Hoe ga je als werkgever om met het annuleren of verzetten van vakanties, dan wel het intrekken van vakantiedagen in verband met de coronacrisis? Mogen werknemers hun vakantiedagen intrekken om ze op een later tijdstip op te nemen? En wat zijn de haken en ogen vanuit werknemers- en werkgeversoogpunt?
In dit blog vertellen we je waar je zoal aan moet denken, wat de wet- en regelgeving omtrent dit onderwerp is en hoe je hier als organisatie eenvoudig op kan sturen.
Vakantieplanning
Begin dit jaar hebben de meeste afdelingen een vakantieplanning gemaakt. Deze planning komt nu in gevaar vanwege de coronacrisis. Veel medewerkers trekken hun vakantieaanvraag in omdat ze nu toch niet op vakantie naar het buitenland kunnen (of willen). Bedrijven willen voorkomen dat iedereen straks tegelijkertijd verlof neemt en een overschot aan openstaande verlofuren beperken. Je werknemers verplichten om vrij te nemen mag wettelijk in ieder geval niet.
Stuwmeer aan vakantiedagen
Het stuwmeer aan vakantiedagen is een jaarlijks terugkerend probleem binnen organisaties, ook zonder coronacrisis. Uit onderzoek blijkt dat 62 procent van de midden en grote bedrijven in Nederland worstelt met een overschot aan vrije dagen. Dat is een financieel risico, want bedrijven moeten het loon dat overeenkomt met die vrije dagen reserveren. Dat drukt de winst en bedrijven kunnen dit kasgeld de komende tijd goed gebruiken.
Hoe zorg je dat werknemers vakantiedagen tijdig opnemen?
Hoe voorkom je als organisatie een overschot aan vrije dagen? Zo’n overschot aan het eind van het jaar kan namelijk prima worden voorkomen door onderstaande tips te gebruiken.
1. Geef bonus-dagen
Je kunt als organisatie bijvoorbeeld ervoor kiezen om alle medewerkers die tot 1 juli 10 dagen verlof opnemen, daarvan ook twee dagen van de werkgever krijgen. In deze situatie heb je als bedrijf momenteel minder werk voorhanden en verwacht je na de zomer weer veel werk te hebben. Je kiest er dan voor om mensen te motiveren juist nu verlof op te nemen, ondanks dat ze nu misschien niet op vakantie kunnen. En daar staat dan ook wat tegenover.
2. Benefit budget
Er zijn ook bedrijven die een zogenaamde ‘benefit budget’ hebben. Medewerkers hebben recht op de twintig wettelijke vakantiedagen, de rest kunnen ze bijkopen uit dat budget. Hebben ze geen extra dagen nodig, dan kopen ze daar iets anders van. Zo kunnen ze de dagen laten uitbetalen of het geld reserveren voor hun pensioen.
3. Vraag het gewoon
Wat kun je nog meer doen om te zorgen dat je werknemers op tijd vakantie nemen? Eigenlijk is het heel simpel: door het ze te vragen. Een oorzaak van het probleem is vaak dat managers het issue van een overschot aan vrije dagen voor zich uitschuiven, tot ze realiseren dat het financieel consequenties heeft. Als je het gesprek aangaat, wees dan zo transparant mogelijk over je motief. In het geval er tijdelijk veel minder werk is, leg de situatie dan uit aan je medewerkers. Vakantie opnemen verbetert de financiële situatie en vergroot de kans dat zij hun baan behouden. Mensen zijn op deze manier echt wel bereid om dagen op te nemen voor het hogere doel.
4. Wees flexibel
Daarbij is het belangrijk dat je flexibel bent en ook iets teruggeeft. Laat werknemers zelf bepalen wanneer ze hun dagen inzetten. En zorg ook dat ze echt vrij hebben, dus niet meer werk in minder dagen moeten proppen. Vrees je als werkgever nu al een overschoot aan verlofuren aan het eind van het jaar? Denk dan alvast na over creatieve oplossingen. Stel, de intelligente lockdown duurt nog maanden, hoe ga je er dan mee om? Ga je een week dicht? Werkt iedereen voortaan parttime?
Voor dit soort besluiten heb je akkoord nodig van je medewerkers, dus je moet wel draagvlak creëren. Vraag je medewerkers om mee te denken. Het is namelijk veel waardevoller als een oplossing vanuit de mensen zelf komt. Onderschat het mentale aspect van deze crisis ook niet. Onzekerheid in tijden van (corona)crisis zorgt voor stress. En langdurige stress leidt tot productiviteitsverlies en verzuim. Even opladen is belangrijk. Vakantie opnemen verbetert de financiële situatie voor het bedrijf en vergroot de kans dat iedereen zijn baan behoudt. Bovendien is het je plicht als werkgever om te zorgen dat je werknemers voldoende rust nemen. Wettelijk gezien heeft iedere werknemer (fulltime dienstverband) recht op minimaal twintig vrije dagen.
Inzicht in werkdruk en vrije dagen
Alleen met een duidelijk zicht op de werkdruk en het aantal resterende vrije dagen kunnen managers ervoor zorgen dat er een einde komt aan het overschot aan vakantiedagen en de bijbehorende problemen. De oplossing voor een duidelijk inzicht in de werkdruk en vrije dagen ligt in de organisatie, communicatie en automatisering. TimeChimp helpt je hierbij middels een compleet tijdsmanagementplatform waarmee je o.a. een helder inzicht krijgt in de (resterende) vrije dagen van werknemers. Via de uitgebreide uren-, kilometer- en onkostenregistratie behoud je eenvoudig het overzicht binnen de organisatie. Ook wat betreft overuren en ziekte uren.
TimeChimp helpt vorm te geven aan een nieuwe manier van werken en tijd registreren. Advies op maat of meer tips? Neem dan contact op via info@timechimp.com of bel naar 020-7640860. Wij staan klaar om je te helpen.
