Iedere maand geeft onze supportafdeling antwoord op een aantal van de meest brandende vragen uit onze community. De vragen, inclusief de antwoorden en eventueel extra informatie vind je in dit blog. Staat het antwoord op jou vraag er niet tussen? Schroom dan niet om contact op te nemen met onze support afdeling via support@timechimp.com. Denk je dat jou vraag hier écht tussen zou moeten staan? Laat het dan ook weten!
Kan ik zelf bepalen welke velden ik laat zien bij registreren?
Bepaal zelf wat jouw medewerkers zien in het registreren scherm. Ga naar Instellingen > Uren en stel daar je eigen scherm samen. Kies er voor om activiteit wel of niet weer te geven of om bijvoorbeeld start- en eindtijd verplicht te maken.
Hoe weet ik de beschikbaarheid van mijn medewerkers?
Maak je gebruik van onze personeelsrooster module? Dan kunnen medewerkers hun beschikbaarheid doorgeven. Zo weet je precies wie je kan inplannen voor welke dienst. De medewerker gaat hiervoor naar zijn profiel en kiest ‘mijn beschikbaarheid’. Vervolgens geeft hij/zij zelf aan wanneer hij/zij wel of niet beschikbaar is. Deze beschikbaarheid zie jij meteen weer terug op je personeelsplanning.
Kan ik per project een apart inkooptarief opgeven?
Werk je met zzp’ers? Dan kan het zijn dat ze niet voor alle opdrachten hetzelfde inkooptarief hebben. Door met self-billing van TimeChimp te werken is het mogelijk om dat nu af te vangen. Geef op project niveau aan dat het een self-billing project betreft. Zodra je dat doet, verschijnt de mogelijkheid een inkoopuurtarief op medewerker niveau in te voeren bij het betreffende project. Ga naar het tabblad medewerkers en voer het tarief in!
Hoe maak ik snel een nieuwe klant/project etc aan?
Stel, je bent aan het registreren en ziet dat er een nieuwe klant niet tussenstaat of een project nog niet aangemaakt is. Moest je voorheen dan naar het juiste van teams of projecten? Nu klik je eenvoudig en snel op het plusje rechts bovenaan. Afhankelijk van je rechten zie je daar de diverse mogelijkheden van “snel aanmaken”.
Hoe wissel ik snel tussen verschillende organisaties?
Het kan zo zijn dat je voor verschillende organisaties in TimeChimp werkt. Als je voor al die omgevingen in moet loggen met hetzelfde emailadres, wissel je eenvoudig tussen de verschillende omgevingen. Klik hiervoor op de vier vierkantjes links in de hoek. Er opent zich een scherm waar je de andere organisaties ziet waaraan je bent gekoppeld.
En denk je nu “ik wil nog meer organisaties in TimeChimp?” Dat doe je dan op dezelfde manier! Ook daar voeg je eenvoudig en snel een nieuwe organisatie toe.
Hoe kan ik persoonlijke notificaties aan- of uitzetten?
Ben je beheerder van een omgeving met een goedkeuringsflow maar wens je geen notificaties te ontvangen van bijvoorbeeld ingediende uren van medewerkers? Deze kun je naar voorkeur zelf aan- of uitzetten. Dit doe je via Mijn Profiel > Mijn instellingen > Notificaties > switches op UIT. Ook als Projectmanager, Teammanager of Gebruiker kun je hier de persoonlijke notificaties beheren.
Hoe zorg ik ervoor dat mijn facturen vanuit mijn mailadres worden gestuurd?
Om te zorgen dat je e-mails niet in de spam belanden, maar ook dat ze duidelijk herkenbaar zijn voor je klanten is het handig om vanuit je eigen e-mailadres te mailen. Dat doe je eenvoudig door je emailadres te whitelabelen. Hiermee zorg je ervoor dat er geen email.delivery@timechimp meer staat, maar het door jou gekozen mailadres. Lees hier hoe je dat doet.
Hoe geef ik TimeChimp een eigen domeinnaam?
Het is mogelijk om TimeChimp helemaal naar jouw huisstijl in te richten met kleur en logo. Daarnaast is het sindskort ook mogelijk om een eigen domeinnaam te kiezen en ga je dan naar bijvoorbeeld uren.mijnbedrijf.nl i.p.v. app.timechimp.com. Zo voelt het nog meer vertrouwd voor je medewerkers. Neem contact met ons op om hier gebruik van te maken!
Hoe haal ik mijn planning op?
Heel eenvoudig plan je jouw medewerkers in met de planningstool. De medewerker haalt dit vervolgens weer eenvoudig op in een lege week. Klik op de kopiëren en kies dan haal Planning voor deze week op. Op die manier staan de uren en alles vooraf ingevuld voor de medewerker. Super handig!
Hoe kan het dat soms de afstand verschilt als ik mijn reisafstand track?
Voor het bepalen van de afstand die je hebt gereden, gebruiken wij een koppeling met Google Maps. Deze berekent automatisch de snelste route voor jou. En dat kan elke keer net weer wat anders zijn. Denk hierbij aan files, wegwerkzaamheden of gewoon eenrichtingswegen. Zo kan je heenweg net iets langer (of korter) zijn dan je terugweg. Wil je dit niet? Vul dan zelf de gereden kilometers in.
Hoe activeer ik goedkeuren of andere modules?
Afhankelijk van het door jou gekozen abonnement, heb je verschillende modules tot je beschikking. In het app center zie je vervolgens of je de bijbehorende modules al hebt geactiveerd. Nog niet geactiveerd? Klik dan op de tegel om de module te activeren. Valt de module buiten jouw abonnement? Dan wordt dat uiteraard direct aangegeven.
Is het mogelijk om een lijst van klanten in één keer te importeren?
Yes, dat doe je door een paar eenvoudige stappen! Naast klanten is het ook mogelijk om projecten, medewerkers en uren te importeren. Lees hier hoe dat werkt.
Mijn collega’s vergeten soms alle uren te registreren. Kan TimeChimp de medewerkers automatisch een herinnering sturen?
Zeker. Door een contract in te stellen kan je deze handeling automatiseren. En dat zal je heel wat werk (en tijd) besparen! Dit artikel legt uit hoe je het contract en de notificaties op de beste manier kan inrichten.
Hoe pas ik mijn factuur nummering aan?
Stel eenvoudig een eigen prefix in voor je facturen. Ga binnen je algemene instellingen naar de tab Facturen. Vul daar de gewenste prefix in en klik op opslaan! Easy as that.
Weten hoe andere bedrijven TimeChimp gebruiken en wat ze eruit halen? Onze use cases vind je hier.
Hoe registreer ik voor een andere gebruiker?
Soms is een medewerker niet in de gelegenheid zijn/haar eigen uren te registreren. Daarom is het voor de Beheerder mogelijk uren voor een ander te registreren. Ga hiervoor naar het registreren scherm en klik op het poppetje naast de kalender.
In dit helpartikel laten we visueel zien hoe het moet.
Hoe voorkom ik dat medewerkers oude registraties invoeren/bewerken?
Om registraties nauwkeurig en actueel te houden, wil je niet dat er te ver in het verleden wordt geregistreerd. Daarom is het mogelijk om je registratieperiode af te sluiten na een x aantal weken. Zo stel je eenvoudig in dat er niet meer dan twee weken terug geregistreerd mag worden. Willen ze dat wel doen? Dan moet er contact worden opgenomen met de Beheerder, die dit kan overrulen.
Hoe zorg ik er voor dat mijn project binnen budget blijft?
Het is mogelijk om met TimeChimp verschillende budgetten te kiezen. Kies de gewenste budgetmethode, stel het budget in en geef aan dat je een notificatie wil ontvangen als een x percentage van het project is bereikt. Zit je op het ingegeven percentage? Dan ontvang je automatisch een emailnotificatie. Nooit meer onverwachts over budget. 🙂
Hoe zie ik iedereens actuele verlof saldo?
Het is met TimeChimp mogelijk om verlof te registeren. Aan het begin van het jaar geef je iedereen een verlofsaldo waarna dit in mindering wordt gebracht als verlof wordt geschreven. Nu de vakantieperiode er aan komt, is het het handig dat je eenvoudig en snel kan zien wat het actuele verlof saldo is. Ga naar het tabblad Teams > Kies Acties > Toon Resterend Balans. In een oogopslag zie je het aantal verlof- en overuren!
Hoe nodig ik mijn medewerkers achteraf uit?
Wanneer je nieuwe medewerkers toevoegt aan TimeChimp, kan je er voor kiezen ze niet direct uit te nodigen omdat je eerst aan de slag wilt met de inrichting. Maar hoe nodig je ze alsnog uit? Vanuit Teams selecteer je de medewerkers en verzend je ze eenvoudig een bericht via Acties > Verstuur Bericht. Op die manier nodig je je achteraf eenvoudig je collega’s uit. In dit helpartikel vind je verdere uitleg en een voorbeeldtekst.
Hoe schrijf ik interne uren?
Je hebt van die uren die je niet kan toeschrijven aan een klant. Denk hierbij aan een feestdag, verlof of ziekte. Deze uren wil je wel graag geregistreerd hebben. Maak in zulke gevallen je eigen bedrijf aan als klant met een project interne uren. Noem de klant Intern of gewoon jouw eigen bedrijfsnaam. Aan het project koppel je vervolgens de activiteiten die niet onder een klant horen, zoals ziekte, verlof, feestdag of interne meetings.
Hoe bewerk ik uren in bulk?
Het kan zijn dat er een grote groep uren op een ander project geschreven moet worden of dat de verkeerde activiteit gekozen is. Nu is het mogelijk om deze uren één voor één te bewerken, maar het kan sneller! In Overzichten selecteer je eenvoudig alle uren regels en klik je rechts bovenin op acties. Vervolgens kies je bewerk uren. Er verschijnt een pop-up venster waarmee je in bulk in één keer registreert.
Hoe geef ik een extra dimensie aan mijn Overzichten?
Het is in Overzichten mogelijk om op meerdere velden te filteren en zo een specifieke weergave te creëren. Nu kan het zijn dat je bepaalde gegevens graag groepeert wil zien. Bijvoorbeeld dat je per medewerker wil zien hoeveel uur hij/zij per project werkt. In dat geval maak je gebruik van de groepeer optie. Rechts bovenin klik je op groepeer en dan kies je de gewenste groepering. Zo creëer je een extra gelaagdheid in je Overzicht.
