Hoe kun je je urenregistratie het beste bijhouden? Waaraan moet een urenregistratie voldoen en is het verplicht om een urenregistratie bij te houden? Een juiste keuze van een urenregistratiesysteem is geen sinecure. Kom in deze blog meer te weten over welk urenregistratiesysteem bij jouw organisatie past!
In ons vorige blog hebben we de eerste 2 stappen besproken om tot de juiste keuze te komen, namelijk zorgen voor intern draagvlak en afstemming op de huidige realiteit. De volgende punten zijn minstens zo belangrijk, we gaan verder bij stap 3.
- Houd rekening met de toekomst
-> Welk type systeem past bij de toekomst?
De kans is immers groot dat het door jou geschetste toekomstbeeld een andere situatie laat zien dan de huidige situatie. Bedrijven die overleven zijn de bedrijven die zich tijdig aanpassen aan nieuwe situaties. Je moet dus op zoek naar een systeem dat hetzelfde aanpassingsvermogen heeft als de markt en de organisatie. Hierin zijn er verschillende mogelijkheden. Je kunt een systeem exact op maat laten ontwikkelen met als risico dat dit systeem te veel uitgaat van de huidige situatie, waardoor het onvoldoende schaalbaar is. De kunst is dan om binnen het maatwerk tóch naar mogelijkheden te zoeken om ook voor de toekomst aanpassingen te kunnen doorvoeren.
Een veel beter alternatief is een SaaS oplossing (Software as a Service). Eigenlijk kun je dit zien als software voor op de groei. Software dat is afgestemd op jouw huidige wensen, maar zodra nieuwe variabelen een rol gaan spelen, dan past de software zich hierop aan via upgrades. Met nieuwe variabelen kun je onder andere denken aan.
- uitbreiding van je flexpool
- uitbreiding aantal shifts;
- aanpassing van je tarieven voor overuren;
Nu hebben we al drie belangrijke stappen genomen, wat begon met gemeenschappelijke doelstellingen en mogelijke belemmeringen in het huidige beleid. Van daaruit hebben we gekeken naar actuele én toekomstige zaken waarmee rekening moet worden gehouden. Nu we hier zijn kunnen we verder kijken naar de doelstellingen die jouw afdeling en organisatie wil bereiken,
- Wel of geen maatwerk
De volgende stap is wel of geen maatwerk. Belangrijke vragen hierbij zijn: vervult de leverancier al onze wensen en past het systeem nog bij onze organisatie?
De voordelen en nadelen van maatwerk hebben we eerder al besproken. Immers het grote voordeel van maatwerk is dat het systeem nauwkeurig afgestemd wordt op jouw specifieke situatie en dat levert als voordeel veel flexibiliteit op. Een SaaS oplossing zal minder snel speciaal voor jou worden aangepast.
Met een maatwerk oplossing heb je de flexibiliteit om te zeggen: dit is veranderd, pas het systeem daarop aan. In de praktijk blijkt dit vaak lastig en vergt naast grote investeringen ook veel systeemkennis van het personeel. Denk aan alle uitzonderingen die binnen een maatwerksysteem gelden. Daarom kiezen veel bedrijven tegenwoordig voor een SaaS of ‘best of breed’ oplossing, waarbij de voordelen zijn:
- Hoge gebruikerservaring
- Vooruitlopend op het eerste bedrijfsproces
- Lage kosten per softwarepakket
- Eenvoudig en snel in gebruik (lage adoptie)
- De investering
Uiteraard hoort binnen je onderzoek ook een overzicht van je investering. Je zult merken dat leveranciers verschillende tarieven aanhouden. Denk hierbij aan maatwerk en de bijbehorende tarieven, maar ook het feit dat leveranciers verschillende betaalcondities bieden. Het kan zijn dat een leverancier van een urenregistratiesysteem met een licentie werkt. Dit betekent dat je dan voor het urenregistratiesysteem een maandelijks bedrag betaalt.
Denk ook aan andere kosten die ermee gemoeid zijn, zoals consultancy uren, implementatie tijd van het systeem, trainingen of badges om mee te klokken, helpdeskondersteuning of upgrades van het systeem.
Kortom, zorg dat je goed en volledig onderzoek doet om te kijken welke urenregistratiesysteem echt bij jouw organisatie past. Goed vooronderzoek levert je niet alleen tijdwinst op in het resterende traject, maar voorkomt valkuilen en frustraties. En niet onbelangrijk. Een goed urenregistratiesysteem dat past bij je organisatie en doelstellingen levert een concurrentievoordeel op. Immers, het is moeilijk te kopiëren. En dat kan jouw organisatie een bepaalde handelingssnelheid geven. Maar het kan je ook inzichten geven die andere organisaties misschien missen.
TimeChimp helpt bij het maken van de juiste keuzes. Neem contact op met ons en we helpen je graag verder om jouw een toekomstig concurrentievoordeel te geven.
