team motiveren urenregistratie
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5 Tipps, um Ihr Team sofort zu motivieren

Das Schreiben von Stunden oder die Zeiterfassung ist wichtig für Ihre Organisation, das weiß jeder. Zumindest, das würde man so denken. Sie haben so viele Erinnerungen, Memos, E-Mails und Post-its verwendet, um Ihren Mitarbeitern die Wichtigkeit zu vermitteln. Das sollte jetzt schon klar sein, oder?

Vieles ist im Zeitalter der Digitalisierung einfacher geworden. Dasselbe gilt für die Welt des Zeitmanagements. Die vielleicht größte Veränderung besteht darin, dass es bei der Zeiterfassung und dem Stundenzettel eine wachsende Verantwortung unter den Menschen gibt, die sie registrieren. Denn wir kämpfen jetzt (fast) nicht mehr gegen überladene Excel-Tabellen. Für die Zeiterfassung werden heutzutage gute digitale Lösungen genutzt. Die Nutzer dieser Lösungen sind sich bewusst geworden, dass schlechtes Zeitmanagement zu schlechteren individuellen Ergebnissen führt. Dieser Übergang von „Verantwortlichkeit“ auf „Einsicht“ hat die Welt der Zeiterfassung positiv verändert. Schließlich müssen Sie Ihren Leuten immer seltener hinterherlaufen, um zu prüfen, ob sie ihre Zeit erfasst haben.

Aber es gibt immer diese eine Person. Jede Organisation/jedes Team hat einen, der es immer vergisst.

Deshalb: Wie motivieren Sie die schwierigsten Zeitschreiber, ihre geleisteten Arbeitsstunden einzutragen?

Warum haben Mitarbeiter Probleme mit der Zeiterfassung?

Diese Frage ist ziemlich schwer zu beantworten. Es gibt auch nicht nur eine richtige Antwort. Es gibt mehrere Erklärungen. Diese reichen von leicht zu behebenden Problemen bis hin zu größeren, schwieriger zu lösenden Gründen, die in die Unternehmenskultur eingewoben sind. Wenn Ihre Mitarbeiter nur sehr beschränkt auf Ihre kreativen Lösungen zur Verbesserung der Zeiterfassung reagieren, ist es eine gute Idee, sich die allgemeine Einstellung zur Zeiterfassung innerhalb der Organisation anzusehen.

Die Priorisierung der Zeiterfassung über die Wichtigkeit des Abschlusses von Projekten erzeugt negative Assoziationen gegenüber Stundenzetteln oder der Zeiterfassung. Mehr registrierte Stunden bedeuten nicht automatisch eine bessere Arbeitseinstellung oder bessere Ergebnisse. Dennoch gibt es viele Menschen, die sich unter Druck gesetzt fühlen, so viele Stunden wie möglich zu schreiben, was wiederum zu Lasten der Qualität der gelieferten Arbeit geht. Die Lösung hierfür ist theoretisch einfach, aber in der Praxis schwieriger umzusetzen. Wichtig ist, dass sich die gesamte Organisation bewusst ist, dass Ziel und Mittel nicht miteinander verwechselt werden. Ziel ist die korrekte Einsicht in die geleisteten Arbeitsstunden. Dies liefert wichtige Erkenntnisse und Managementinformationen, die zur Kontinuität der Organisation beitragen und allen nutzen. Das hierfür verwendete Mittel ist die Zeiterfassung. Die Einzelperson kann diese verwechseln. Die Situation, die dann entsteht, ist, dass die Zeiterfassung zum Ziel wird. „So viele Stunden wie möglich zu schreiben“ wird somit zum Mittel. Dadurch wird ermöglicht, dass die gut gemeinte Durchführung eines Zeiterfassungsprozesses zu einer Verschlechterung der Einsicht führt. Schließlich gehen Ihre Mitarbeiter anders mit ihrer Zeit um als früher. Um dies zu lösen, ist es wichtig, dass sich die Einzelperson bewusst ist, dass die Zeiterfassung zur Verbesserung der Organisation und nicht zur Überwachung der Person verwendet wird.

Eine andere Erklärung dafür, keine Stunden zu schreiben, ist, dass man es einfach vergessen hat. Wenn viel im Nachhinein geschrieben wird, ist es leicht, es auf das Ende des Tages und vielleicht sogar der Woche zu verschieben. Wir alle wissen: Aus später wird nie. Das Einbeziehen von Zeiterfassung oder Stundenzettel in die Organisation muss tatsächlich zu einer neuen Gewohnheit führen. Neue Gewohnheiten in den Alltag zu integrieren ist sehr schwierig.

Wie stellen Sie also sicher, dass die Mitarbeiter in Ihrer Organisation ihre Zeiterfassung in Ordnung halten?

1. Erklären Sie, warum die Zeiterfassung wichtig ist

Sagen Sie nicht nur, dass Stunden protokolliert werden müssen, weil Sie es sagen. Erklären Sie, dass beide Parteien davon profitieren können. Einerseits ist es wichtig für die Einzelperson, denn die Wissenschaft zeigt, dass gutes Zeitmanagement zur Fokussierung führt. Eins nach dem anderen tun, dadurch wird man produktiver. Die Erfassung Ihrer Stunden stellt sicher, dass Sie sich besser konzentrieren und eine Sache nach der anderen erledigen können. Andererseits hat dies einen doppelten Vorteil für die Organisation. Es führt zu einem besseren Einblick in die aufgewendete Zeit und stellt sicher, dass mehr qualitativ hochwertige Arbeit geleistet wird. Immer gut für Ihre Kunden! Win-Win-Win.

Sind Sie auf den Geschmack gekommen und wollen Sie noch produktiver arbeiten? Versuchen Sie dann eine von diesen 5 wissenschaftlich erprobten Zeitmanagement-Techniken.

2. Erwarten Sie von Ihren Mitarbeitern nichts, was Sie nicht selbst tun möchten

Eine offene Tür, aber diese wird oft vergessen. Wenn Sie selbst von den Vorteilen der Zeiterfassung überzeugt sind, ist das ein guter Ausgangspunkt. Wenn Sie noch nicht überzeugt sind, kümmern Sie sich darum, dass Sie genau verstehen, wie sie Ihrer Organisation helfen wird.

Geben Sie ein gutes Beispiel.

Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Stunden genau so schreiben, wie Sie es von Ihren Mitarbeitern erwarten.

3. Machen Sie es lustig und wettbewerbsfähig

Ein Kunde von uns kürt jede Woche einen seiner Mitarbeiter zum „TimeChimper der Woche“. Wir wissen nicht genau, worauf dies basiert, aber wir vermuten, dass es etwas mit der Genauigkeit der geschriebenen Stunden zu tun hat.

E-Mails und Slack-Erinnerungen werden oft (automatisch) versendet, wenn es noch Lücken in der Zeiterfassung der Woche gibt. Das sind oft langweilige Klartexte, die einem das Gefühl geben, beobachtet zu werden. Stellen Sie sicher, dass diese Erinnerungen eine schöne Wendung bekommen, machen Sie ein schönes Bild davon oder fügen Sie ein GIF hinzu.

4. Die Eurobüchse

In der Kategorie: ‘Positive Punishment’ und aufbauend auf der vorigen Idee stellen Sie eine Sparbüchse ins Büro. Jedes Mal, wenn jemand vergisst, seine Stunden aufzuschreiben, bedeutet das, dass ein Euro in die Büchse kommt. Am Ende des Monats (und hoffentlich später erst nach längerer Zeit) unternehmen Sie mit dem ganzen Team etwas Lustiges mit dem Inhalt der Büchse. Holen Sie zum Beispiel ein Eis davon, oder etwa ein Drink am Freitagnachmittag. Wichtig ist, dass Sie alle einbeziehen. Sie haben vielleicht niemanden, den Sie einbeziehen können, weil Sie selbstständig sind? Erstellen Sie dann ein separates Konto und zahlen Sie jedes Mal einen Euro ein, wenn Sie sich bei Unachtsamkeit erwischen. Mit diesem Sparkonto können Sie später in Ihr eigenes Geschäft investieren.

5. Finden Sie eine gute Lösung

Am wichtigsten ist vielleicht, sicherzustellen, dass eine anständige Lösung in der Organisation implementiert wird. Leider gehört die Qualifizierung von übermäßig vielen fehleranfälligen, nichtssagenden Excel-Sheets nicht in diese Kategorie. Stellen Sie sicher, dass Sie alles tun, um die Zeiterfassung für Ihre Mitarbeiter so einfach wie möglich zu gestalten. Schlechte Daten rein heißt schlechte Daten raus. Beraten Sie sich mit Ihren Mitarbeitern und finden Sie gemeinsam die einfachste Lösung für das Zeitmanagement! Testen Sie zum Beispiel TimeChimp 14 Tage langkostenlos. ????

Fazit

Menschen zu motivieren, ihre Stunden zu registrieren, beginnt mit der richtigen Umsetzung der Ideen. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeiter ihre Stunden registrieren, weil sie begreifen, dass es vorteilhaft für die Organisation ist und weil sie sich dadurch besser fokussieren können. Mit anderen Worten, verwechseln Sie nicht den Zweck mit den Mitteln. Die Zeiterfassung ist einfacher als je zuvor. Aber um Ihre Mitarbeiter einen Schritt weiter in die richtige Richtung zu helfen, verwenden Sie diese 5 Tipps oder eine beliebige Kombination davon, um sicherzustellen, dass es so schnell wie möglich als neue Gewohnheit angenommen wird.

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