Sky10: Vom Excel-Chaos zum operativen Erfolg

In dieser Case Study haben wir mit Marcia Moestoredjo gesprochen. Sie ist Leiterin und Gründerin der Marketingagentur Sky10 und berichtet über die Schwierigkeiten bei manueller Zeiterfassung, ihre Erfahrungen mit TimeChimp und wie das Tool chaotische Excel-Tabellen endgültig ersetzt hat.

Foto von Marcia Moestoredjo, Gründerin von Sky10
Kunde seit
Branche
Communication
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12

In Kürze: Das hat Sky10 mit TimeChimp erreicht

  • Einfache Stundenerfassung.
    TimeChimp macht manuelle Zeiterfassung überflüssig, was bei Sky10 zu weniger Fehlern und genauerer Projektabrechnung geführt hat.
  • Echtzeit-Einsichten.
    Das Projekt-Dashboard in TimeChimp gibt Sky10 Echtzeit-Einsichten in den Projektfortschritt und die Zeitplanung. So können Entscheidungen besser und schneller getroffen werden.
  • Einfache Integration mit bestehenden Tools.
    Durch die Integration mit anderen Tools kann Sky10 einen eigenen Workflow entwickeln, was die Arbeit effizienter macht und Anpassungen an spezifische Anforderungen von Projekten vereinfacht.
  • Projekt-Reporting bei Kunden.
    Dank der präzisen Zeiterfassung kann Sky10 seinen Kunden eindeutig zeigen, was in der verrechneten Arbeitszeit gemacht wurde. Das macht Projekte transparenter und die Abrechnung ist für den Kunden klar nachvollziehbar.

Das Problem

Zeiterfassung spielt eine entscheidende Rolle bei der Führung eines Unternehmens, insbesondere in einem Agenturumfeld. Denn wer weiß, wie viel Zeit in ein bestimmtes Projekt oder einen bestimmten Kunden investiert wurde, kann letztendlich den durch den Kunden generierten Umsatz ableiten. Bei der Marketingagentur Sky10 war das Sicherstellen einer genauen Zeiterfassung eine große Herausforderung. Infolgedessen hatte die Agentur auch keinen Einblick in die Produktivität, was zu Problemen bei der Verwaltung von Stunden und Aufgaben geführt hat. Marcia:

„Da wir Excel verwendet haben, hatten wir keinen guten Überblick darüber, ob Stunden richtig erfasst und Fahrten tatsächlich zurückgelegt wurden, um diese Leistungen dann beim Kunden abzurechnen.“


Marcia über die Arbeit mit Excel: „Früher haben wir mit vielen separaten Excel-Tabellen gearbeitet. Manchmal wurde die Stundenerfassung leider vergessen, wodurch wir keinen Einblick in unsere Leistung hatten. Außerdem flogen überall in der Organisation Excel-Dateien in unterschiedlichen Versionen herum. Das hat es schwierig gemacht, die tatsächlich geleistete Arbeitszeit festzustellen. Dementsprechend könnten wir diese Leistungen dann auch nicht wirklich transparent abrechnen, sodass die dafür aufgewandten Stunden für den Kunden auch nachvollziehbar sind.“

Een foto van Marcia Moestoredjo, de directeur en oprichter van Sky10 aan de telefoon

Die Lösung

Excel bot Sky10 nicht genügend Überblick und Möglichkeiten, um Arbeitsabläufe zu optimieren. Das Team war auf der Suche nach einem zentralen System, mit dem sie nicht nur Stunden, sondern auch Fahrten und Projekte im Auge behalten konnten, um mehr Einblick in die interne Produktivität zu gewinnen. Marcia über ihre Wahl für TimeChimp:

„Der Grund, warum wir uns für TimeChimp entschieden haben, ist hauptsächlich die Einfachheit, Zugänglichkeit und Benutzerfreundlichkeit“.


Marcia gibt auch an, dass sie die Integrationen mit Tools wie HubSpot und Exact Online nutzt. Mit den Verknüpfungen ist die Erfassung von Stunden nicht nur viel einfacher, sondern verschafft der Agentur auch Einblick in Fortschritte und Projekte. Marcia: „In Zukunft wollen wir auch andere Integrationen verbinden, damit wir Kunden von Anfang bis Ende in unserer Pipeline messen können.“

Das Ergebnis

Durch genauere Zeiterfassung, einen effektiveren Teameinsatz und wertvolle Erkenntnisse hat Sky10 seine betriebliche Effizienz verbessert. Marcia: „TimeChimp stellt sicher, dass wir einen guten Einblick in die Kundenreise und damit auch in den Umsatz pro Kunde oder den Umsatz pro Bestellung pro Kunde haben. Wir können jetzt viel besser messen, was ein bestimmtes Projekt liefert: vom Interessenten bis hin zum tatsächlichen Kunden.“

„TimeChimp bietet klare Einblicke in die Customer Journey und ermöglicht es uns, den Umsatz pro Kunde und Auftrag genau zu messen und so die Rentabilität von Projekten besser einzuschätzen.“


Marcia sagte auch, dass sie mit TimeChimp Zeit gespart habe. Marcia: „Die Zeiterfassung mit TimeChimp spart uns viel Arbeit. Anstatt alle möglichen separaten Excel-Tabellen innerhalb der Organisation herumzuschicken, können wirjetzt alles in einer Umgebung erfassen.“ Und ob Stundenerfassung jetzt auch mehr Spaß macht? Marcia meint dazu: „Grundsätzlich ist Zeiterfassung keine besonders spannende Aufgabe. TimeChimp macht das Ganze aber einfacher, weil die Anwendung benutzerfreundlich ist.“

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