Heb jij dat wel eens: zo’n dag waarbij je het heel druk hebt en echt veel doet, maar toch geen enkele taak van je to-do lijstje kunt afvinken? Zo’n dag waarbij iedereen vragen komt stellen, je mailbox ontploft en je naar de klok kijkt en denkt: “Waar gaat de tijd heen?” Als dit je bekend voorkomt, is het misschien slim om wat meer structuur aan te brengen in je dagelijkse werkzaamheden. We geven je graag een aantal tips om je dagen beter in te richten, zodat je efficiënter kunt werken.
Tip 1: Plan je to-do’s in volgens je energieniveau
Ben jij een ochtendmens die ‘s ochtends al fluitend naar kantoor komt? Of moet je jezelf eerder naar kantoor slepen en kom je pas echt tot leven na 11 uur en een aantal grote koppen koffie? Iedereen is anders, waardoor ieders energieniveau ook anders is. Als je een ochtendmens bent, ben je waarschijnlijk ’s ochtends vroeg het meest productief. Dan is het slim om je dag te beginnen met moeilijke, intensieve taken. Ben je helemaal geen ochtendmens en weet je dit ook van jezelf? Dan is het beter om even ‘op te warmen’ met wat makkelijkere taken. Waarom beginnen met de lastige en intensieve taken, als je eigenlijk al weet dat dit je in de ochtend veel meer moeite kost? Doe die taken dan lekker in de middag, bijvoorbeeld na de lunch.
Tip 2: Bekijk je mail tussen afgeronde werkzaamheden
Klik jij elke ochtend bij aankomst op je werk je mailbox open? Dan ben je niet de enige! Dat is immers iets dat veel Nederlanders doen, maar het is in veel gevallen niet top voor je productiviteit. Soms ben je immers veel tijd kwijt met e-mails beantwoorden en heb je daarna al het gevoel dat je moe bent en een pauze nodig hebt. Als je een baan hebt waarbij je niet ‘a-la-minute’ móét antwoorden, kan het fijn zijn om eerst enkele taken af te werken. En je mails even te bewaren voor later en te bekijken in een pauze tussen je werkzaamheden of projecten. Zo loop je minder risico om je dag al direct slecht te beginnen – je wilt immers niet dat deze negatieve flow invloed heeft op je productiviteit! Of op je collega’s. 😉
Tip 3: Leer nee zeggen
Hulpvaardig zijn is een goede eigenschap. Maar soms kun je door té hulpvaardig te zijn ook in de problemen komen. Er is niets mis met eens ‘nee’ zeggen als je zelf te veel werk hebt. Als je het moeilijk vindt om nee te zeggen, is het aan te raden om een alternatief aan te dragen. Zo kun je een bepaalde klus doorgeven aan een van je collega’s of aangeven wat de consequenties zijn van te veel werk. Zo kun je aangeven dat je best een extra taak kunt oppakken, maar dat dit wel betekent dat een andere taak dan niet op tijd af zal zijn. Onthoud gewoon dat je niet overal ja op kunt zeggen, vroeg of laat kom jij dan in de problemen. En daar wordt niemand beter van.
Tip 4: Digitaliseer taken
Als je jezelf erop betrapt te zuchten bij bepaalde taken, is het handig om eens te googelen of iemand al een oplossing heeft bedacht. Tegenwoordig zijn er duizenden programma’s en tools die jouw leven makkelijker kunnen maken. Van browser add-ons die je herinneren om klanten na een bepaald aantal dagen opnieuw te mailen tot programma’s die je hele boekhouding automatiseren. Je kunt zo ontzettend veel tijd uitsparen door te kiezen voor digitalisering. Zo kun jij je tijd besteden aan de zaken die écht belangrijk zijn.
