Super Workflow Offshore- und Onshore

Seit 1989 ist Redwave als Entsender für technische Fachkräfte tätig. Damit wachsen und bewegen sie sich seit mehr als 30 Jahren in einer Branche, die sich (aktuell) rasant verändert. Aktuelle Veränderungen bringen neue Herausforderungen, aber auch Chancen. Zum Beispiel im Bereich Nachhaltigkeit und Umwelt und beim Ausbau von Dienstleistungen. Der Fokus von Redwave hat sich von hauptsächlich Öl und Gas auf den Bereich Technologie verlagert. Aber auch von in erster Linie Offshore bis hin zur Arbeit in der Offshore- und Onshore-Industrie. Damit bieten sie nicht nur Kunden, sondern auch ihren Mitarbeitern viele neue Möglichkeiten. Als CFO von Redwave ist Rob Laan eng in die Implementierung und Einführung von TimeChimp eingebunden. Darüber hinaus ist Roel Janssen von Inbition als externer Projektleiter für den Rollout von TimeChimp mitverantwortlich. Im Folgenden erzählen sie mehr darüber, wie TimeChimp jetzt eine wichtige Rolle in den automatisierten Prozessen von Redwave spielt.

Wie war die Situation vor TimeChimp?

„Bei Redwave arbeiten viele Mitarbeiter im Öl- und Gassektor in der niederländischen Nordsee. Früher wurden Stundenzettel immer auf Papier gedruckt (auch weil es auf den Bohrplattformen vorher kein Internet gab), manuell von den Mitarbeitern ausgefüllt und dann per WhatsApp, Fax, Foto oder per E-Mail an den Account- und/oder Außendienstleiter geschickt. Mitarbeiter im Vertrieb tippten diese Stundenzettel dann in das System ein, teilweise mehrfach für unterschiedliche Systeme. Beispielsweise wurden jede Woche Hunderte von Stundenzetteln an das Büro gesendet, ein zeitaufwändiger Prozess, an dem mehrere Personen beteiligt waren. Das ewige Eintippen dieser Stundenzettel war eigentlich ein notwendiges Übel.“

Was bringt Ihnen TimeChimp?

„Redwave hinkte beim Einsatz von Technologie etwas hinterher. Vor zwei Jahren haben wir daher begonnen, weitere Prozesse zu automatisieren, darunter auch die Zeiterfassung. Wir wollten die Stundenerfassung besser in den Griff bekommen und diesen Prozess auch für die Mitarbeiter einfacher machen, sowohl intern als auch betrieblich. Auch die Effizienz unserer administrativen Prozesse im Anschluß an die Stundenerfassung inklusive Abrechnung und Vergütung wollten wir deutlich steigern. Am Ende sind wir bei TimeChimp gelandet, weil das Tool im Gegensatz zu manch anderen Systemen breiter eingesetzt werden kann. Damit meine ich vor allem die Zeiterfassung abends und am Wochenende, was für uns natürlich wichtig ist, da viele Mitarbeiter 2 Wochen frei haben und 2 Wochen arbeiten. Darüber hinaus verwenden wir auch das Kilometerregistrierungs- und Deklarationsmodul innerhalb von TimeChimp. So haben wir die komplette Verwaltung in einem System.“

Mit API verknüpfen

„Wir haben TimeChimp über die API mit unserem Planungssystem Plato verknüpft. Dadurch konnten wir einen idealen Workflow schaffen, bei dem Mitarbeiter in Plato eingeplant werden und diese Stunden für den Mitarbeiter in TimeChimp sichtbar werden. Ein Mitarbeiter muss also keine Stunden mehr erfassen, denn diese stammen von Plato; TimeChimp ist bereits für ihn ausgefüllt. Der Mitarbeiter prüft lediglich die geplanten Stunden, korrigiert sie gegebenenfalls und bietet die Stunden dann seinem Kunden- und/oder Außendienstmitarbeiter an. Bei Bedarf können sie die geplanten Stunden noch anpassen, beispielsweise wenn Überstunden geleistet wurden. Unser Vertrieb führt dann eine Endkontrolle durch, danach werden die Stunden zur Abrechnung und Vergütung durch die Lohnbuchhaltung weitergegeben. Das bringt neben mehr Einblick auch eine enorme Zeitersparnis, da Stunden nicht mehr manuell eingetragen werden müssen. Die Stunden werden nun einmalig im gesamten Ablauf von der Planung über die Rechnungsstellung bis hin zur Gehaltszahlung erfasst.“ „Unsere Mitarbeiter finden TimeChimp ein praktisches, informatives und benutzerfreundliches System. Darüber hinaus stellt das Kundenportal sicher, dass wir unseren Kunden einen Einblick in die geleisteten Arbeitsstunden geben können, die sie dann einfach genehmigen können.“

Was sind die größten Vorteile von TimeChimp?

„Für uns sind das die Kompatibilität mit anderer Software und die API-Optionen. Wir können Daten, die wir in TimeChimp generieren, problemlos in anderen Systemen über bestehende Verknüpfungen (z. B. mit Exact) oder über das API (z. B. mit Plato) verwenden. Insbesondere die Flexibilität, mit der das API aufgesetzt und weiterentwickelt wird, macht TimeChimp für uns zu einem idealen Partner im Bereich der Zeiterfassung. Dadurch konnten wir einen idealen und weitgehend automatisierten Workflow aufbauen. Auf diese Weise sparen wir viel Zeit, die wir normalerweise mit Telefonaten verbringen, zum Beispiel bei der Planung und dem Einchecken. Durch diese Zeitersparnis benötigen wir auch weniger Personal für diese Prozesse, was zu erheblichen Kosteneinsparungen führt. Der gesamte von uns implementierte Automatisierungsprozess, zu dem TimeChimp gehört, führt zu mindestens 150.000 Euro weniger jährlichen Kosten.“

Zusammenarbeit mit TimeChimp

„Auch mit der Zusammenarbeit mit TimeChimp sind wir auf jeden Fall zufrieden. Wir haben einen engen Kontakt, der sich während der Projektphase verschoben hat. Am Anfang gab es hauptsächlich Kontakt mit dem Vertrieb über die Möglichkeiten von TimeChimp, später mehr Kontakt mit Entwicklern in Bezug auf technische Angelegenheiten und jetzt gibt es hauptsächlich Kontakt darüber, welche Wünsche wir noch haben. Es ist schön, dafür einen einzigen Ansprechpartner in Form des Product Owners innerhalb von TimeChimp zu haben. Der gesamte Kontakt läuft über sie und auf diese Weise haben wir eine großartige Partnerschaft.

Alles in allem sind wir mit TimeChimp und der gemeinsamen Zusammenarbeit sehr zufrieden und freuen uns auf die Zukunft und neue Entwicklungen.“