Sie suchen nach einfachen Zeitmanagement-Tipps und Methoden, um Ihre Produktivität zu verbessern? Keine Sorge. Als Zeitmanagement-Experten wissen wir bei TimeChimp genau, wie Sie mit einfachen Mitteln das Meiste aus Ihrem Arbeitstag holen.
4 einfache Zeitmanagement-Tipps für mehr Produktivität
Die Suche nach Zeitmanagement-Tipps führt oft zu einer Vielzahl an Ratschlägen und man verliert schnell die Übersicht. Mit diesen 4 Tipps können Sie Ihr persönliches Zeitmanagement einfach und schnell verbessern und eine solide Basis für nachhaltige Leistungssteigerung legen.
1. Klare Ziele setzen
So selbstverständlich wie das Setzen von Zielen auch klingen mag, in der Praxis scheitern hier bereits viele. Nutzen Sie die SMART-Methode, um eine klare Richtung in Ihrer Arbeit einzuschlagen.
- S – Spezifisch (specific): Formulieren Sie Ihr Ziel so klar wie möglich und vermeiden Sie vage Aussagen.
- M – Messbar (measurable): Benutzen Sie immer quantitative bzw. qualitative Kennzahlen, die sich vergleichen lassen.
- A – Attraktiv (achievable): Ein positiv formuliertes Ziel mit einem klaren „Wie“ und „Warum“ ist ein attraktives Ziel.
- R – Realistisch (realistic): Stecken Sie Ihre Ziele nicht zu hoch, sonst entsteht schnell Frustration. Ein gesundes Level an Herausforderung motiviert allerdings.
- T – Terminiert (time-bound): Setzen Sie Ihre Ziele immer in einem klar definierten und verbindlichen Zeitraum.
Weitere Informationen: SMART-Ziele für Unternehmen
2. Planen Sie voraus
Wenn Sie sich klare Ziele setzen, müssen Sie auch Ihre Arbeitszeit im Voraus planen. So legen Sie automatisch Prioritäten fest und können kleine Zwischenziele oder Meilensteine festlegen, um motiviert zu bleiben. Planen Sie dabei immer genügend Puffer-Zeiten ein, damit Sie nicht von Zwischenfällen und unvorhergesehenen Aufgaben aus der Bahn geworfen werden. Die Faustregel hier lautet, dass Sie sich nur 60 % Ihres Arbeitstages verplanen sollten. Falls Sie merken, dass Sie mehr schaffen, können Sie Ihre Planung natürlich jederzeit aktualisieren.
3. Nicht jeder Tag ist perfekt
Sie laufen an einem Tag ständig gegen eine (symbolische) Wand und kommen nicht mehr weiter? Dann akzeptieren Sie das. Sie können nicht jeden Tag 100 % geben und das ist auch in Ordnung. Genau aus diesem Grund haben Sie bei der Planung mit Puffern gearbeitet. Wenn Sie also bereits seit Stunden an einer scheinbar unlösbaren Aufgabe sitzen und den Überblick verloren haben, genehmigen Sie sich eine Pause. Gehen Sie an die frische Luft oder machen Sie etwas früher Feierabend, Sie können die Zeit locker nachholen. Morgen ist ein neuer Tag mit neuer Energie und oft reicht dann ein frischer Blick auf das Problem, um schnell eine Lösung zu finden.
PS: Die Pause hat nicht geholfen und Sie stecken immer noch fest? Nutzen Sie die Schwarmintelligenz Ihres Teams und fragen Sie Ihre Kollegen um Rat.
4. Finden Sie Ihren Zeitmanagement-Typen
Je nachdem, welcher Zeitmanagement-Typ Sie sind, benötigen Sie eventuell etwas andere Ansätze. Die folgenden 4 Typen haben unterschiedliche Probleme im Zeitmanagement:
- Der Hilfsbereite: Sie helfen Ihren Kollegen gerne und nehmen ständig neue Aufgaben auf Kosten Ihrer aktuellen To-do-Liste an.
Tipp: Lernen Sie „Nein“ zu sagen und delegieren Sie Aufgaben. → Eisenhower-Methode. - Der Aufschieber: Bei komplexen Aufgaben verlieren Sie schnell den Überblick und schieben die Arbeit auf, weil Sie Angst vorm Scheitern haben.
Tipp: Legen Sie besonders Wert auf eine detaillierte Planung mit vielen Meilensteinen und kleinen Aufgaben-Häppchen. —> ABC-Analyse + Timeboxing - Der Macher: Sie verschwenden keine Zeit und möchten am liebsten alles sofort und alleine erledigen. Das führt zu einer höheren Fehlerquote und Überlastung.
Tipp: Setzen Sie klare Prioritäten und übergeben Sie unwichtige oder zeitlich flexible Aufgaben an Ihre Kollegen. → Eisenhower-Methode oder ABC-Analyse - Der Detaillierte: Sie sind ein wahrer Perfektionist und erlauben sich keine Fehler. Dadurch verwenden Sie unnötig viel Zeit für eine Aufgabe und verpassen Deadlines.
Tipp: Planen Sie sich fixe Zeiträume für die Bearbeitung einer Aufgabe ein und halten Sie sich daran. Hinterfragen Sie außerdem regelmäßig, ob der Detaillierungsgrad wirklich zu einem relevant besseren Ergebnis führt. → Timeboxing bzw. Timeblocking
Die 3 besten Zeitmanagement-Methoden
Angepasst an Ihren Zeitmanagement-Typen haben wir hier 3 beliebte und effektive Zeitmanagement-Methoden vorbereitet.
Eisenhower-Methode: Prioritäten setzen & Delegieren
Das Eisenhower-Prinzip ist eine Zeitmanagement-Methode, die nach dem US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower benannt ist. Eisenhower hat seine Aufgaben über die folgende Matrix priorisiert:
| B-Aufgaben | A-Aufgaben |
| wichtig & nicht dringend | wichtig & dringend |
| D-Aufgaben | C-Aufgaben |
| nicht wichtig & nicht dringend | nicht wichtig & dringend |
A: Sofort selbst erledigen.
B: Planen und später selbst erledigen.
C: Delegieren.
D: Verwerfen, zumindest temporär. Zu einem späteren Zeitpunkt kann eine D-Aufgabe durch das Näherrücken einer Deadline auch zu einer C-Aufgabe werden.
ABC-Analyse: einfaches Zeitmanagement mit klaren Prioritäten
Ähnlich wie das Eisenhower-Prinzip dient die ABC-Analyse dazu, Ihr Zeitmanagement mittels klarer Prioritätensetzung zu verbessern. Bei der Bewertung der Priorität einzelner Aufgaben eines Projekts stellen Sie sich die folgenden zwei Fragen:
- Wie wichtig ist die Aufgabe für das Erreichen meiner Ziele?
- Wie viel Zeit muss in diese Aufgabe investiert werden?
Danach erstellen Sie einen Projektplan und teilen sich die Zeit basierend auf diesen Prioritäten ein:
- A: Sehr wichtige Aufgaben, um meine Ziele zu erreichen. (z. B.: Produktentwicklung) → 60 %
- B: Weniger wichtige, aber trotzdem relevante Aufgaben. (z. B.: monatliches Projektcontrolling) → 25 %
- C: Routineaufgaben. (z. B.: E-Mails beantworten) → 15 %
Timeboxing vs. Timeblocking: Zeitpläne erstellen & befolgen
Timeboxing und Timeblocking sind sehr ähnliche Zeitmanagement-Methoden. Bei beiden erstellen Sie einen Zeitplan für Ihre Aufgaben, der Unterschied liegt allerdings darin, worauf Sie sich fokussieren.
Timeboxing → Wie lange arbeite ich an einer Aufgabe?
Sie setzen sich ein zeitliches Limit für die Arbeit an einer Aktivität, egal wann Sie damit anfangen. Halten Sie sich konsequent daran, indem Sie Ihre Arbeitszeit tracken.
Timeblocking → Wann arbeite ich an einer Aufgabe?
Sie legen fest, wann Sie an welcher Aufgabe arbeiten. Sie können sich dafür Blöcke in Ihrem Terminkalender einplanen. Logischerweise ist Timeblocking ohne Timeboxing nicht wirklich möglich, da Sie beim Planen Ihrer Blöcke eine zeitliche Begrenzung brauchen.
Wir wünschen Ihnen viel Erfolg mit unseren Zeitmanagement-Tipps und Methoden!
