 uur gewerkt heeft aan een klus dat een ervaren medewerker in 5 uur normaliter wel afgerond heeft.
4. Koppel met je favoriete software
We zijn er bijna! Nu je alle registraties in een overzicht hebt, kun je ervoor kiezen om gratis een koppeling op te zetten met je favoriete software. Je kunt koppelen met verschillende boekhoud- en accountancypakketten. Dit zorgt ervoor dat je de registraties automatisch door kunt zetten naar het programma dat je gebruikt voor je facturatie. Ook is het mogelijk om deze gegevens direct te exporteren naar bijvoorbeeld Excel. Via deze manieren zijn handmatige acties volledig verdwenen uit het urenregistratie proces!
Daarnaast is het mogelijk om te koppelen met het pakket dat je gebruikt voor de salariëring. Als je medewerkers betaalt krijgen op basis van het aantal gewerkte uren wordt dit automatisch verwerkt. Als je dit combineert met de facturatie naar de klant haal je alle handmatige acties uit je administratieve proces. Win-win-win dus. Voor jouw, je medewerker en de organisatie. Of zoals onze klanten vaak zeggen: “digitale urenregistratie is een boost voor onze productiviteit”.
Wat kan ik nog meer met TimeChimp als ik de prikklok gebruik?
We hebben hiervoor al een tipje van de sluier gegeven, maar met TimeChimp kun je ervoor kiezen om veel meer te doen dan alleen de prikklok te gebruiken. Zo is het mogelijk om niet alleen uren, maar ook uitgaven en ritten te registreren. Kan je het gebruiken om strak op je projectmanagement te zitten. Ook is het mogelijk om verschillende rapportages te draaien en deze te koppelen aan verschillende Business Intelligence dashboards (meer daarover lees je hier). Je kunt er ook voor kiezen om uren goed te keuren, zelf of door de klant en uiteraard factureren en offeren. Kortom, een totaaloplossing voor urenregistratie!
