4

Urenregistratie in Excel

Probeer TimeChimp 14 dagen gratis

PROBEER 14 DAGEN GRATIS

URENREGISTRATIE EXCEL

 

Zzp’ers en zelfstandigen starten hun administratie en urenregistratie veelal in Excel. Het spreadsheetprogramma van Microsoft lijkt een praktische tool om de gemaakte uren bij te houden en daarover te rapporteren richting opdrachtgevers. Niets mis mee, toch? Urenregistratie in Excel kent een aantal belangrijke voordelen, maar wist je dat er ook enkele nadelen aan kleven? We zetten ze voor je op een rij, zodat je zelf na kunt gaan of het urenregistratie sjabloon in Excel voor jou voldoet.

De voordelen van urenregistratie in Excel

Om je uren te registreren in Excel heb je geen aanvullende software nodig. Je kunt een gratis template of sjabloon downloaden, zodat je daar ‘gratis’ mee aan de slag kunt. Gratis tussen aanhalingstekens, omdat het gebruik van Excel (zeker zakelijk) natuurlijk niet gratis is.

Een bijkomend voordeel van de urenregistratie in Excel is dat je het sjabloon met je activiteiten mee kunt laten groeien. Komen er nieuwe bedrijfsonderdelen of personeelsleden bij? Je kunt het sjabloon aanpassen, bijvoorbeeld om onderdelen, labels en beschrijvingen toe te voegen.

Bovendien kun je Excel downloaden voor zowel Windows, Linux als macOS en kun je daar ook op steeds meer mobiele apparaten gebruik van maken. Door de software overal te installeren heb je daar toegang tot wanneer jij wilt.

De nadelen van urenregistratie in Excel

Een urenregistratie in Excel kent aan de andere kant echter ook een aantal nadelen. Zodra de complexiteit van je onderneming toeneemt zal je meer gebruik gaan maken van ingewikkelde formules die verschillende werkbladen aan elkaar koppelen. Werken met een sjabloon lukt de meesten goed, maar het aanpassen daarvan vraagt om specifieke kennis van Excel en bijvoorbeeld het gebruik van macro’s.

Daarnaast werk je met Excel doorgaans offline. Je kunt het bestand dat je bewerkt in een clouddienst zoals Dropbox opslaan, maar je blijft dan afhankelijk van het synchroniseren van het bestand om er zowel op mobiele apparaten als daarna weer op een desktop aan te kunnen werken. En wat gebeurt er wanneer je bestand corrupt raakt en je er niet meer mee kunt werken?

Houd er rekening mee dat het in Excel haast onmogelijk is om met meerdere medewerkers in hetzelfde bestand te werken en dat je onmogelijk je uren goed kunt laten keuren door opdrachtgevers.

Tenslotte valt de urenregistratie in Excel lastig te koppelen met andere systemen. Dat betekent dat je de gemaakte uren handmatig dient te rapporteren aan je opdrachtgevers en dat je de gemaakte uren niet automatisch op kunt nemen in de administratie.

Gratis urenregistratie Excel template

Werk jij graag met Excel voor urenregistratie? Download dan hier je gratis template voor Excel. Met deze gratis template kun je in Excel eenvoudig en snel een je uren bijhouden, zodat je urenregistratie overzichtelijk is. Sla deze bijvoorbeeld als PDF en mail hem naar je klant!

Ingestelde layout
De template is eenvoudig in gebruik vanwege de vooraf ingestelde layout. Er zijn kolommen aangemaakt met datum, starttijd, start pauze, eind pauze eindtijd en uren. Zo hoef je slechts alleen je gegevens in te voeren en berekent de template hoeveel uren je per dag gemaakt hebt.

Overuren
Heb je overuren gemaakt? Ook dit wordt bijgehouden. Door je begintijd, eindtijd en pauzes in te voeren maakt de template zelf de berekening en zet laat je gemaakte overuren zien. Zo heb je al je gemaakte uren per week precies in kaart.

Exporteren
De template is eenvoudig te exporteren naar bijvoorbeeld PDF. Zo kun je je gemaakte uren handig per mail versturen naar je klant. Uiteraard kun je de template exporteren naar elk gewenst bestand.

Download template

Vul hieronder jouw naam en emailadres in en ontvang de download link op je mail

Sneller en slimmer met TimeChimp

Begint je onderneming wat complexer te worden, wil je graag onderweg de gemaakte uren kunnen bijhouden en zorgen voor koppelingen met andere systemen? TimeChimp maakt urenregistratie

sneller en slimmer. Eén snelle handeling is voldoende om uren te registreren en dankzij de urenregistratie-app kun je ook onderweg je gemaakte uren invoeren.

TimeChimp kent realtime koppelingen met je favoriete boekhoudprogramma’s zoals MoneyBird, WeFact of Twinfield en maakt dagelijks een back-up. Bovendien is TimeChimp specifiek ontwikkelt om de uren voor jezelf of voor een team van medewerkers te registreren.

TimeChimp uitproberen en zelf ervaren of dit voor jou beter werkt dan de urenregistratie in Excel? Probeer 14 dagen gratis uit!

Klanten, projecten en uren importeren vanuit Excel

Met TimeChimp kun je ook heel eenvoudig klanten, projecten en/of uren importen vanuit Excel. Maak je Excellijst, sla de lijst op als CSV en importeer deze in TimeChimp via onze wizard. Bekijk de simpele stappen hieronder.

Stap 1
Open Excel en maak een lijst met klanten. Je kunt hierbij gebruik maken van kolomnamen, maar dit is niet verplicht. Als je klaar bent kies je voor ‘Opslaan als’ of ‘Save as’ en vervolgens kies je bij ‘bestandsindeling’ voor ‘Comma Separated Values (.csv). Let hierbij op dat je niet teveel regels in één keer exporteert. Tot 1000 regels is dit prima.

image001

Stap 2
Upload het gemaakte csv-bestand in de CSV importeer wizard, kies wat je wilt importeren en klik vervolgens op ‘Start uploaden’.

screen-shot-2016-10-27-at-14-25-41

Stap 3
Selecteer de kolommen voor de juiste mapping. Let op: als je een kolom selecteert, geef dan het formaat van de datum aan. Daarnaast mogen uren niet meer dan 24 uur zijn en kunnen ze het volgende formaat hebben:

 

  • 8
  • 8.5
  • 8,5
  • 8:30

 

screen-shot-2016-10-27-at-14-26-12

Stap 4
Als je alle kolommen hebt geselecteerd druk je op ‘Start importeren’, zodat je Excel-lijst geïmporteerd wordt.

Stap 5
Je ziet direct of je import is gelukt. Wanneer dit niet het geval is krijg je een melding met de reden waarom het niet gelukt is. Je kunt daarna teruggaan naar het vorige scherm om een ander bestand te uploaden of andere kolommen te selecteren.

Lukt het niet of heb je vragen? Neem gerust contact met ons op!

Probeer zelf hoe eenvoudig TimeChimp urenregistratie is