De term ‘Work Management’ zal misschien niet bij iedereen een belletje laten rinkelen. Misschien ben je al wel bekend met projectmanagement en operations-management, maar Work Management is een relatief nieuwe term. Kortgezegd wordt hiermee de optimalisatie van werkzaamheden en processen binnen een bedrijf bedoelt.
Gartner, het meest toonaangevende onderzoeks- en adviesbureau op het gebied van informatietechnologie, definieert Work Management als volgt:
“Work Management is een verzameling van software producten en diensten die structuur brengen in de Workflow, informatiestromen en de interactie van zakelijke processen en de menselijke processen die de betreffende informatie genereren. Work Management stroomlijnt en transformeert kritische zakelijke processen en daarmee verbetert het de resultaten en prestaties van een organisatie.”
Deze wetenschappelijke definitie is niet alleen vrij breed, maar ook nog eens moeilijk te interpreteren. Eigenlijk staat er dat Work Management een verzameling is van software producten die het werk van individuele werknemers en teams managet om de prestaties te meten én verbeteren. Dit kan onder andere gedaan worden op projectniveau, maar bijvoorbeeld ook om algemenere processen binnen een organisatie te optimaliseren en te stroomlijnen.
Deze software geeft structuur aan de uitvoering van processen en de (interne) informatieflow. Het zorgt ervoor dat samenwerking in de organisatie mogelijk is op verschillende niveaus. De volgende processen worden met elkaar verbonden:
- Business Intelligence
- Proces Management
- Resource Management
- Time Management
- Client Relationship
- Project Management
Wat is het verschil tussen projectmanagement en Work Management?
Als je al tijden inzet op project management, dan kun je je misschien afvragen waar het verschil tussen de twee precies zit. Het verschil tussen Work Management en Projectmanagement is dat de eerste een niveau dieper gaat en processen kan verbeteren op individueel niveau, terwijl project management meer over teamWork gaat.
Bovendien is projectmanagement ook iets tijdelijks. De definitie van projectmanagement spreekt dan ook over werkzaamheden, tools en skills die worden gebruikt om de vereisten en deadlines bij een project te halen. Deze projecten zijn over het algemeen gelimiteerd door tijd, tot het beoogde doel wordt behaald (of niet). De teams die aan deze projecten werken zijn kortstondig van aard en worden opgebouwd aan de hand van complementaire vaardigheden. Op de werkzaamheden van Work Management staat geen deadline; het doel is continu de efficiëntie verbeteren, zowel op de korte als lange termijn.
Wat doet Work Management software?
Als je met Work Management de efficiëntie van je organisatie onder handen wilt nemen, is het fijn als je weet welke software je moet kiezen. Het doel van resultaten en prestaties binnen de organisatie te verbeteren gebeurt door het inrichten van gestroomlijnde Workflows tussen verschillende afdelingen.
In Work Management software worden ook alle werkzaamheden bijgehouden die niet direct tot een specifiek project horen, en dus niet per sé (direct) linken aan klanten of budgetten. Deze functionaliteiten zijn bijvoorbeeld:
- Task management: een feature waarmee taken kunnen worden gemaakt en personen aangewezen om deze te vervullen. Hier kunnen ook deadlines en budgetten aan worden gelinkt.
- Opslaan en delen van documenten: het systeem fungeert ook als centrale plaats om documenten te bewaren, en die beschikbaar te maken voor de juiste personen.
- Tijdsregistratie: met Work Management software kun je uren registreren. Deze data kan vervolgens worden gebruikt voor het optimaliseren van processen of bepalen van budgetten. Ook is dit waardevol voor het management.
- Gecentraliseerde communicatie: de software laat toe om in message boards of bij taken opmerkingen toe te voegen of te discussiëren. Dit kan ook weer op verschillende niveaus, bijvoorbeeld binnen een team of organisatie breed.tijdmanagement
- Rapporten versturen: check met de Work Management Software de werkzaamheden, maak hier rapporten van die je intern kunt gebruiken of versturen naar klanten. Deze rapporten zorgen er voor dat problemen bij de bron kunnen worden aangepakt.
Wat is het verschil tussen Work Management Software en Project Management Software?
Typische project management software is zo opgebouwd dat werknemers hun werkzaamheden kunnen loggen op projecten, met restricties op tijd en budget. Projecten worden vaak opgedeeld in meerdere werkzaamheden, waar strikte uren op gebudgetteerd zijn. Als iemand ook werkzaamheden uitvoert die buiten zijn of haar projecten vallen, kunnen deze vaak niet goed worden bijgehouden.
Over het algemeen is Work Management software flexibeler dan Project Management software qua structuur, omdat de werkzaamheden een niveau hoger liggen en niet direct gelinkt zijn aan een project. Het programma geeft meestal opties om samen te werken en te discussiëren over werkzaamheden.
Maar wanneer moet je dan kiezen voor Work Management software? Bijvoorbeeld wanneer je als organisatie niet alleen met projecten werkt, maar ook veel operationele werkzaamheden heeft.
De voordelen van Work Management
Met Work Management kan een bedrijf de werkzaamheden van elke werknemer efficiënter inplannen en middelen beter inzetten. Dit zorgt voor betere resultaten, verhoogde efficiëntie en een beter inzicht in de eigenschappen van elke werknemer. Het faciliteert een bedrijf in het snel kunnen schakelen en inspelen op de wensen van klanten en er worden minder ‘overbodige’ uren gemaakt door werknemers.
De voordelen van Work Management zijn:
- De werkzaamheden van een team kunnen eerlijk worden verdeeld
- Taken kunnen worden ingepland aan de hand van individuele eigenschappen
- Alle informatie, deadlines en taken kunnen op één plaats worden bijgehouden. Het brengt transparantie binnen de organisatie.
- Omdat iedereen de vooruitgang ziet en hier vragen over kan stellen, zijn er minder meetings nodig om het over de vooruitgang te hebben. Het zorgt ervoor dat de neuzen dezelfde kant op blijven wijzen.
- Het vereenvoudigd thuis werken: iedereen weet wat zijn/haar taken zijn.
Conclusie
Work Management software is dus een nieuwe stroom aan management apps met als uitgangspunt het stroomlijnen en efficiënt indelen van bedrijfsprocessen met behulp van individuele capaciteiten. Het heeft tal van voordelen, zoals het verdelen van taken, delen van bestanden, registreren van uren, vereenvoudigen van thuiswerken en geeft waardevolle managementinformatie. Maar welke Work Management software heb je nodig?
Een snelle blik op Google maakt meteen duidelijk dat er veel verschillende soorten en maten te verkrijgen zijn. Maar welke is dan geschikt voor jou? Hier een paar suggesties bij het zoeken van de juiste software:
- Sluit een (gratis) proefabonnement af voordat je koopt. Je hoeft geen geld neer te leggen voor iets waarvan je niet eens weet of het voor jou wel werkt en doet wat het belooft.
- Lees de reviews van klanten op betrouwbare platformen. Tenzij je het leuk vindt om alleen maar nieuwe software te testen, wil je waarschijnlijk zien hoe anderen het hebben ervaren. Vaak doe je interessante inzichten op en wordt het op andere (en waardevollere) manieren gebruikt dan je in eerste instantie dacht. Je bent ten slotte net nieuw, en er is absoluut geen reden om het wiel opnieuw uit te vinden. Gebruik sites als Feedback Company om goede, betrouwbare reviews te vinden.
- Vraag naar ontwikkelingen. Omdat het nog niet 100% aansluit bij wat jij wilt, hoeft het niet te betekenen dat dit volgende maand nog steeds zo is. Veel groeiende partijen timmeren hard aan de weg en brengen continu nieuwe functionaliteiten uit. Vaak kun je ook suggesties doen. En ja, deze worden vaker wel dan niet serieus genomen en opgepakt.
Onthoud goed dat je niet alles in één softwarepakket hoeft te vinden, vaak ligt de grote kracht juist in een aantal verschillende systemen die je goed kunt koppelen. Gebruik bovenstaande tips voor het vinden van Work Management Software die echt bij jou past. Kijk rond, probeer uit en stel vragen!
