Heeft jouw bedrijf nog geen auto van de zaak? Dan merken jullie vast ook dat er vanaf een tiental werknemers nood is aan een auto om klanten te bezoeken. Of heeft iemand in jouw bedrijf al een auto maar is het bijhouden van de ritten nog een puinhoop? Dan biedt een duidelijke rittenregistratie uitkomst.
Bij TimeChimp snappen we maar al te goed dat de aanschaf van een bedrijfsauto voor zakelijke ritten slechts stap één is. Hoe houd je bijvoorbeeld bij hoelang er gereden werd voor elke klant? Of hoeveel er privé werd gereden? En wat als de Belastingdienst deze auto als loon in natura gaat zien? Tijd om aan een eenvoudige en overzichtelijke rittenregistratie te beginnen dus.
Het belang van rittenregistratie
Het registreren van ritten in de bedrijfsauto is erg belangrijk. Zo weet je exact wat je de klant moet factureren, maar ook voor de werkgever is dit belangrijk. Als bijvoorbeeld iemand van de sales-afdeling een bedrijfsauto krijgt, moet er een sluitende kilometeradministratie zijn. Als de werknemer deze auto te veel voor privézaken gebruikt, kan de werkgever hiervoor een boete krijgen.
Met een duidelijke rittenregistratie houd je bij hoeveel kilometer er gereden wordt met de auto, zowel privé als zakelijke kilometers. Wordt er meer dan 500 kilometer privé gereden? Dan moet je van de Belastingdienst een bijtelling betalen. Als de rittenregistratie niet klopt, kan de Belastingdienst bovendien een boete uitdelen aan zowel de werkgever als de werknemer . Daarom is het dus belangrijk dat je elke rit kunt verantwoorden.
Wanneer moet je aan rittenregistratie doen?
Als de bedrijfsauto van een werknemer voor zowel zakelijke als privé ritten wordt gebruikt, dan ben je wettelijk verplicht een rittenregistratie bij te houden. Zo niet, kun je beboet worden door de Belastingdienst. Maar naast de Belastingdienst, is rittenregistratie ook gewoon uiterst handig in een bedrijf. Zo kan een werknemer aantonen hoeveel uur hij of zij onderweg is en of dat privé is of zakelijk en behoud je als werkgever het overzicht. Wanneer bepaalde kilometers worden gereden om een relatie te bezoeken, kunnen deze ook makkelijk worden gefactureerd naar de klant.
Een duidelijke rittenregistratie
De Belastingdienst verwacht dat een persoon met een bedrijfsauto elke rit registreert. Bij deze registratie moeten het automerk en -type worden vermeld, net als het kenteken, de ritgegevens en de periode waarin de werknemer de auto ter beschikking heeft. Bij de ritgegevens behoren onder andere de naam van de persoon die met de auto reed, de datum van de rit, het ritnummer, het vertrek- en eindadres, de begin- en eindstand van de kilometerteller en of de rit privé of zakelijk was. Ook als er een niet gebruikelijke route wordt gereden moet dit worden aangegeven.
Wij snappen dat dit best veel lijkt. Toch is het heel belangrijk – wist je dat de belastingdienst de rittenadministratie tot zeven jaar terug kan opvragen? Je wilt uiteraard niet worden beticht van fraude, dus het is belangrijk om zo snel mogelijk de rittenregistratie van jouw bedrijf op orde te hebben.
Gedeelde bedrijfsauto
Een start-up of een MKB kan er ook voor kiezen om de bedrijfsauto te laten gebruiken door twee of meer werknemers. In dit geval wordt het privégebruik automatisch belast door middel van een eindheffing van €300. Een hele strikte rittenregistratie is dan niet nodig, maar er kan wel gevraagd worden naar een overzicht van de werknemers die in de auto rijden. Neem hiervoor contact op met de Belastingdienst om dit duidelijk af te spreken.
Ook voor een gedeelde bedrijfsauto is rittenregistratie handig; opnieuw om zo inzicht te krijgen in de uren van de werknemers en de gemaakte kilometers om indien nodig deze uren/ritten te factureren naar de klant.
Rittenregistratie met TimeChimp
Wist je dat je met TimeChimp makkelijk ritten kunt registreren? Dit kan eenvoudig op je laptop of met onze handige mobiele app wat jou een hoop werk bespaart! Zo hoef je niet steeds jouw gereden kilometers en andere data bij te houden in een boekje of excel, maar heb je jouw administratie altijd bij de hand via bijvoorbeeld de app. Je kunt door middel van GPS zelfs automatisch je ritten registreren in TimeChimp, via de koppeling met Trips in the Cloud.
Ook handig: de ritten uit de rittenregistratie kun je direct factureren aan de klant. Dan wordt dit ook niet vergeten!
Gaat jouw midden- of kleinbedrijf investeren in een bedrijfsauto? Zorg er dan voor dat de rittenregistratie direct correct is geregeld en kies voor TimeChimp. Probeer TimeChimp nu 14 dagen gratis!
