Viele Beratungs- und IT-Unternehmen stellen fest, dass Mitarbeiter ihre Stunden nicht immer registrieren. Das passiert auf allen Ebenen, vom Junior-Berater bis zum Projektmanager. Manchmal wird die Zeit vergessen, manchmal wird sie verschoben.
Die Ursache für diesen Widerstand ist oft praktischer Natur: Systeme sind schwerfällig, der Nutzen ist unklar oder es besteht ein Gefühl von Misstrauen. Dennoch hat dieser Widerstand direkte Folgen für das Unternehmen.
In dieser Serie erklären wir, warum Mitarbeiter die Zeiterfassung vermeiden und wie sich dies auf die Margen von Beratungsunternehmen auswirkt.
Widerstand gegen Zeitregistrierung kostet Beratungsmargen
Niederländische Dienstleister verlieren aufgrund einer unvollständigen Zeiterfassung durchschnittlich 10-15% ihrer fakturierbaren Stunden. Das bedeutet, dass ein Berater, der 40 Stunden pro Woche arbeitet, möglicherweise nicht 4-6 Stunden in Rechnung stellt.
Verpasste abrechnungsfähige Stunden
Eine unvollständige Zeiterfassung bedeutet, dass nicht alle geleisteten Arbeitsstunden in Rechnung gestellt werden. Für ein Beratungsunternehmen mit 20 Mitarbeitern kann dies Tausende von Euro pro Monat kosten.
Häufige Situationen, in denen Stunden nicht aufgezeichnet werden:
- Arbeitszeiten außerhalb der Bürozeiten werden vergessen, sich anzumelden
- Kurze Kundenfragen bleiben unregistriert
- Mitarbeiter geben ihre gesamte Woche erst am Freitag ein und vergessen die Details
Wöchentlicher Zeitverlust bei der Suche nach Stundenzetteln
Manager verbringen durchschnittlich 3 bis 5 Stunden pro Woche damit, fehlenden Stundenzetteln nachzujagen. Diese Zeit geht zu Lasten der Kundenarbeit und der Projektsteuerung. Die Suche nach Stundenzetteln wird für Teamleiter oft zu einer wöchentlichen Frustration.
Warum Mitarbeiter keine Stunden angeben
Die Gründe, warum Mitarbeiter ihre Zeiterfassung vermeiden, sind in der Regel praktischer Natur. Wir sehen fünf Hauptursachen bei Beratungs- und IT-Unternehmen.
Bürokratie
Die Zeiterfassung fühlt sich wie eine zusätzliche Verwaltung an, wenn der Prozess aus vielen Schritten besteht. Ein kompliziertes System sorgt dafür, dass Mitarbeiter das Ausfüllen verzögern.
Merkmale umständlicher Prozesse:
- Viele Klicks: Gehen Sie für eine einstündige Buchung mehrere Bildschirme durch
- Suche nach Codes: Suchen Sie nach Projektcodes oder Aktivitätscodes
- Manuell ausfüllen: Geben Sie alle Daten selbst ein, ohne sie automatisch auszufüllen
Unbequeme Zeiterfassungssoftware
Benutzer sind frustriert, wenn Zeiterfassungssysteme nicht einfach funktionieren. Dies passiert hauptsächlich bei veralteter Software, die nicht an moderne Praktiken angepasst ist.
Probleme mit Zeiterfassungssoftware:
- Langsame Ladezeiten: Software, deren Start lange dauert
- Kein mobiler Zugriff: Funktioniert nur über Desktop-Computer
- Unklare Schnittstelle: Menüs, die nicht logisch strukturiert sind
- Keine Integrationen: Kein Link zu Kalendern oder anderen Tools
Mangelnde Transparenz
Mitarbeiter wissen oft nicht, warum sie ihre Stunden registrieren müssen. Wenn das Ziel unklar ist, hat man das Gefühl, dass es „für die Verwaltung“ ist.
Die Frage „Warum machen wir das?“ bleibt unbeantwortet, wenn es keine Erklärung über die Bedeutung der Zeiterfassung gibt. Das reduziert die Motivation, Stunden konsequent auszufüllen.
Datenschutzbedenken bei der Zeiterfassung
Einige Mitarbeiter sind besorgt über Überwachung und Kontrolle. Diese Bedenken verstärken sich, wenn nicht klar ist, welche Daten gespeichert sind und wer sie einsehen kann.
Bei Datenschutzbedenken geht es hauptsächlich um:
- Ständige Überwachung: Befürchten Sie, dass alle Aktivitäten überwacht werden
- Zugriff auf Daten: Ungewissheit darüber, wer die Zeiterfassung einsehen kann
- Aufbewahrungsdauer: Wie lange werden Daten gespeichert
Finanzielle Folgen einer verpassten Zeitregistrierung
Eine unvollständige Zeiterfassung hat direkte finanzielle Folgen für Beratungsunternehmen. Diese Kosten sind oft höher als erwartet.
Weniger Cashflow aufgrund verspäteter Abrechnung
Rechnungen können nur versendet werden, wenn alle geleisteten Arbeitsstunden bekannt sind. Eine verspätete Registrierung bedeutet eine verspätete Zahlung. Für projektbasierte Unternehmen kann dies zu Cashflow-Problemen führen.
Unzuverlässige Berechnungen der Projektmarge
Ohne ein vollständiges Bild der geleisteten Arbeitsstunden ist es schwierig, die Rentabilität eines Projekts zu berechnen. Dies macht es schwierig, gute Entscheidungen über neue Projekte oder die Preisgestaltung zu treffen.
Verzögerung bei Abrechnungsprozessen
Unvollständige Zeitdaten führen zu Engpässen bei der Erstellung von Rechnungen. Administratoren müssen zunächst fehlende Stunden identifizieren, bevor Rechnungen versendet werden können.
Fünf Fehler, die die Adoption blockieren
Wir sehen regelmäßig dieselben Fehler bei niederländischen Dienstleistern, die Probleme mit der Zeiterfassung haben. Diese Fehler lassen sich leicht vermeiden.
Verwenden altmodischer Excel-Tabellen
Excel wird oft verwendet, weil es bekannt ist. Dennoch stößt es auf Widerstand, weil die Mitarbeiter alles manuell im Auge behalten müssen. Excel-Dateien lassen sich nur schwer mit anderen Systemen verknüpfen.
Keine Integrationen mit Exact oder AFAS
Niederländische Unternehmen arbeiten oft mit Exakt ob APHAS für ihre Buchhaltung. Ohne Integrationen kommt es zu doppelten Eingaben, was das Fehlerrisiko erhöht.
Unsachgemäße Bearbeitung von Überstunden
Überstunden werden manchmal nicht korrekt registriert. Dies passiert, wenn die Systeme nicht zwischen normalen Stunden und Überstunden unterscheiden oder wenn diesbezüglich keine Einigung besteht.
Ungenügende vertragliche Klarheit
In Arbeitsverträgen wird nicht immer klar beschrieben, was in Bezug auf die Zeiterfassung erwartet wird. Diese Unklarheit führt zu unterschiedlichen Interpretationen innerhalb des Teams.
Keine Genehmigung von Stunden in Echtzeit
Ohne direkte Genehmigung bleiben Stundenzettel wochenlang geöffnet. Am Ende des Monats führt dies zu zusätzlicher Arbeit und Verwirrung.
So machen Sie die Zeiterfassung reibungslos
Die Lösung liegt in der Beseitigung praktischer Hindernisse. Drei Anpassungen machen den größten Unterschied.
Geben Sie die mobile Erstregistrierung ein
Mitarbeiter arbeiten zunehmend hybrid oder an unterschiedlichen Standorten. Eine mobile App ermöglicht es, die Uhrzeit unmittelbar nach einem Kundenbesuch oder einer Besprechung zu registrieren.
Verwenden Sie automatische Timer
Die automatische Zeiterfassung reduziert manuelle Arbeit. Ein Timer kann zu Beginn einer Aufgabe gestartet werden und wird automatisch mit dem richtigen Projekt verknüpft.
Stellen Sie intelligente Erinnerungen ein
Sanfte Erinnerungen helfen den Mitarbeitern, sich an Zeit und Anwesenheit zu erinnern. Diese Benachrichtigungen erfolgen zu festen Zeiten, z. B. am Ende des Arbeitstages, ohne aufdringlich zu sein.
Schrittweiser Plan für eine schnelle Umsetzung
Ein schrittweiser Ansatz funktioniert besser, als alles auf einmal zu ändern. Dieser schrittweise Plan hilft bei einem reibungslosen Übergang zu einer besseren Zeiterfassung.
Schritt 1: Setze dir Ziele und teile mit, warum
Beginnen Sie mit klaren Zeitregistrierungszielen. Erklären Sie dem Team, warum Zeiterfassung für den Projekterfolg und eine faire Abrechnung wichtig ist.
Wichtige Meldungen:
- Einblick in die Arbeitslast: Zeiterfassung hilft bei der Verteilung von Projekten
- Richtige Abrechnung: Die vollständige Registrierung ermöglicht eine rechtzeitige Zahlung
- Faire Regeln: Jeder arbeitet nach den gleichen Vereinbarungen
Schritt 2: Wählen Sie Software mit Integrationen
Wählen Sie ein Zeiterfassungstool, das eine Verbindung zu vorhandenen Systemen wie Exact oder AFAS herstellen kann. Dies verhindert Doppelarbeit und reduziert Fehler.
Schritt 3: Trainieren Sie das Team in kurzen Sitzungen
Halten Sie die Trainingseinheiten kurz und praxisnah. Lassen Sie die Mitarbeiter sofort mit dem neuen System üben, anstatt lange Erklärungen abzugeben.
Schritt 4: Beginnen Sie mit Pilotprojekten
Beginnen Sie mit einem oder mehreren Projekten, bei denen Mitarbeiter offen für Veränderungen sind. Ihre positiven Erfahrungen helfen dabei, andere Teammitglieder zu überzeugen.
Rechtliche Verpflichtungen für niederländische Dienstleister
Niederländische Unternehmen haben gesetzliche Verpflichtungen zur Zeiterfassung. Es ist wichtig, diese Regeln zu kennen.
Arbeitszeit- und Compliance-Gesetz
Das Arbeitszeitgesetz verlangt von Arbeitgebern, geleistete Arbeitsstunden und Ruhezeiten aufzuzeichnen. Dies gilt für alle Arbeitnehmer, einschließlich Leiharbeitnehmer.
DSGVO und Datenschutz bei der Zeiterfassung
Zeiterfassungsdaten fallen unter die DURCHSCHN. weil sie auf einzelne Mitarbeiter zurückgeführt werden können. Mitarbeiter haben das Recht zu erfahren, welche Daten aufgezeichnet werden und von wem sie eingesehen werden können.
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TimeChimp wurde für niederländische Beratungs- und IT-Unternehmen entwickelt. Die Plattform bietet Integrationen mit über 25 Geschäftstools. Durch eine kostenlose Testversion Unternehmen können alle Funktionen 14 Tage lang testen. TimeChimp arbeitet nahtlos mit Exact, AFAS und anderen niederländischen Buchhaltungssystemen zusammen.
Häufig gestellte Fragen
Mobile Apps und automatische Erinnerungen erleichtern Mitarbeitern an entfernten Standorten die Zeiterfassung. Eine klare Erklärung der Bedeutung einer genauen Aufzeichnung hilft, das Verständnis für den Prozess zu verbessern.
Teilen Sie Fortschrittsberichte und Zusammenfassungen pro Projekt statt einzelner Arbeitszeittabellen. Konzentrieren Sie sich auf Übersichten nach Phasen oder Meilensteinen, die den Kunden einen Mehrwert bieten.
Beginnen Sie mit einer klaren Kommunikation über die Gründe für die Zeiterfassung. Binden Sie die Mitarbeiter in die Softwareauswahl ein und stellen Sie benutzerfreundliche Tools zur Verfügung, die die Arbeit erleichtern.
Automatische Erinnerungen und die Einbettung der Zeiterfassung in den Tagesablauf helfen gegen Vergesslichkeit. Untersuchen Sie auch, warum Mitarbeiter ihre Zeit nicht nutzen, um die zugrunde liegenden Probleme zu lösen.
