De route naar een succesvol project begint niet zoals verwacht bij de planning, maar met de vraag: “Wat kan er misgaan?’ Degelijk project risicomanagement is de basis voor het plannen van resources en milestones en voor het inschatten van mogelijke problemen. Welke informatie heb je als projectleider nodig om een uitgebreide risicoanalyse te kunnen maken? Waar haal je de gegevens vandaan? Het antwoord: resource management. We leggen je uit hoe resource- en timemanagement-tools je kunnen helpen bij het maken van een goede risicomanagementanalyse.
Inhoud:
- Wat is goed project risicomanagement?
- Wat is resource management en waarom is het zo belangrijk?
- Hoe maak je een risicoanalyse met urenregistratie en resource management?
Wat is goed project risicomanagement?
Eigenlijk is het heel eenvoudig: een risicomanagementplan is niets anders dan het benoemen van alle potentiële risico’s binnen een project. Als zich in de praktijk zo’n risicoscenario voordoet, kan je terugvallen op de in het plan gedefinieerde maatregelen om het project succesvol af te ronden. Een gedetailleerde risicoanalyse is niet nodig voor elk klein of ongecompliceerd project. Een basisanalyse kan echter nooit kwaad.
Het risicobeheer binnen projecten gaat vaak mis omdat bepaalde risico’s over het hoofd worden gezien of compleet worden genegeerd. Dit hangt meestal samen met de bedrijfscultuur en de persoonlijke bereidheid van de projectmanager om risico’s te nemen.
Een goed risicomanagementproces herken je aan de volgende punten:
- Open communicatie: Creëer een cultuur waarin mogelijke risico’s openlijk kunnen worden besproken en angsten serieus worden genomen. Een houding van ‘er zal niets gebeuren’ is altijd misplaatst. Zelfs als er niet-serieuze zorgen worden geuit, kan een constructieve discussie de moeite waard zijn. Onzekerheden worden vaak veroorzaakt door veranderingen en ingewikkelde onderlinge verhoudingen die snel kunnen worden opgehelderd door duidelijke communicatie en eenvoudige uitleg.
- Samen benoemen, risicobeoordeling en -analyse: Als projectleider ben je verantwoordelijk voor een uitgebreide risicoanalyse, maar je hoeft dat niet alleen te doen. Betrek bij het in kaart brengen van mogelijke risico’s, afhankelijk van de aard van het project, teamleden, belanghebbenden of opdrachtgevers. Verdeel de vastgestelde risico’s in verschillende categorieën zoals deadline, kwaliteit, team, kosten, enz. Vervolgens beoordeel je hoe aannemelijk het is dat een risicoscenario daadwerkelijk zal plaatsvinden en hoe hoog de schade dan zou kunnen zijn. Later leggen we uit hoe je risico’s kan analyseren met behulp van beschikbare data.
- Risicobudget is een must-have: Je wilt er natuurlijk geen gebruik van maken, maar zorg voor een realistisch risicobudget. Uitgangspunt is: ‘ingeschatte kans op risico’ x ‘mogelijke schade’ = ‘risicobuffer’.
- Maatregelen en noodplan: Onderdeel van je risicomanagementanalyse is een gedetailleerd plan met noodzakelijke maatregelen die je wilt nemen als het risicoscenario zich daadwerkelijk voordoet. Hiermee voorkom je paniek en onzekerheid. Denk ook na over het worst-case-scenario: heb je een plan B?
- Flexibiliteit en voortdurende monitoring: Vraag je tijdens het project regelmatig af of de risico’s nog actueel zijn. Is de kans dat ze zich voordoen groter dan gedacht of voorzie je andere risico’s? Mogelijk moet je nieuwe maatregelen uitwerken en/of resources anders over de werkzaamheden verdelen.
Wat is resource management en waarom is het zo belangrijk?
Middelenbeheer of in goed Nederlands, resource management, zorgt ervoor dat alle relevante middelen voor de uitvoering van een project efficiënt worden gepland en over de werkzaamheden worden verdeeld. Voorbeelden van middelen of resources zijn onder meer een budget gebaseerd op tijd of financiën, werknemers, technische middelen, maar ook abstracte zaken zoals expertise. Hoe beter je middelenbeheer, hoe winstgevender een project uiteindelijk zal zijn.
Het doel is maximaal resultaat met een planning waarin de beschikbare resources goed zijn verdeeld over de werkzaamheden en die rekening houdt met eventuele tegenslagen. Omdat de winstgevendheid ervan afhankelijk is, worden er vaak gespecialiseerde resourcemanagers aangenomen. Zijn die er niet is het de verantwoordelijkheid van de projectmanager. Negeer je risicobeheer niet want gedegen resource management biedt vele voordelen:
- Voorkom problemen door resources efficiënt te plannen en te verdelen over de werkzaamheden.
- Voorkom overbelasting van werknemers door de werkdruk voor iedereen inzichtelijk te maken.
- Registreer de inzet van alle resources zodat je bij het mislukken van een project kan aantonen dat alle beschikbare middelen efficiënt zijn ingezet.
- Analyseer na een project hoe de inzet van middelen daadwerkelijk heeft uitgepakt, waardoor je toekomstige projecten winstgevender kan plannen.
Hoe maak je een risicoanalyse met behulp van urenregistratie en resource management?
Zoals besproken, is de risicoanalyse een essentieel onderdeel van project risicomanagement. In het risicomanagementproces heb je allereerst een goed overzicht nodig van de beschikbare resources. Maar ook tijdens en na afronding van een project heb je betrouwbare data nodig. Hier komt een geschikte urenregistratie- en resource management tool uitermate van pas.
Hoe urenregistratie en resource management kan helpen bij het risicobeheer binnen projectmanagement:
- Datagedreven risicobeoordeling en projectplanning: De verzamelde gegevens uit eerdere projecten kunnen aanknopingspunten zijn om risico’s te herkennen en te beoordelen. De urenregistratiedata van afgeronde projecten verraden waar je mogelijk vertraging in de planning kan verwachten. Je kan daar rekening mee houden door relevante risicobuffers in te bouwen.
- Realtime inzicht in projectresultaten: Als je besluit gebruik te maken van een urenregistratie of resource management tool, wil je liefst de mogelijkheid hebben realtime dashboards te kunnen maken. Het voordeel spreekt voor zich: jij en je team hebben altijd actueel inzicht in de voortgang van het project, de beschikbare resources en de stand van zaken ten aanzien van de verschillende budgetten. Problemen worden vroegtijdig gesignaleerd waardoor je op tijd de juiste maatregelen kan nemen.
- Centrale gegevensopslag: Een cloudgebaseerde softwareoplossing maakt de registratie en het beheer van projectgerelateerde gegevens eenvoudig en flexibel. Iedereen kan overal bij de gegevens en verschillende afdelingen kunnen in de tool met elkaar samenwerken. Nadat een project is afgerond, kan de projectleider zelf de klant factureren of de financiële afdeling toegang geven.
- Eenvoudig projectbeheer en rapportage: De rapportagefuncties van een tijdregistratie- of middelenbeheertool helpen niet alleen bij het monitoren van de beschikbare resources. Je kan hiermee ook in een handomdraai een projectafsluiting maken op basis van de geregistreerde data. Je bespaart hiermee kostbare tijd die anders verloren gaat aan het maken van ingewikkelde Excel-tabellen. En om de cirkel rond te maken, gebruik je deze rapportages voor de risicoanalyse van toekomstige projecten.
Je hoeft alleen nog maar te kiezen voor de juiste tool. Verlies je niet in de SaaS-jungle en gebruik binnen je team één softwaretool voor hetzelfde doel. Anders ligt chaos en verwarring op loer.
Onze tip: Je bent als werkgever verplicht een urenregistratiesysteem aan te bieden. Bouw daarop voort en stap over op TimeChimp. Een op projectgebaseerde urenregistratietool met uitgebreide functies voor projectplanning, declaratiebeheer, dashboards en facturering.
Met TimeChimp kan je eenvoudig werktijden, uitgaven en kosten per project en op basis van uurtarief per medewerker registreren. Je beschikt over tal van functies zoals, tijdregistratie, uitgaven- en kilometerdeclaratie, agendasynchronisatie, een digitale prikklok, een timer en een automatische tracker. Alle geregistreerde gegevens zijn zichtbaar in overzichtelijke projectdashboards waarmee je zakelijke partners en klanten bovendien kan betrekken bij goedkeuringsprocessen in het klantenportaal. Kortom, hou overzicht op alle resources, verbeter je project risicomanagement en vereenvoudig je hele projectmanagementproces. Easy does it.
