Belgische Unternehmen mit einer Forschungs- oder Entwicklungsabteilung können bis zu 80% der Quellensteuer auf F&E-Löhne abziehen und nicht an die Steuerbehörden abführen. Diejenigen, die dies geltend machen wollen, müssen in der Lage sein, ihre Arbeitszeit nachzuweisen.
In diesem Artikel erfährst du, wer sich qualifiziert, was die Finanzbehörden kontrollieren und wie du die Zeiterfassung abschließend organisierst.
Die wichtigsten Erkenntnisse
- Die Befreiung beläuft sich auf 80% der Quellensteuer, die auf qualifizierte Löhne zu zahlen ist. Das Nettolohn des Arbeitnehmers bleibt unverändert — die Leistung liegt ausschließlich beim Arbeitgeber.
- Sowohl das Diplom als auch das Projekt entscheiden darüber, ob ein Mitarbeiter qualifiziert ist. Nur Forscher mit einem anerkannten wissenschaftlichen Diplom, die aktiv an einem Forschungs- und Entwicklungsprojekt beteiligt sind, fallen unter die Regelung.
- Die Befreiung erfolgt nicht automatisch — Sie beantragen sie aktiv über die Quellensteuererklärung. Wenn die erforderlichen Unterlagen bei einer Prüfung fehlen, erhalten die Steuerbehörden die volle Leistung zurück.
- Die Zeiterfassung pro Mitarbeiter und Projekt ist der Kern der Beweise. Ohne einen nachweisbaren Zeitaufwand für Forschung und Entwicklung sind Sie rechtlich schwach.
- Softwareentwicklung mit technischen Innovationen fällt ausdrücklich unter die Verordnung. Routinemäßige Wartungsarbeiten und Bugfixes ohne neues Wissen sind ausgeschlossen.
- Eine Kombination mit der Innovationszulage ist möglich, erfordert jedoch eine separate Dokumentation. Beide Maßnahmen verwenden ihre eigene Berechnungsgrundlage.
- Eine danach ausgefüllte Excel-Datei reicht als Nachweis nicht aus. Die Steuerbehörden erwarten in Echtzeit oder wöchentlich registrierte Stunden.
Was ist die Quellensteuerbefreiung für F&E?
Arbeitgeber, die Forschungs- und Entwicklungspersonal beschäftigen, dürfen keinen Teil der einbehaltenen Quellensteuer an das belgische Finanzministerium abführen. Das Nettogehalt des Arbeitnehmers ändert sich nicht. Die Leistung reduziert direkt die Lohnkosten des Arbeitgebers.
Die Maßnahme ist festgelegt in Artikel 275/3 CIR 92 und wird von der FPS Finance verwaltet.
📌 Die Prozentsätze und Bedingungen in dieser Verordnung können sich aufgrund neuer Gesetze oder königlicher Dekrete ändern. Behalte diesen Blog im Auge, um Updates zu erhalten, oder sieh dir das an FOD Finanzen für die aktuellsten Informationen.
Welche Prozentsätze gelten 2026?
Hinweis: Diese Prozentsätze können sich ändern. Die aktuellen Tarife finden Sie unter FOD Finanzen. In allen Kategorien gilt eine Ausnahmeregelung von 80%. Die Kategorien sind:
- Standardforschung und -entwicklung - Mitarbeiter mit einem anerkannten wissenschaftlichen Diplom, aktiv an einem qualifizierenden Projekt
- Junges innovatives Unternehmen (YIC) - junge Unternehmen, die bestimmte Umsatz- und F&E-Ausgabenkriterien erfüllen
- Zusammenarbeit mit einer Universität oder einem anerkannten Forschungszentrum - Projekt läuft in Zusammenarbeit mit einer anerkannten Institution
- Grundlagenforschung - durchgeführt von oder in Zusammenarbeit mit einer anerkannten Forschungseinrichtung
Die Prozentsätze sind gleich, aber die Zulassungsvoraussetzungen für jede Kategorie variieren erheblich. Die richtige Kategorie bestimmt, welche Unterlagen Sie benötigen.
Wer qualifiziert sich?
Der Abschluss und die Projektanforderungen, die bestimmen, ob Sie die Befreiung beantragen können.
Bedingungen für Mitarbeiter
Der Mitarbeiter muss eine der folgenden Diplombedingungen erfüllen:
- Inhaber eines Master-Abschlusses in exakten Wissenschaften, angewandten Wissenschaften, Informatik oder Medizin.
- Inhaber eines Bachelor-Abschlusses in denselben Bereichen, sofern sie in einer Position beschäftigt sind, die diese Ausbildung erfordert.
- Inhaber eines Doktorats (PhD).
- Angestellt an einem zugelassenen Forschungszentrum oder in Kooperation mit einer Universität.
⚠️ Wichtig: Die Bachelordecke. Seit den jüngsten Gesetzesänderungen gilt die Ausnahmeregelung für Bachelor-Abschlüsse nicht mehr unbegrenzt. Bei großen Unternehmen sollte der Gesamtbetrag der Befreiung für Bachelor-Abschlüsse 25% des Betrags, der für Master-/Doktortitel von der Steuer befreit ist, nicht überschreiten. Für KMU liegt diese Obergrenze bei 50%. Bieten Sie nur Bachelor-Abschlüsse an? Dann können Sie diese Maßnahme nicht (vollständig) anwenden.
Die genaue Liste der anerkannten Diplome wird durch Königliches Dekret festgelegt und kann aktualisiert werden. Konsultieren FOD Finanzen oder Ihr Sozialsekretariat für die aktuelle Liste.
Was kannst du jetzt tun?
- Machen Sie eine Bestandsaufnahme der Forschungs- und Entwicklungsmitarbeiter und überprüfen Sie deren Diplome anhand der genehmigten Liste.
- Berechnen Sie das Verhältnis zwischen Ihren Master- und Bachelor-Abschlüssen, um festzustellen, ob Sie die „Bachelor-Obergrenze“ überschreiten.
- Beurteilen Sie für jedes laufende Projekt, ob es der EU-Definition von industrieller Forschung oder experimenteller Entwicklung entspricht.
- Notieren Sie die Projektbeschreibung formell — ein interner Projektbrief oder ein technisches Memo sind ein guter Ausgangspunkt.
Bedingungen des Projekts
Der Mitarbeiter muss aktiv an einem Forschungs- und Entwicklungsprojekt beteiligt sein, das der EU-Definition entspricht. Die Steuerbehörden prüfen dies nun streng auf der Grundlage des Frascati-Standards.
Ein Projekt ist nur qualifiziert, wenn es fünf Kriterien erfüllt: Neuheit, Kreativität, Unsicherheit, Systematik und Portabilität.
- Grundlagenforschung: Ursprüngliche theoretische oder experimentelle Arbeit ohne direkten kommerziellen Zweck.
- Industrielle Forschung: Die geplante Forschung konzentrierte sich auf neues Wissen für Produkte oder Prozesse.
- Experimentelle Entwicklung: Umsetzung von Forschungsergebnissen in neue oder verbesserte Produkte.
Entscheidend im Jahr 2026: Routinemäßige Wartungsarbeiten, Bugfixes und Standardprojektimplementierungen fallen nicht unter die Verordnung. Es muss eine Lösung für eine technische Unsicherheit geben. Dazu gehören das Design neuer Algorithmen oder die Entwicklung technisch innovativer Softwarekomponenten, die über den aktuellen Stand der Technik hinausgehen.
Was kannst du jetzt tun?
- Machen Sie eine Bestandsaufnahme der Forschungs- und Entwicklungsmitarbeiter und überprüfen Sie deren Diplome anhand der genehmigten Liste.
- Beurteilen Sie für jedes laufende Projekt, ob es der EU-Definition von industrieller Forschung oder experimenteller Entwicklung entspricht.
- Dokumentieren Sie die Projektbeschreibung formell — ein interner Projektbrief oder ein technisches Memo sind ein guter Ausgangspunkt.
Wie beantragen Sie die Ausnahmeregelung?
Die Ausnahme wird nicht automatisch gewährt. Sie bearbeiten sie über die Quellensteuererklärung (Formular 274), die Sie monatlich oder vierteljährlich bei FPS Finance einreichen. Hinweis: Dies ist nur zulässig, nachdem das Projekt offiziell registriert wurde.
Praktische Schritte
- Melden Sie Ihr Projekt oder Programm Belspo (Programmating Federal Science Policy). Dies ist eine absolute Bedingung; ohne eine gültige Registriernummer können Sie die Ausnahme nicht beantragen.
- Identifizieren Sie qualifizierte Mitarbeiter und Projekte für den Meldezeitraum. Stellen Sie sicher, dass das Startdatum der Arbeiten nach dem Datum der Belspo-Registrierung liegt.
- Berechnen Sie die Quellensteuer, die von der qualifizierenden Lohnmasse abgezogen wird.
- Wenden Sie den Freistellungssatz auf diesen Betrag an.
- Geben Sie in der Erklärung den befreiten Betrag an (einschließlich der erhaltenen Belspo-Nummer) und zahlen Sie nur den verbleibenden Teil.
Hinweis: Sie buchen die Leistung im gleichen Zeitraum wie die Lohnzahlung. Um einen vergessenen Zeitraum danach zu korrigieren, ist ein formelles Beschwerdeverfahren erforderlich. Darüber hinaus gilt die Ausnahmeregelung nicht rückwirkend für geleistete Arbeitsstunden. vor die Belspo-Registrierung.
Was kannst du jetzt tun?
- Stellen Sie sicher, dass alle Ihre laufenden Forschungs- und Entwicklungsprojekte korrekt im Belspo-Portal registriert sind.
- Vereinbaren Sie mit Ihrem Sozialsekretariat oder Buchhalter, ob die Befreiung korrekt bearbeitet wird und ob die Belspo-Nummer in der Steuererklärung enthalten ist.
- Schauen Sie sich historische Renditen an — Unternehmen mit Forschungs- und Entwicklungsaktivitäten, die die Ausnahmeregelung noch nicht in Anspruch nehmen, verlieren Geld.
- Lassen Sie sich im Zweifelsfall von Belspo verbindlich über die inhaltliche Qualifikation Ihres Projekts beraten (Frascati-Test).
Die Ausnahme wird nicht automatisch gewährt. Sie bearbeiten sie über die Quellensteuererklärung (Formular 274), die Sie monatlich oder vierteljährlich bei der FOD Finanzen.
Wie beantragen Sie die Ausnahmeregelung?
Die Ausnahme wird nicht automatisch gewährt. Sie bearbeiten sie über die Quellensteuererklärung (Formular 274), die Sie monatlich oder vierteljährlich bei der FOD Finanzen.
Praktische Schritte
- Identifizieren Sie qualifizierte Mitarbeiter und Projekte für den Meldezeitraum.
- Berechnen Sie die Quellensteuer, die von der qualifizierenden Lohnmasse abgezogen wird.
- Wenden Sie den Freistellungssatz auf diesen Betrag an.
- Geben Sie den befreiten Betrag in der Erklärung an und zahlen Sie nur den verbleibenden Teil.
Bitte beachten Sie: Sie buchen die Leistung im gleichen Zeitraum wie die Lohnzahlung. Um einen vergessenen Zeitraum danach zu korrigieren, ist ein formelles Beschwerdeverfahren erforderlich.
Was kannst du jetzt tun?
- Vereinbaren Sie mit Ihrem Sozialsekretariat oder Buchhalter, ob die Befreiung korrekt bearbeitet wird.
- Schauen Sie sich historische Renditen an — Unternehmen mit Forschungs- und Entwicklungsaktivitäten, die die Ausnahmeregelung noch nicht in Anspruch nehmen, verschwenden Geld.
- Bestätigung anfordern FOD Finanzen wenn Sie sich über die Qualifikation eines Projekts oder Diploms nicht sicher sind.
Warum die Zeiterfassung der Kern der Beweise ist
Das FPS Finance prüft die Ausnahmeregelung auf der Grundlage von zwei Fragen: Wer hat an F&E gearbeitet und wie viel Zeit wurde dafür aufgewendet? Sie müssen diese Fragen mit konkreten Zahlen pro Mitarbeiter, pro Projekt, pro Zeitraum beantworten.
Die finanziellen Risiken einer schwachen Datei
Die Steuerbehörden sind strenger geworden: Bei schlechter Verwaltung (z. B. bei nachträglichen Schätzungen) wird die vollständige Steuerbefreiung häufig abgelehnt. Das führt zu:
- Rückbuchung des vollen Nutzens, der genossen wurde.
- Zinsen für Fahrlässigkeit: Diese sind variabel und entsprechen dem Markt (rechnen Sie 2026 mit einem erheblichen Prozentsatz pro Jahr).
- Steuererhöhungen: Diese liegen zwischen 10 und 50% und können im Falle einer Wiederholung oder bei böser Absicht sogar noch höher sein.
Eine Excel-Datei, die im Nachhinein aufgrund des Speichers ausgefüllt wurde, gilt nicht als zuverlässiger Beweis. Die Steuerbehörden erwarten eine gleichzeitige Registrierung (in Echtzeit oder wöchentlich), die die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden widerspiegelt.
Was kannst du jetzt tun?
- Legen Sie eine Richtlinie fest, nach der Forschungs- und Entwicklungsstunden täglich oder wöchentlich aufgezeichnet werden.
- Testen Sie Ihre Projekte anhand der 5 Frascati-Kriterien: Gibt es wirklich eine technische Unsicherheit, die Sie zu lösen versuchen?
- Stellen Sie sicher, dass Ihr Zeiterfassungssystem zwischen F&E und anderen Aktivitäten unterscheidet — auf Projekt- und Aufgabenebene.
- Archivieren Sie vierteljährliche Stundenzettel zusammen mit der Projektdatei und der Belspo-Registrierung.
Kombination mit der Innovationszulage: Was ist erlaubt und was nicht
Sie können zwei Maßnahmen nebeneinander anwenden, benötigen jedoch separate Dateien. Die Befreiung von der Quellensteuer und die Abzug von Innovationen sind separate Maßnahmen, die nebeneinander angewendet werden können.
Die beiden Maßnahmen funktionieren wie folgt:
- Befreiung von der Quellensteuer - auf der Grundlage der Lohnkosten für qualifiziertes Forschungs- und Entwicklungspersonal. Die Leistung beträgt 80% der zu zahlenden Quellensteuer.
- Abzug von Innovationen - auf der Grundlage der Nettoinnovationserträge aus Patenten oder urheberrechtlich geschützter Software. Bei der Vergünstigung handelt es sich um einen Abzug von 85% des zu versteuernden Gewinns.
Eine einmalige Registrierung für beide Anfragen ist nicht ausreichend. Die Berechnungsgrundlagen und Nachweispflichten sind unterschiedlich.
💡 Die Kombinationsregeln und Prozentsätze können sich ändern. Konsultieren FOD Finanzen oder einen Steuerberater für die aktuelle Situation, oder behalte diesen Blog im Auge, um Updates zu erhalten.
TimeChimp hilft Ihnen dabei, Forschungs- und Entwicklungsstunden steuerlich wasserdicht zu registrieren
TimeChimp unterstützt Sie beispielsweise bei der Vorlage von Nachweisen gegenüber FPS Finance.
- Zeiterfassung pro Projekt und Aufgabe: Mitarbeiter buchen Stunden direkt für das F&E-Projekt ein — genau die Struktur, die FPS Finance erwartet.
- Berichte nach Mitarbeitern und Zeitraum: Exportieren Sie vierteljährliche Stundenabrechnungen zur Verwendung in Ihrer Steuerdatei.
- Registrierung in Echtzeit über Handy und Desktop: keine Schätzungen zum Monatsende mehr.
- Projektmanagement mit Budgetkontrolle: verfolgen Sie, wie viel Kapazität tatsächlich für die Forschung aufgewendet wird.
- Integration mit Ihrer Gehaltsabrechnung: Verknüpfen Sie Stundenauszüge mit Ihrer Gehaltsverarbeitung, um die befreite Lohnmasse korrekt zu berechnen.
Fazit
Die Ausnahme ist wertvoll, aber nur für diejenigen, die ihre Aufzeichnungen in Ordnung haben. Die Befreiung von der Quellensteuer für Forschung und Entwicklung ist eine der wertvollsten Steuermaßnahmen für belgische IT- und Beratungsunternehmen. Wer jedoch einen Anspruch geltend macht, ohne dass eine aussagekräftige Zeiterfassung vorliegt, riskiert die vollständige Rückerstattung zuzüglich Geldbußen.
Die Bedingungen sind klar: Die richtigen Diplome, die richtigen Projekte und eine Registrierung, aus der hervorgeht, wer wie viel Zeit wofür aufgewendet hat. Organisieren Sie das jetzt, nicht danach.
Wichtige Termine
- Monatlich/vierteljährlich: bearbeiten Sie die Ausnahme in Formular 274
- Jährlich: Projektdateien aktualisieren und mit dem Jahresabschluss abgleichen
- Wenn diese Option aktiviert ist: vierteljährliche Stundenzettel zur Verfügung haben, einschließlich Projektbeschreibungen und Diplomzeugnissen
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Häufig gestellte Fragen
Die Befreiung wird von der periodischen Quellensteuererklärung (Formular 274) abgezogen. Der Arbeitgeber behält die Quellensteuer ein, zahlt aber nur 20% an FPS Finance. Erforderlich sind: eine Stellenbeschreibung pro Mitarbeiter, der Nachweis des Qualifikationsabschlusses und ein Zeitnachweis, aus dem hervorgeht, dass die 80% -Grenze für Forschungs- und Entwicklungsarbeiten erreicht wurde.
Die Mitarbeiter müssen über einen Master-Abschluss in einem exakten oder angewandten wissenschaftlichen Bereich verfügen und mindestens 80% ihrer Arbeitszeit für qualifizierte Forschungs- und Entwicklungsarbeiten aufwenden. Im Jahr 2026 können sich auch Bachelor-Absolventen und Mitarbeiter ohne Diplom qualifizieren, wenn sie in einem von Belspo anerkannten Forschungsprogramm arbeiten. Die Zeitnutzung muss mit einer begründeten Zeiterfassung nachgewiesen werden.
Die Befreiung von der FuE-Quellensteuer ermöglicht es belgischen Arbeitgebern, 80% der Quellensteuer, die von den Gehältern qualifizierter Forschungs- und Entwicklungsmitarbeiter abgezogen wird, nicht an die Steuerbehörden abzuführen. Die Maßnahme ist in Artikel 275/3 WIB 92 festgelegt. Im Jahr 2026 wird die Ausnahmerate bei 80% bleiben.
