Ein Foto einer Frau, die an einem Tisch sitzt. Sie gibt etwas in einen Taschenrechner ein. Auf dem Tisch liegen Grafiken und Tabellen

Projekt-Cashflow berechnen: Formel & Beispiel f├╝r einfache Analysen

Einsicht in den Cashflow pro Projekt kann je nach Unternehmensstruktur das Finanz- und Projektmanagement erheblich vereinfachen. Deshalb erkl├Ąren wir in diesem Blogpost genauer, wie du einen projektbasierten Cashflows berechnen kannst, welche Formel dir dabei hilft und zeigen anhand eines Beispiels, wie die Cashflow-Analyse und Kapitalflussrechnung auf Projektebene funktioniert.

Inhalt:

  1. Wann sollte man einen projektbasierten Cashflow berechnen?
  2. Projekt-Cashflow berechnen: Formel
  3. Kapitalflussrechnung & Cashflow-Analyse: Beispiel
  4. Abschlie├čende Tipps

Wann sollte man einen projektbasierten Cashflow berechnen?

Die Berechnung des projektbasierten Cashflows kann dazu beitragen, die allgemeine Cashflow-Analyse im Unternehmen zu verbessern. Das ist vor allem dann der Fall, wenn du in typischen Projektarbeit-Branchen wie IT, Beratung oder Zeit- und Leiharbeit t├Ątig bist. Durch den zus├Ątzlichen Einblick in die finanzielle Leistung des Unternehmens auf Projektebene erleichterst du deine Finanz- und Projektplanungsprozesse.

Mit der Cashflow-Berechnung f├╝r jedes Projekt siehst du auf einen Blick, welche Projekte einen positiven oder negativen Cashflow generieren. Diese Informationen kannst du nutzen, um schnell und einfach Entscheidungen im Hinblick auf zuk├╝nftige Investitionen und Projekte zu f├Ąllen.

Du kannst im Nu bewerten, wie es um die Rentabilit├Ąt unterschiedlicher Projekte steht und Verbesserungsm├Âglichkeiten identifizieren. Solch detaillierte Einblicke in die finanzielle Leistung der einzelnen Projekte erm├Âglichen es dir als Team- oder Projektleiter, gezielte Ma├čnahmen zu ergreifen, von denen auch die Gesamtperformance des Unternehmens profitiert.

Projekt-Cashflow berechnen: Formel

Um den projektbasierten Cashflow zu berechnen, m├╝ssen die erwarteten Einnahmen und Ausgaben des Projekts identifiziert werden.

Beispiele f├╝r Projekteinnahmen:

  • Zahlungseing├Ąnge durch den Kunden (Abonnement, bezahlte Rechnungen, Anzahlungen, etc.)
  • Investiertes Eigenkapital

Beispiele f├╝r Projektausgaben:

  • Materialaufwendungen
  • Personalkosten (geleistete Stunden x Stundensatz pro Mitarbeiter)
  • Miete / Leasing von Fahrzeugen, Werkzeugen, R├Ąumlichkeiten, etc.

Anschlie├čend f├╝hrst du die Kapitalflussrechnung durch, indem du die Differenz zwischen den Einnahmen und Ausgaben ermittelst. Der Prozess ist also recht simpel. Um den Cashflow zu berechnen, brauchst du nur diese Formel:

Cashflow = Einnahmen ÔÇô Ausgaben

Tipp: Du kannst dieselbe Berechnung auch f├╝r einzelne Unterprojekte durchf├╝hren und mit der Gesamtperformance des Hauptprojekts vergleichen, um Schwachstellen zu identifizieren. Oder du machst eine Cashflow-Analyse f├╝r alle Projekte eines bestimmten Kunden, um zu bewerten, ob die allgemeine Zusammenarbeit rentabel ist.

Kapitalflussrechnung & Cashflow-Analyse: Beispiel

Es ist wichtig, dass du alle Kosten des Projekts zu ber├╝cksichtigst, einschlie├člich aller direkter und indirekter Kosten. Direkte Kosten sind etwa Materialkosten, Arbeitskosten und andere direkte Ausgaben, die direkt mit dem Projekt verbunden sind. Indirekte Kosten wiederum sind wiederkehrende Ausgaben wie Verwaltungskosten oder allgemeine Betriebskosten. Indem du all diese Kosten gegen├╝berstellst, f├╝hrst du eine Kapitalflussrechnung mit der oben genannten Formel durch.

Hier erkl├Ąren wir eine einfache projektbasierte Kapitalflussrechnung anhand eines Beispiels:

Deine Baufirma plant den Bau eines B├╝rogeb├Ąudes f├╝r einen Gro├čkunden. Die gesch├Ątzten direkten Kosten f├╝r das Projekt betragen 500.000 Euro, w├Ąhrend die gesch├Ątzten indirekten Kosten 100.000 Euro betragen. Das Unternehmen erwartet, dass das Geb├Ąude innerhalb von zwei Jahren fertiggestellt wird und in dieser Zeit Einnahmen von 1 Million Euro generiert.

Um den Cashflow zu berechnen, subtrahierst du die gesch├Ątzten Kosten vom erwarteten Einkommen:

Cashflow = 1.000.000 Euro ÔÇô (500.000 Euro + 100.000 Euro) = 400.000 Euro

Bei diesem Projekt betr├Ągt der Cashflow 400.000 Euro.

Dann kannst du eine Cashflow-Analyse durchf├╝hren und berechnen, ob das Projekt innerhalb des aktuellen Zeitplans rentabel ist.

Ein gesunder Cashflow bedeutet im Grunde genommen, dass du w├Ąhrend der Projektumsetzung deinen finanziellen Verpflichtungen nachkommen kannst. Deshalb erstellst du eine Cashflow-Analyse, bevor du ein Projekt annimmst. Aus dieser Analyse sollte klar hervorgehen, wann du welche Zahlungseing├Ąnge und -ausg├Ąnge erwartest. Diese Bilanz sollte positiv sein, da du sonst in finanzielle Schwierigkeiten geraten k├Ânntest. Es gehen mehr Unternehmen aufgrund negativer Cashflows pleite als aufgrund niedriger Gewinnmargen.

Wenn sich die Bilanz als negativ herausstellt, kannst du das Projekt ablehnen oder im Voraus zus├Ątzliche finanzielle Mittel beschaffen, indem du Eigenkapital einsetzt oder einen Unternehmenskredit aufnimmst.

W├Ąhrend des gesamten Projekts verfolgst du anschlie├čend den monatlichen Cashflow und f├╝hrst zwischenzeitliche Cashflow-Analysen durch. Daf├╝r ist es wichtig, dass alle finanziellen Mittel sorgf├Ąltig erfasst werden. ┬áDokumentiere also alle Ein- und Ausgaben des Projekts wie in dieser Abbildung:

Projektbasierte Cashflow-Analyse: Beispiel

Tipp: Nutze ein projektbasiertes Zeiterfassungstool mit Ausgabentracker, um all deine Projektkosten laufend zu erfassen. So verlierst du dich am Monatsende nicht in zahlreichen Stundenzetteln und Belegen, sondern hast alle Daten f├╝r deine Cashflow-Analyse im Handumdrehen zur Hand.

Tipps f├╝r die Umsetzung

Du hast jetzt alle n├Âtigen Infos, um den projektbasierten Cashflow zu berechnen und so noch bessere Einsicht in die Performance deines Unternehmens zu bekommen. Doch bevor du deine Cashflow-Analyse durchf├╝hrst, solltest du f├╝r die n├Âtige Grundstruktur im Projektmanagement-Prozess sorgen. Denn ohne einen smarten Workflow und zuverl├Ąssig erfasste Daten wird die Kapitalflussrechnung f├╝r deine Projekte zum puren Chaos.

Du kannst dir allerdings viel Zeit und Nerven sparen, wenn du eine projektbasierte Tracking-Software nutzt. Hier ein ├ťberblick, wie dir ein multifunktionales Zeiterfassungstool wie TimeChimp helfen kann:

  • Erfasse Arbeitszeiten deiner Mitarbeiter pro Projekt, Aufgabe oder Kunde und berechne automatisch alle anfallenden Personalkosten ├╝ber festgelegte Stundens├Ątze.
  • Nutze den Ausgabentracker in der mobilen Time Tracking App, um jederzeit und ├╝berall deine Projektkosten zu erfassen.
  • Erledige Projektplanung & -controlling im selben Tool: Lege finanzielle und/oder zeitliche Budgets f├╝r (Unter-)Projekte fest und behalte den Status w├Ąhrend des gesamten Projektzeitraums im Blick.
  • Teile den aktuellen Projektstatus ├╝ber ein Kundenportal mit deinen Gesch├Ąftspartnern und lass geleistete Arbeitsstunden sowie anfallende Projektkosten vom Kunden genehmigen.
  • Erstelle ganz unkompliziert elektronische Rechnungen direkt aus dem Projekt-Dashboard heraus und sorge so f├╝r eine schnellere Abrechnung sowie einen gesunden Cashflow.
  • Verkn├╝pfe weitere Business-Tools mit TimeChimp und synchronisiere alle Daten f├╝r eine reibungslose Lohnabrechnung und Buchhaltung.

Du willst dich selbst ├╝berzeugen? Starte noch heute dein kostenloses Probeabo und teste TimeChimp 14 Tage lang ganz ohne Bindung. Easy does it.

Wir w├╝nschen dir viel Erfolg bei der projektbasierten Cashflow-Berechnung!

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