Verwenden Sie immer noch Excel für die Stundenabrechnung Ihrer Mitarbeiter? In der digitalen Welt von heute gibt es weitaus fortschrittlichere und effizientere Lösungen, um Arbeitszeiten zu erfassen, zu verwalten und anschließend abzurechnen. Wir erklären Ihnen in diesem Artikel, warum Excel-Tabellen ungeeignet sind und welche Vorteile die Alternativen mit sich bringen.
Einschränkungen von Stundenabrechnung in Excel
Excel ist ein mächtiges und beliebtes Werkzeug – für die Verwaltung von Arbeitszeiten ist es in Zeiten von Digitalisierung und Automatisierung allerdings nicht mehr geeignet. Bei der Stundenabrechnung über Excel haben Manager als auch Mitarbeiter mit zahlreichen Einschränkungen zu kämpfen:
- Hohe Fehlerquote & Zeitaufwand: Durch die manuelle Eingabe von Arbeitszeiten in eine überladene Excel-Tabelle steigt das Risiko für Fehler. Noch dazu müssen Ihre Mitarbeiter unverhältnismäßig viel Zeit in die tägliche Stundenerfassung investieren. Diese Arbeitszeit könnte auch für Wichtigeres genutzt werden.
- Fehlende Übersicht & komplizierte Formeln: Entweder begnügen Sie sich in Excel mit simplen Protokollen ohne große Aussagekraft oder Sie müssen manuell komplizierte Formeln anwenden, um eine Übersicht zur Arbeitsproduktivität Ihrer Mitarbeiter zu bekommen. Effiziente Datenerfassung sieht anders aus.
- Eingeschränkter Zugriff & fehlende Automatisierung: Bei der Stundenerfassung in Excel gibt es keine Möglichkeit, Arbeitszeiten direkt von stationären Zeiterfassungssystemen wie Stempeluhren zu importieren. Auch sind die Tabellen nicht auf mobile Stundenerfassung ausgelegt und die direkte Lohn- und Gehaltsabrechnung ist durch fehlende Verknüpfungen nicht möglich.
Cloudbasierte & automatisierte Lösungen als Alternative
Doch wie sieht eine effiziente Lösung zur Stundenabrechnung aus? Statt sich mit Excel-Tabellen zu plagen, sollten Sie bei der Wahl eines geeigneten Tools auf zwei Schlagworte setzen: cloudbasiert und automatisiert. Ein intelligentes Zeiterfassungstool kann zahlreiche Verwaltungsprozesse automatisieren und bringt viele Vorteile:
- Mehr Zeit für Wesentliches: Die Zeiten langwieriger, manueller Eingaben sind vorbei. Benutzerfreundliche Tools ermöglichen automatische Zeiterfassung über Browser-Aktivitäten oder das Erstellen einfacher Stundenprotokolle innerhalb weniger Klicks. So sparen Sie Zeit und Geld.
- Verlässliche Daten immer und überall: Anstatt Daten aus mehreren Excel-Tabellen zusammenzutragen, können Sie Ihre digitalen Zeiterfassungssysteme einfach miteinander verknüpfen. So behalten Sie auch Arbeitszeiten von Mitarbeitern an unterschiedlichen Standorten im Blick. Egal ob im Home-Office, in der Werkstatt oder auf der Baustelle.
- Durchgängig verknüpfte Prozesse: Die Automatisierung verbessert nicht nur die Effizienz Ihrer Stundenabrechnung. Durch Verknüpfungen mit Projektmanagement- und Rechnungsprogrammen können Sie erfasste Arbeitszeiten je nach Projekt, Mitarbeiter oder Kunde automatisch abrechnen. Die Synchronisierung von Daten geschieht in Echtzeit, wodurch aufwendiges Projektcontrolling oder falsche Rechnungen der Vergangenheit angehören.
- Optimaler Überblick: Alle erfassten Daten können in übersichtlichen Berichten veranschaulicht werden. Filter ermöglichen detaillierte Einsichten in die Arbeitsleistung und Stundenabrechnung je Mitarbeiter, Projekt oder Kunde, wodurch Sie Ressourcenfresser schneller erkennen und Anpassungen vornehmen können.
Einfache Stundenabrechnung mit TimeChimp
Verabschieden Sie sich von unübersichtlicher, fehleranfälliger und aufwendiger Stundenabrechnung in Excel und vereinfachen Sie Ihre Zeiterfassung mit TimeChimp. Das intelligente Tool vereint alle Prozesse von der Arbeitszeiterfassung bis zur Rechnungsstellung und ermöglicht einen vollständig automatisierten Verwaltungsprozess:
- Mitarbeiter erfassen Arbeitszeiten, Ausgaben und Spesen im Handumdrehen und weisen die Eingaben einem Projekt oder Kunden zu.
- Kunden, Teamleiter oder Projektmanager kontrollieren und genehmigen die Eingaben.
- Das integrierte Rechnungsprogramm wandelt die Zeiterfassung sowie alle Ausgaben und Spesen in Rechnungen um, die über verknüpfte Drittanwendungen automatisch mit Ihrer Buchhaltung synchronisiert werden.
Alle Daten zu Ihrer Stundenrechnung werden in der zentralen Plattform gespeichert und sind über die mobile App oder in der Browser-Anwendung jederzeit abrufbar. Starten Sie noch heute Ihr kostenloses Probeabo und testen Sie TimeChimp unverbindlich 14 Tage lang.
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