Als HR-manager, bedrijfsleider of directeur heb je in de afgelopen jaren de werkvloer zien veranderen. Het onderscheid tussen vast en flexibel personeel is minder scherp geworden. De tijd dat iedereen dezelfde tijden werkt is bij veel organisaties al lang passé en het op- en afschalen van de workforce tijdens (seizoens)pieken is iets wat binnen steeds meer sectoren een rol speelt. Als het huidige urenregistratiesysteem van jouw bedrijf niet is meegegroeid met deze veranderingen, dan stapelen de problemen zich steeds meer op. Lees verder en kom in vijf stappen alles te weten over welk urenregistratiesysteem bij jouw organisatie past!
Snelle en nauwkeurige urenregistratie
Vanuit vele afdelingen is er vandaag de dag de wens om snelle en nauwkeurige urenregistraties. Het zijn dan met name de werknemers op de werkvloer die de actuele situatie willen weten over de gewerkte uren, maar ook uitzendorganisaties die niet constant achter flexkrachten aan moeten bellen om alsnog de juiste gewerkte uren te achterhalen.
Een goed systeem maakt de HR-afdeling meer data gedreven en geeft de afdeling weer de focus op HR-zaken die er écht toe doen. Dat klinkt heel logisch, maar veel organisaties zijn nog niet zo ver.
In een paar stappen naar een goed gefundeerde en weloverwogen keuze voor een urenregistratiesysteem.
- Zorg voor intern draagvlak
Een urenregistratiesysteem heeft effect op veel disciplines en afdelingen. Het nut en noodzaak van een systeem is veelal niet voor elke afdeling hetzelfde. Tóch is er wel een gemeenschappelijk doel te vinden. De keuze voor hét urenregistratiesysteem begint dan ook met de zorg voor intern draagvlak.
-> Wie zijn mijn interne stakeholders?
Reken al gauw op: HR, finance, salarisadministratie, directie, IT, productie, logistiek, operations, verkoop en inkoop. En maak je gebruik van flexibel personeel, dan kun je de uitzendorganisaties rondom jouw bedrijf daar zeker aan toevoegen. Iedereen heeft baat bij een vlekkeloze registratie van gewerkte uren .
De vragen die dan rijzen:
- Waarom volstaat het huidige systeem en/of bijbehorende proces niet meer?
- Wat gaat er nu vaak mis rondom urenregistraties?
- En wie zijn er gebaat bij correcte urenregistraties?
-> Wat willen mijn interne stakeholders?
Het is goed om hier een onderscheid te maken tussen strategische en operationele disciplines. Op strategisch niveau vraag je:
- Waarom willen we eigenlijk gewerkte uren registreren?
- Wat willen we daarmee bereiken?
- En hoe helpt dat de organisatie verder?
Deze vragen geven al interessante discussies waarmee jij de eerste grove kaders kunt schetsen.
-> Wat frustreert mijn interne stakeholders?
Op operationeel niveau tref je de mensen die zeer direct te maken hebben met urenregistratie. Denk aan de medewerkers die moeten klokken of gewerkte uren moeten bijhouden. Of natuurlijk de administrateurs die de uitbetalingen van salarissen voldoen.
Betrek medewerkers van de diverse afdelingen door ze in het voorstadium te vragen:
- Wat kost je nu veel tijd rondom urenregistraties?
- Wat frustreert jou in dit proces?
Dan krijgen medewerkers ook het gevoel dat er verbeteringen in het verschiet liggen. Je laat zien dat het toekomstige urenregistratiesysteem ook bedoeld is om hún frustraties weg te nemen. Uit de antwoorden op alle voorgaande vragen kun jij een gemeenschappelijk doel formuleren. Dit gezamenlijke doel wordt de opmaat van het project.
- Stem af op de huidige realiteit
Eigenlijk een heel logische stap, maar toch goed om de volgende zaken op een rijtje te zetten.
-> Wat is onze eigen, specifieke situatie?
Jouw bedrijf behoort tot een bepaalde branche of industrie. Denk aan de bouwwereld, de maakindustrie, of de overheid. Elke branche of industrie heeft haar specifieke kenmerken, uitdagingen of problemen, hoe je het ook maar noemen wilt. Dat soort generalisaties helpt softwareontwikkelaars om op grote schaal iets te ontwikkelen wat voor veel bedrijven binnen jouw branche een oplossing kan bieden.
-> Benadruk unieke eigenschappen
Ondanks de raakvlakken die jouw bedrijf heeft met branchegenoten, ben je wel degelijk uniek. Werkwijzen, bedrijfscultuur, gewoonte en gebruiken variëren per bedrijf. Dat betekent dat je er goed aan doet om de eigen organisatie centraal te stellen bij de afweging van een passend urenregistratiesysteem. Breng dit in kaart door je af te vragen:
- Wat zijn onze kostenplaatsen?
- Waar registreren medewerkers nu de gewerkte uren?
- Met hoeveel ploegendiensten en verschillende shifts werken we?
- Hoe ontwikkelt de verhouding vast/flex personeel zich tijdens het jaar? Is er een trend?
- Wat is het effect van seizoen pieken op de totale workforce?
- Wat zijn onze kostenplaatsen?
Vervolgens ga je met deze informatie aan de slag om te analyseren:
- Hoeveel tijd zit ertussen inklokken en daadwerkelijk aan het werk gaan?
- Welke handelingen (denk hierbij aan coderingen) moeten medewerkers eigenlijk doen om uren te registreren?
- Hoe ervaren medewerkers deze handelingen?
- Wie accordeert verlofaanvragen?
- Waar vinden medewerkers nu hun urensaldo’s?
-> Vergeet de salarisadministratie niet
- Kunnen we ons huidige urenregistratiesysteem koppelen met ons salarissysteem?
Ontwikkelingen met betrekking tot integraties gaan razendsnel. Wellicht zijn er inmiddels mogelijkheden om het bestaande urenregistratiesysteem te koppelen met het salarissysteem.
-> Betrek jouw CAO in dit verhaal
Misschien wel de belangrijkste: de CAO waaraan jouw bedrijf zich heeft verbonden. Een CAO kan complex zijn en allerlei mitsen, maren en uitzonderingen meebrengen rondom arbeidsuren, tarieven, toeslagen en nog veel meer zaken die invloed hebben op urenregistraties. Een belangrijk vraagstuk waar een tijdregistratiesysteem goed op moet zijn ingericht. Een goede analyse en voorbereiding en uiteindelijke keuze in een passend tijdregistratiesysteem kan hiermee doorslaggevend zijn binnen het succes van een efficiënte, snelle en correcte tijdregistratie. Dat voorkomt allerlei aanpassingen, frustraties en vertragingen in de latere implementatiefase.
In een volgend blog vertellen we welke stappen je nog meer moet nemen om tot een weloverwogen keuze te maken. Nu al benieuwd naar een goed advies? TimeChimp helpt bij het maken van de juiste keuzes. Neem contact met ons op en we helpen je graag verder.
