FTE: wat betekent het, hoe bereken je het én de valkuilen (+ handige calculator)

In deze blog leggen we uit wat FTE (fulltime-equivalent) is en waarom het belangrijk is voor je organisatie. Je leest hoe je FTE berekent, ook als medewerkers parttime of met een flexibel contract werken.

Wat betekent FTE?

FTE staat voor fulltime-equivalent. Het drukt de omvang van een arbeidscontract uit ten opzichte van een volledige werkweek. Eén FTE is een volledige werkweek. In de meeste organisaties is dat tussen de 36 en 40 uur, afhankelijk van de cao of de afspraken binnen de organisatie. Iemand met een contract van 20 uur werkt bij een volledige werkweek van 40 uur 0,5 FTE.

FTE gaat dus over contracturen, niet over de uren die iemand in een bepaalde week werkelijk werkt. Overuren of verlof veranderen de FTE van een medewerker niet.

Waarom is FTE belangrijk?

FTE geeft inzicht in je personeelsinzet. Je ziet in één getal hoeveel volledige werkweken aan capaciteit je onder contract hebt, of mensen nu fulltime of parttime werken. Dat helpt bij het plannen van de bezetting, het verdelen van werk en het begroten van personeelskosten.

Hoe bereken je FTE?

In dit deel lees je:

• De basisformule voor de FTE-berekening
• Voorbeelden van berekeningen
• Hoe verschillende contracttypes de FTE beïnvloeden
• Veelvoorkomende fouten en hoe je ze voorkomt

Basisformule voor de FTE-berekening

Je deelt het aantal contracturen per week door het aantal uren van een volledige werkweek in je organisatie:

FTE = contracturen per week / uren van een volledige werkweek

Voor je hele organisatie tel je de FTE van alle medewerkers bij elkaar op. Dat is hetzelfde als alle contracturen optellen en die delen door de uren van een volledige werkweek.

Voorbeelden van FTE-berekeningen

Eenvoudig voorbeeld

1. Je hebt twee medewerkers. De eerste heeft een contract van 40 uur per week, de tweede van 20 uur.
2. Een volledige werkweek is in jullie organisatie 40 uur.
3. FTE van de eerste medewerker = 40 / 40 = 1,0 FTE
4. FTE van de tweede medewerker = 20 / 40 = 0,5 FTE
5. Totaal = 1,0 + 0,5 = 1,5 FTE

Uitgebreider voorbeeld

1. Je hebt drie medewerkers met contracten van 35, 30 en 25 uur per week.
2. Een volledige werkweek is 40 uur.
3. FTE van de eerste medewerker = 35 / 40 = 0,875 FTE
4. FTE van de tweede medewerker = 30 / 40 = 0,75 FTE
5. FTE van de derde medewerker = 25 / 40 = 0,625 FTE
6. Totaal = 0,875 + 0,75 + 0,625 = 2,25 FTE

FTE bij verschillende contracttypes

Het type contract bepaalt welke uren je meetelt. Hieronder lees je hoe je de FTE bepaalt bij vaste, deeltijd- en flexibele contracten.

Voltijd en deeltijd

Een medewerker met een voltijdcontract telt als 1,0 FTE. Een deeltijdmedewerker telt als een deel daarvan. Heeft iemand bij een volledige werkweek van 40 uur een contract van 20 uur, dan is dat 0,5 FTE.

Flexibele contracten

Bij een min-maxcontract ga je voor de FTE uit van de minimumuren in het contract. De uren daarboven horen niet bij de contractomvang. Bij een nulurencontract of oproepcontract is er geen vaste contractomvang en dus ook geen vaste FTE. Wil je voor je planning toch weten hoeveel capaciteit deze medewerkers vertegenwoordigen, reken dan met het gemiddeld aantal ingeroosterde uren over een langere periode. Houd dat getal apart van je formele FTE, zodat het niet door elkaar gaat lopen.

Valkuilen bij FTE-berekeningen

Dit zijn de meest voorkomende fouten bij het berekenen van FTE, en hoe je ze voorkomt.

Veelvoorkomende fouten

1. Gewerkte uren gebruiken in plaats van contracturen: overuren, meeruren en verlof veranderen de contractomvang niet. Reken je met gewerkte uren, dan schommelt je FTE per week en klopt je beeld van de capaciteit niet.
2. Een verkeerde volledige werkweek gebruiken: gebruik de werkweek die in jouw cao of organisatie als voltijd geldt. Dat maakt veel uit: een contract van 32 uur is 0,89 FTE bij een volledige werkweek van 36 uur en 0,8 FTE bij 40 uur.
3. Verouderde contractgegevens: verandert het contract van een medewerker, verwerk dat dan direct. Anders rekent je planning met de oude omvang.

Tips om nauwkeurig te blijven

1. Leg de volledige werkweek vast: bepaal hoeveel uur een voltijdwerkweek in je organisatie is en gebruik dat getal in elke berekening.
2. Controleer regelmatig: check of de contracturen in je systemen overeenkomen met de actuele contracten.
3. Automatiseer waar mogelijk: gebruik software die de FTE automatisch uit de contractgegevens berekent. Dat voorkomt fouten en bespaart tijd.

FTE in bijzondere situaties

Soms is de berekening minder rechttoe rechtaan. Zo pak je de meest voorkomende situaties aan.

Seizoenswerk en tijdelijke contracten

Een medewerker met een tijdelijk contract van 40 uur per week telt tijdens de looptijd van dat contract als 1,0 FTE. Wil je weten wat dat over een heel jaar betekent, bijvoorbeeld voor je begroting, reken dan naar rato. Een contract van 40 uur per week gedurende 3 maanden is op jaarbasis gemiddeld 0,25 FTE.

Projectmatig werk

Voor projecten kijk je vaak naar de inzet van medewerkers in plaats van naar hun contract. Besteedt iemand met 1,0 FTE de helft van zijn tijd aan een project, dan zet je 0,5 FTE op dat project in. Dat is een planningsgetal: de FTE van zijn contract blijft 1,0.

FTE, overuren en verlof

Overuren en verlof hebben geen invloed op de FTE van een medewerker, want die volgt uit het contract. Ze hebben wel invloed op de capaciteit die je in een bepaalde periode echt beschikbaar hebt. Houd die twee daarom uit elkaar: FTE voor de contractomvang, geregistreerde uren voor de werkelijke inzet.

FTE-calculator

Met de FTE-calculator bereken je snel de totale FTE van je organisatie.

Zo gebruik je de FTE-calculator

1. Vul in hoeveel uur een volledige werkweek in je organisatie is, bijvoorbeeld 36 of 40.
2. Vul het aantal fulltime medewerkers in.
3. Werken er ook parttimers? Vul hun aantal in en hun gemiddelde aantal contracturen per week.

FTE in personeelsplanning

FTE speelt een belangrijke rol in personeelsplanning. Als je FTE goed toepast, zet je je personeel effectiever in en begroot je nauwkeuriger.

FTE gebruiken voor de personeelsbezetting

FTE laat zien hoeveel capaciteit je onder contract hebt, uitgedrukt in volledige werkweken. Zo kun je nagaan of je genoeg mensen hebt om aan de vraag te voldoen, zonder te veel personeel in te zetten. Als je weet hoeveel FTE je nodig hebt, kun je gerichter roosteren en werving plannen.

Begroten en kosten analyseren met FTE

FTE helpt ook bij het begroten van personeelskosten. Omdat salarissen en veel arbeidsvoorwaarden naar rato van de contractomvang worden berekend, kun je met de FTE per functie of team je personeelskosten goed inschatten en vergelijken.

FTE en productiviteit

FTE zegt hoeveel capaciteit je onder contract hebt, niet hoe die wordt ingezet. Voor dat laatste kijk je naar je geregistreerde uren. Leg je die naast je FTE, dan zie je of het werk eerlijk verdeeld is en waar mensen structureel meer of minder werken dan hun contract.

FTE en regelgeving

FTE is zelf geen wettelijk begrip. In de wet en in arbeidscontracten gaat het om de arbeidsduur: het aantal uren dat iemand volgens zijn contract werkt. Die arbeidsduur bepaalt wel een aantal rechten.

• Vakantiedagen: het wettelijk minimum is vier keer de wekelijkse arbeidsduur. Een medewerker met 0,5 FTE bouwt dus naar rato op. Je cao kan daarnaast bovenwettelijke dagen geven.
• Overuren en meeruren: of en hoe extra uren worden vergoed, staat in de cao of het contract. Werkt een parttimer meer dan zijn contracturen, dan spreek je meestal van meeruren.
• Loonheffingen en premies: die worden berekend over het loon, niet over het aantal FTE.

Twijfel je over wat voor jouw organisatie geldt, kijk dan in je cao of vraag het na bij je salarisadministratie of adviseur.

FTE bij flexwerk en thuiswerken

Thuiswerken verandert niets aan de FTE van een medewerker: de contractomvang blijft hetzelfde. Flexibele contracten maken het beeld wel lastiger, zoals hierboven beschreven. Hoe meer medewerkers met een min-max- of nulurencontract, hoe belangrijker het wordt om je formele FTE en je werkelijke inzet apart bij te houden.

Conclusie: FTE als hulpmiddel voor planning

FTE is een handig hulpmiddel voor personeelsplanning en begroting. Dit zijn de belangrijkste punten.

Samenvatting

• Definitie: FTE drukt de contractomvang uit ten opzichte van een volledige werkweek.
• Berekening: contracturen gedeeld door de uren van een volledige werkweek.
• Contract, geen gewerkte uren: overuren en verlof veranderen de FTE niet; voor de werkelijke inzet kijk je naar je geregistreerde uren.
• Regels: de arbeidsduur in het contract bepaalt onder andere je vakantiedagen.

Actieplan

1. Leg vast hoeveel uur een volledige werkweek in je organisatie is.
2. Bereken de FTE per medewerker op basis van de actuele contracten.
3. Houd flexibele contracten apart bij.
4. Vergelijk je FTE met je geregistreerde uren om de werkelijke inzet te zien.
5. Controleer je contractgegevens regelmatig.