Memo’s, Slack-berichten, post-its: allemaal roepen ze hetzelfde — “Schrijf je uren!” Toch blijft het voor veel teams een terugkerende uitdaging. In deze blog lees je waarom medewerkers afhaken én hoe je ze weer moeiteloos laat aanhaken.
De belangrijkste inzichten
- Urenregistratie voelt soms als controle of extra werk
- Nieuwe gewoontes aanleren kost tijd én uitleg
- Het doel is inzicht, niet het klakkeloos invullen van uren
- Door context en incentives verhoog je betrokkenheid
- Goede tools maken het verschil — voor iedereen
Waarom vinden mensen uren schrijven toch zo lastig?
Er is geen eenduidige reden waarom mensen hun uren niet (willen) registreren. Soms vergeten ze het simpelweg. Soms voelen ze druk om “veel” uren te schrijven — alsof meer altijd beter is. En soms zien ze het nut er gewoon niet van in.
Wat vaak misgaat? Het doel en het middel worden verward. Het doel van urenregistratie is inzicht: in werkdruk, capaciteit, klantprojecten. Het middel is het schrijven van die uren. Als mensen denken dat het schrijven van veel uren op zichzelf gewaardeerd wordt, gaat de balans scheef — met stress, overrapportage of frustratie als gevolg.
Zorg dus dat iedereen weet: uren registreren doe je voor het collectieve inzicht, niet voor individuele beoordeling. Het is een hulpmiddel — geen meetlat.
Laten we eerlijk zijn: uren registreren is niet leuk — maar wel nodig
Niemand springt ’s ochtends zijn bed uit met de gedachte: “Yes, vandaag mag ik m’n uren registreren.” Het is geen favoriet onderdeel van de werkdag — en dat snapt iedereen. Maar laten we ook eerlijk zijn: als organisatie verdien je simpelweg geen geld zonder inzicht in gewerkte uren.
Urenregistratie is de brug tussen werk en waarde. Het zorgt ervoor dat je klanten netjes gefactureerd worden, dat projecten rendabel blijven en dat iedereen z’n bijdrage terugziet in de resultaten. Dus nee, het is misschien niet leuk — maar wél essentieel. En juist daarom loont het om het zo makkelijk (en begrijpelijk) mogelijk te maken.
5 manieren om medewerkers wél te motiveren
Weten dat iets belangrijk is, betekent nog niet dat je het automatisch doet. Zeker bij tijdregistratie haakt motivatie vaak af op het ‘hoe’. Deze vijf tips helpen je om van uren schrijven geen moetje, maar een gewoonte te maken — zonder gedoe.
- Leg uit waarom het ertoe doet
Zonder context voelt uren schrijven als een taakje — met context als iets wat bijdraagt aan succes. Laat zien wat het oplevert.
Goed tijdmanagement helpt medewerkers focussen, plannen en reflecteren. Voor de organisatie levert het inzichten op over inzetbaarheid, klantprojecten en marges. Wanneer beide kanten dat begrijpen, verandert de houding direct.
- Geef zelf het goede voorbeeld
Medewerkers volgen eerder gedrag dan regels.
Als je als manager, teamlead of founder zelf je uren keurig bijhoudt, laat je zien dat je het serieus neemt. Zet dus het juiste voorbeeld — elke dag weer. Dat werkt beter dan welke reminder dan ook.
- Maak het leuk of competitief
Uren registreren mag best een beetje speels zijn.
Denk aan “TimeChimper van de week”, een leaderboard of leuke shout-out in de teammeeting. Vervang saaie reminders door GIFjes, emoji’s of een persoonlijk berichtje. Kleine dingen, groot effect.
- De euro-pot werkt écht
Soms helpt een klein duwtje met een knipoog.
Elke keer dat iemand zijn of haar uren vergeet, gaat er een euro in de pot. Aan het eind van de maand gebruik je de inhoud voor iets leuks: ijsjes, lunch, borrel. Het blijft luchtig, maar stimuleert wel gedrag.
- Zorg voor een goede oplossing
De belangrijkste tip van allemaal: maak het makkelijk.
Foutgevoelige spreadsheets of omslachtige systemen zorgen voor frustratie én slechte data. Een gebruiksvriendelijke tool zoals TimeChimp maakt tijdschrijven makkelijk, snel én inzichtelijk — op desktop én mobiel.
Als het dan toch moet, maak het dan makkelijk
Uren registreren is voor de meeste mensen geen favoriete taak. Juist daarom is het belangrijk dat je het zo eenvoudig mogelijk maakt. Hoe minder frictie, hoe groter de kans dat tijd bijhouden een vaste gewoonte wordt — in plaats van iets dat wordt uitgesteld tot vrijdagmiddag (of vergeten).
Structuur voorkomt frustratie
Wat helpt, is een heldere structuur. Als medewerkers in een paar klikken weten waar ze hun uren moeten schrijven, voorkom je verwarring en frustratie. Een duidelijke projectindeling met logische taakomschrijvingen voorkomt dat mensen gaan gissen of verdwalen in een onoverzichtelijke lijst.
Slimme koppelingen besparen tijd
Integraties kunnen het verschil maken. Koppelingen met agenda’s of projecttools zorgen ervoor dat medewerkers automatisch terugzien waar hun tijd naartoe is gegaan. Dat voorkomt dubbel werk én het terugrekenen van vergeten momenten aan het eind van de week.
📚 Met welke tools je TimeChimp kunt koppelen? Dat lees je hier.
Inzicht voor teams en managers
Voor teams en managers is overzicht minstens zo belangrijk. Dashboards met realtime data laten zien hoe tijd wordt besteed: per klant, per project, per persoon. Niet om mensen te controleren, maar om grip te houden op werkdruk, inzet en voortgang. Signaleer je dat een project uitloopt? Dan kun je daar op tijd op bijsturen — onderbouwd en feitelijk.
Tijdregistratie moet je werk ondersteunen
Hoe je het ook inricht: tijdregistratie moet vooral ondersteunend zijn. Aan je werk, je planning én je team. Maak het niet zwaarder dan nodig is, maar zorg dat het werkt — zonder dat het in de weg zit.
Korte samenvatting
Tijdregistratie is misschien niet de populairste taak, maar wel een essentiële. Door het zo eenvoudig en logisch mogelijk te maken, verhoog je de kans dat je team er écht mee aan de slag gaat.
- Hoe minder drempels, hoe sneller het een gewoonte wordt
- Een heldere projectstructuur voorkomt verwarring
- Integraties besparen tijd en maken terugkijken makkelijker
- Dashboards geven inzicht voor teams en managers
- Tijdregistratie moet ondersteunen — niet in de weg zitten
👉 Wil je dat tijdregistratie écht onderdeel wordt van de werkdag? Probeer het 14 dagen gratis en ontdek hoe eenvoudig het kan zijn.
