Laten we eerlijk zijn, vergaderen is niet altijd fijn. Zéker als de vergadering al een half uur uitloopt en je kopje koffie al even leeg is. Of als de vergadering zo inefficiënt is dat je het aantal bloemetjes op het shirt van je collega begint te tellen. ‘Nutteloze’ vergaderingen waaruit geen concrete acties voortvloeien zijn niet alleen vervelend voor de werknemer, ook voor werkgevers zijn deze een doorn in het oog. Wanneer je als bedrijf bijvoorbeeld diensten per uur verkoopt, dan staat een uurtje vergaderen met z’n tienen gelijk aan een project van tien uur dat niet kan worden verkocht. Maar hoe maak je een vergadering dan wel leuk én efficiënt? Lees daarvoor onze tips!
Waarom zijn vergaderingen niet geliefd?
Zucht jij wel eens als je wéér een meeting of een vergadering in je agenda ziet staan terwijl je nog veel werk hebt? Je bent niet alleen! Volgens een analyse van de planningstool Doodle, heeft zo’n 44% van de werknemers moeite met hun werk afronden door slecht georganiseerde vergaderingen. Als je als bedrijf aan urenregistratie doet, kun je de uren die alle werknemers spenderen aan vergaderen heel goed bijhouden. Bovendien kosten vergaderingen bedrijven behoorlijk veel geld; de gemiddelde Nederlandse werknemer vergadert zo’n 300 uur per jaar. En hoe belangrijker de functie van iemand is, hoe meer vergaderingen hij of zij bijwoont. Maar ook hoe hoger zijn of haar uurtarief meestal is! Vergaderingen kosten een werkgever dus een flinke duit. Over heel Nederland gezien kosten vergaderingen jaarlijks zo’n 60 miljard euro. Niet verwonderlijk dat Elon Musk van Tesla z’n medewerkers zelfs oproept om weg te lopen uit nutteloze vergaderingen!
Korter en krachtiger vergaderen
Gelukkig zijn er manieren om een vergadering effectiever te maken en zo ook prettiger om bij te wonen. Ten eerste raden we je aan om even kritisch te kijken naar het aantal personen die in de meeting aanwezig zijn. Is het absoluut noodzakelijk dat iedereen erbij is? Indien niet, verklein de groep en vergader enkel met de personen die er belang bij hebben en er bij ‘moeten’ zijn. Hoe minder mensen er zijn, hoe effectiever je meestal vergadert. Zorg er ook voor dat de aanwezigen niet aan het ‘multitasken’ zijn met hun laptop of telefoon. Zo verliezen ze enkel hun concentratie.
Zorg er ook voor dat vooraf aan de vergadering er een duidelijke agenda is en dat iedereen op voorhand die agenda heeft voorbereid. Zo hoef je geen tijd te verspillen aan het uitleggen van de agenda of aan onnodig gekeuvel. Als jullie voor een bepaalde vergadering echt geen tijd mogen ‘verliezen’, kan het altijd handig zijn om eens met een timer te vergaderen. Dan kun je bijvoorbeeld beslissen om een aantal minuten een idee uit te leggen of te pitchen, waarna iedereen een aantal minuten voor (kritische) feedback krijgt. Dit kan ervoor zorgen dat iedereen beter bij de les is.
Als je als werkgever weet dat er een lange vergadering op het programma staat, bijvoorbeeld om te brainstormen, kun je deze vergadering ook leuker maken door o.a. gezonde snacks op tafel te zetten. Vergeet niet om af en toe een korte ‘breinpauze’ te houden. Als de vergadering lang duurt, is de kans groot dat iedereen op een gegeven moment minder scherp is.
En wist je dat mensen zich beter kunnen focussen als ze zich tegelijk kunnen ontspannen? Veel mensen willen namelijk met iets bezig zijn, of dat nu knijpen in een stressbal is of tekenen op een papiertje. Als je echt creatieve oplossingen wilt bedenken tijdens een vergadering kan het dus zeker geen kwaad om even de kleurpotloden en kleurboeken uit de kast te halen! 😉
Wij hopen dat jullie beter, efficiënter én creatiever kunnen vergaderen!
