Es scheint einfach, aber es erfordert oft mehr Zeit und Recherche als Sie denken. Starten Sie 2026 ohne Sorgen. In diesem Blog finden Sie praktische Tipps zur Organisation Ihrer Verwaltung. Von der genauen Zeiterfassung bis zur Urlaubsverwaltung: Mit dieser Checkliste können Sie problemlos ins Jahr 2026 starten.
1. Genaue Zeiterfassung ab 1. Januar 2026 erforderlich
Ab dem 1. Januar 2026 ist eine genaue Zeiterfassung für Zeitarbeiter und Leiharbeiter verpflichtend. Das bedeutet, dass Arbeitgeber genau verfolgen müssen, wann Arbeitnehmer arbeiten, um die neuen Vorschriften einzuhalten. Eine gute Vorbereitung und eine ordentliche Verwaltung beugen Risiken vor.
Aktionspunkte:
- Prüfen Sie, ob Ihr System für eine genaue Zeiterfassung für Zeitarbeiter und Zeitarbeiter geeignet ist.
- Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter wissen, wie sie ihre Stunden korrekt registrieren.
- Behalte den Überblick: So behältst du den Überblick darüber, wie viele Stunden du an welchem Projekt für welchen Kunden gearbeitet hast.
2. Strengere Durchsetzung bei Selbstständigen im Jahr 2026
Das DBA-Gesetz wird durch einen neuen Schwerpunkt auf Scheinselbständigkeit ersetzt. Die Steuerbehörden werden strenger prüfen, ob die Zusammenarbeit mit Freelancern den Kriterien einer echten Unabhängigkeit entspricht. Falsche oder unklare Vereinbarungen können zu Bußgeldern oder zusätzlichen Steuern führen.
Aktionspunkte:
- Prüfen Sie, ob die Zusammenarbeit zwischen Selbstständigem und Arbeitgeber die Kriterien der Unabhängigkeit erfüllt.
- Stellen Sie sicher, dass die Arbeitsvereinbarungen der tatsächlichen Situation entsprechen. Dies sollte beispielsweise kein Autoritätsverhältnis beinhalten.
- Führen Sie Zeitaufzeichnungen, damit Sie bei einem Audit nachweisen können, dass keine Scheinselbständigkeit vorliegt.
3. WTTA-Gesetzgebung vom 1. Januar 2027
Ab dem 1. Januar 2027 treten durch das Gesetz über transparente und testbare Arbeitsbeziehungen (WTTA) neue Regeln für Arbeitszeit und Verwaltung in Kraft. Es ist ratsam, sich jetzt darauf vorzubereiten, damit Ihr Unternehmen die neuen Anforderungen rechtzeitig erfüllen kann.
Aktionspunkte:
- Machen Sie sich mit der neuen WTTA-Gesetzgebung und deren Auswirkungen auf Ihr Unternehmen vertraut.
- Prüfen Sie, ob Ihre aktuellen Verwaltungs- und Zeiterfassungssysteme den neuen Anforderungen entsprechen.
- Planen Sie Schulungen oder Informationsveranstaltungen für Ihr Team über bevorstehende Änderungen.
4. So arrangieren Sie Ihr Jahresende 2025
Das Jahresende sorgt dafür, dass Sie das neue Jahr mit einem leeren Blatt beginnen können. Dieser Prozess beinhaltet mehr als nur das Schließen der Bücher. Es ist wichtig, alle Finanzen zu überprüfen und alle Fehler zu korrigieren, bevor das neue Jahr beginnt.
Aktionspunkte:
- Alles überprüfen ausstehende Rechnungen und stellen Sie sicher, dass sie bezahlt wurden oder korrekt als ausstehend gebucht wurden.
- Alles verarbeiten Erklärungen, Ausgaben und Reisen für einen vollständigen Überblick über Ihre finanzielle Situation.
- Schließen Sie Projekte ab, die mit dem laufenden Geschäftsjahr 2025 verknüpft sind.
- Erstellen Sie Berichte über Umsatz, Kosten und Gewinne, um zu analysieren, wie sich Ihr Unternehmen im Jahr 2025 entwickelt hat.
💡 Tipp für Timechimp-Nutzer: Indem Sie TimeChimp mit Power BI verbinden, können Sie auf einfache Weise umfassende Berichte erstellen und Analysen durchführen.
5. Machen Sie einen Plan für den Jahresübergang
Der Übergang von einem Geschäftsjahr zum nächsten ist ein guter Zeitpunkt, um Prozesse zu evaluieren und zu optimieren. Indem Sie einen konkreten Plan erstellen, stellen Sie sicher, dass Sie für einen guten Start im Januar bereit sind.
Aktionspunkte:
- Evaluierung des Projekts: Analysieren Sie laufende Projekte und identifizieren Sie, welche 2026 fortgesetzt werden.
- Legen Sie Budgets pro Projekt fest und nach Abteilungen, basierend auf den Ergebnissen des Vorjahres.
- Planung: Stellen Sie sicher, dass Sie die ersten Wochen des neuen Jahres klar und organisiert planen, damit jeder weiß, was von ihnen erwartet wird.
- Stellen Sie sicher, dass Ihr Team die Pläne für 2026 kennt, um den Jahresübergang so reibungslos wie möglich zu gestalten.
💡 Tipp für Timechimp-Nutzer: Planen Sie die ersten Wochen des neuen Jahres mühelos und übersichtlich mit dem Planungsmodul. Verteilen Sie Aufgaben innerhalb Ihres Teams und behalten Sie ganz einfach den Überblick. So können Sie effizient und gut vorbereitet ins Jahr starten.
7. Mobilitätsbudget und nachhaltiges Reisen
Nachhaltiges Reisen wird immer wichtiger, sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber. Mit dem Gesetz zur beruflichen Mobilität von Fahrgästen Unternehmen mit mehr als 100 Mitarbeitern sind verpflichtet, zu einer nachhaltigeren Mobilitätspolitik beizutragen.
Ein Mobilitätsbudget bietet eine flexible Lösung für Mitarbeiter und fördert ein nachhaltigeres Verhalten, während das Unternehmen Kosten sparen und Steuervorteile erhalten kann.
Aktionspunkte:
- Geben Sie Einblick in die Erklärungen und Berichte für alle Fahrten, um die Meilenregistrierung einfach zu verwalten.
- Teilen Sie Ihren Mitarbeitern mit, was das Mobilitätsbudget beinhaltet und wie sie es nutzen können, und registrieren Sie es.
- Stellen Sie sicher, dass Sie die angeforderten Daten für 2025 für die Meldepflicht bis zum 30. Juni 2026 einreichen können.
💡 Tipp für Timechimp-Nutzer: Mit TimeChimp können Sie Arbeitswege und Geschäftsreisen einfach aufzeichnen.
8. Änderung der Urlaubsregelungen
Neue Regeln für Urlaubs- und Ausgleichszeiten treten in Kraft. Die korrekte Verteilung des Urlaubsguthabens auf Ihre Mitarbeiter sorgt für Transparenz und verhindert Frustration. Mit einem guten Überblick können Sie organisiert und transparent ins Jahr 2026 starten.
Aktionspunkte:
- Prüfen Sie den aktuellen Saldo: Vergewissern Sie sich Urlaubstage ab 2025 werden sie je nach Versicherungspolice übertragen oder laufen ordnungsgemäß ab.
- Füge den neuen Saldo hinzu: Fügen Sie den Saldo im Rahmen der neuen Urlaubsregelungen allen Ihren Mitarbeitern gleichzeitig hinzu.
- Kommunizieren Sie klar: Informieren Sie die Mitarbeiter über ihr neues Gleichgewicht und machen Sie deutlich, wo sie Urlaub beantragen können.
- Erstellen Sie verschiedene „Töpfe“: Erstellen Sie im Voraus verschiedene Arten von Urlaubskarten für gesetzlichen und außergesetzlichen Urlaub.
💡 Tipp für Timechimp-Nutzer: TimeChimp macht es einfach, den Urlaub gemäß den neuen Vorschriften korrekt zu verfolgen. Mitarbeiter haben in Echtzeit Einblick in ihren Urlaubssaldo und können ganz einfach Urlaub beantragen. Sie können ihn sofort genehmigen. So organisiert.
9. Erstellung von Steuererklärungen
Eine gute Vorbereitung verhindert Stress und sorgt für effiziente Steuererklärungen. Das beginnt mit einem vollständigen Überblick über Ihre Verwaltung.
Aktionspunkte:
- Fangen Sie rechtzeitig an, alle notwendigen Dokumente für Ihre Steuererklärung zu sammeln.
- Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter alle ihre Erklärungen und Kilometer eingegeben haben.
- Vergewissern Sie sich, dass alle Ihre 2025 Stunden angeboten wurden und dass die abgelehnten Stunden bearbeitet wurden.
- Listen Sie mögliche Abzüge auf und besprechen Sie diese mit Ihrem Steuerberater.
- Schreiben Sie wichtige Termine für die Erklärung in Ihre Tagesordnung ein, damit Sie nie mit Überraschungen konfrontiert werden.
10. Feiertage einplanen
Eine gute Urlaubsplanung sorgt dafür, dass Ihre Mitarbeiter das Büro beruhigt verlassen können. In Spitzenzeiten ist es wichtig, den Überblick über diese Tage zu behalten.
Aktionspunkte:
- Machen Sie sich einen Überblick über die Feiertage, damit jeder weiß, an welchen Tagen die Organisation geschlossen ist.
- Fördern Sie rechtzeitige Urlaubsanträge: Indem Sie den Urlaub frühzeitig planen, können Sie Chaos in letzter Minute vermeiden und Lücken im Zeitplan vermeiden.
💡 Tipp für Timechimp-Nutzer: In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die Feiertage für Ihre Mitarbeiter in Ihrer Nähe einrichten können.
11. Präfix für die Rechnungsstellung
Ein „Präfix“ für die Abrechnung sorgt für ein professionelles Aussehen und organisiert Ihre Verwaltung. Auf diese Weise wissen Sie sofort, wann die Rechnung erstellt wurde.
Aktionspunkte:
- Stellen Sie sicher, dass Sie alle Rechnungen für 2025 erstellt haben, damit Sie das Geschäftsjahr abschließen können. Achten Sie darauf, welche Rechnungen noch ausstehen, noch nicht bezahlt wurden und welche Stunden noch in Rechnung gestellt werden müssen.
- Stellen Sie nach der letzten Rechnung von 2025 das neue Präfix für 2026 ein: Verwenden Sie beispielsweise das Jahr gefolgt von einer eindeutigen Zahl (z. B. 2026-001).
💡 Tipp für Timechimp-Nutzer: Fügen Sie das neue Rechnungspräfix zu Ihren Einstellungen hinzu, sobald Sie alle Rechnungen vor 2025 abgeschlossen haben. In diesem Artikel erfährst du, wo du das tun kannst.
12. Aktualisierung der Preise
Ein neues Jahr bedeutet auch neue Preise. Die Aktualisierung der Preise zu Jahresbeginn stellt sicher, dass Sie weiterhin auf Inflation, höhere Kosten oder Marktentwicklungen reagieren.
Aktionspunkte:
- Analysieren Sie Ihre aktuellen Tarife und prüfen Sie, ob sie immer noch den Kosten und Marktpreisen entsprechen.
- Teilen Sie Ihren Kunden alle Preisänderungen rechtzeitig mit, damit sie über die neuen Tarife informiert sind.
- Passen Sie die neuen Tarife in Ihren Systemen an: Stellen Sie sicher, dass die Kosten für Ihre Mitarbeiter, Projekte und Aufgaben aktualisiert werden. Zum Beispiel werden Anmeldungen für 2026 automatisch mit diesen neuen Kosten berechnet.
Fazit
Mit diesen Tipps haben Sie alles, was Sie benötigen, um Ihre Verwaltung vor 2025 abzuschließen und 2026 organisiert zu beginnen. Ob genaue Zeiterfassung, neue Urlaubsregelungen oder strengere Durchsetzung unter Freelancern: Eine gute Vorbereitung beugt Stress vor und ermöglicht deinem Team einen klaren Start ins neue Jahr.
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